Equipamentos: documentos, inspeções e entregas
Numa inspeção do trabalho, uma empresa tem de responder com documentos a duas perguntas: cada trabalhador recebeu o seu equipamento de proteção? e a máquina com que trabalha passou as suas inspeções obrigatórias? O inventário guarda as duas provas junto do próprio equipamento e avisa antes de algo expirar.
Tudo isto aplica-se ao material que se empresta (máquinas, veículos, ferramentas, EPI com número de série), não ao que se gasta.
Os documentos de cada equipamento
A ficha de um equipamento (Inventário → Existências → o equipamento) tem a secção Documentos. Aí guardam-se a propriedade ou fatura, a declaração CE, o manual, o seguro, a inspeção obrigatória que lhe corresponde, as revisões de manutenção e a avaliação de riscos.
Há duas formas de adicionar um:
- Carregar documento: escolhe-se o tipo, o título, a data de validade (numa inspeção, a da próxima), o resultado se for uma inspeção e quem a fez.
- Vincular existente: se o documento já está na Gestão documental, procura-se e vincula-se sem o carregar de novo.
Nos dois casos, Aplica-se a decide se o documento é de todos os exemplares (um manual, uma declaração CE) ou de um só (a inspeção de uma carrinha, o seguro de uma máquina).
Também se pode fazer a partir da Gestão documental: ao carregar um documento, com o âmbito Equipamento; ou na ficha de um documento que já existe, com Vincular a um equipamento. É sempre o mesmo documento: vê-se nos dois sítios, e desvinculá-lo não o apaga.
O que está em regra e o que não está
Cada exemplar indica se está em regra segundo os seus documentos:
| Marca | O que significa |
|---|---|
| Em regra | Tem documentos e nenhum está expirado |
| Rever documentos (âmbar) | Algum documento expira nos próximos 30 dias, ou um documento não obrigatório expirou |
| Fora de regra (vermelho) | A inspeção obrigatória expirou ou o resultado foi «não apto» |
Um equipamento sem documentos não tem marca. Se se carregar uma inspeção nova, conta a mais recente: a antiga aparece como Substituído.
A marca vê-se na lista de exemplares da ficha, nas Existências (quantos estão fora de regra) e ao escolher material para uma tarefa.
Um equipamento fora de regra não é bloqueado. Retirá-lo é uma decisão da empresa, não do programa. Mas ao reservá-lo para uma tarefa ou entregá-lo a uma pessoa aparece o aviso com o motivo, e é preciso marcar que se sabe para continuar. Fica registado quem o aceitou.
Avisos antes de expirar
Os responsáveis do armazém do equipamento recebem um aviso quando um dos seus documentos vai expirar em menos de 30 dias, e outro quando expirou ou uma inspeção dá «não apto». Se o documento for de todos os exemplares, o aviso chega aos responsáveis da empresa. Cada aviso chega uma só vez.
Entregar um equipamento a uma pessoa
Na ficha do equipamento ou nas Existências, Entregar atribui um exemplar a um trabalhador juntamente com os seus documentos: o manual de uso, o folheto do fabricante ou o compromisso de responsabilidade. Os que o equipamento tem marcados Com cada entrega na sua secção de documentos aparecem já marcados, e no momento pode-se desmarcar algum ou carregar outro. Só podem ir com a entrega os documentos visíveis para trabalhadores, que é como nascem os documentos de um equipamento. O trabalhador confirma que recebeu o equipamento e os documentos relacionados e que está de acordo com a entrega; o registo guarda que documentos eram e em que versão. A confirmação vai assinada com a chave do seu telemóvel e a plataforma verifica-a, como nos documentos (ver Confirmação de leitura e assinatura eletrónica); o relatório «Equipamentos e EPI» diz na coluna «Assinatura» se foi verificada. O trabalhador recebe um aviso no telemóvel e confirma em O meu material com a impressão digital, o rosto ou o código de desbloqueio; se o telemóvel não tiver bloqueio, com a palavra-passe da conta. Também pode indicar que não o recebeu ou que não está conforme, e quem gere o armazém recebe o aviso.
Na devolução indica-se como volta: em bom estado, com danos ou não devolvido. Se voltar com danos ou não for devolvido, fica indisponível com esse motivo. O equipamento passa a estar no armazém que o recebe (ver Onde está cada equipamento). O que cada trabalhador tem vê-se também na sua ficha, no separador Material.
O relatório «Equipamentos e EPI»
Gera-se em Relatórios, em Excel, com duas folhas:
- Entregas: o que foi entregue a cada trabalhador, com que documentos e em que versão, por quem, o que confirmou, quando e como, e como o devolveu.
- Equipamentos e inspeções: cada exemplar com o seu estado, quem o tem agora e cada documento com tipo, resultado, validade e estado.
É o que se apresenta numa inspeção. Sem o inventário contratado, o relatório aparece a vermelho na lista e explica o que fazer para o ter.