Importar material a partir de um modelo
Registar o material artigo a artigo custa quando são dezenas ou centenas. Este guia explica como carregar de uma vez tudo o que há num armazém com uma folha de Excel. Requer o complemento de inventário contratado ou em período de experiência.
Como funciona, em três passos
| Passo | O que acontece |
|---|---|
| 1. Descarregar o modelo | A partir da ficha do armazém. Há um para consumíveis e outro para operáveis. |
| 2. Preenchê-lo e carregá-lo | Uma linha por artigo, ou por exemplar se for um operável. Ao carregá-lo ainda não se guarda nada. |
| 3. Rever e importar | A plataforma mostra o que fará com cada linha. Só ao clicar em Importar se regista. |
O modelo está sempre ligado ao armazém a partir do qual se descarrega: tudo o que se importa entra nesse armazém.
1. Descarregar o modelo
- Vá a Inventário → Armazéns e abra a ficha do armazém.
- Clique em Importar e escolha Consumíveis ou Operáveis.
- Clique em Descarregar modelo.
São dois modelos porque um consumível e um operável não se descrevem da mesma forma: o primeiro tem quantidade e mínimo; o segundo, identificador do exemplar e unidade de uso. O que se importar com qualquer um dos dois aparece depois na mesma lista de Existências.
Cada modelo traz o cabeçalho e duas linhas de exemplo. As duas começam pela palavra EXCLUIR: pode apagá-las ou deixá-las, porque não são importadas.
Colunas do modelo de consumíveis
| Coluna | O que pôr |
|---|---|
| Nome * | O nome do artigo: «Toalhas», «Desengordurante». |
| Referência | O seu código. É o que identifica o artigo se voltar a carregar o ficheiro. |
| Categoria | Para o agrupar: limpeza, EPI, papelaria. |
| Unidade | Como se conta: unidade, litro, caixa, metro. |
| Custo unitário | Quanto custa cada unidade. Usa-se nos relatórios de custo. |
| Quantidade inicial | O que há agora no armazém. |
| Mínimo | O nível abaixo do qual se avisa os responsáveis. |
Colunas do modelo de operáveis
| Coluna | O que pôr |
|---|---|
| Nome * | O nome do artigo: «Lavadora de pisos industrial». |
| Referência | O código do modelo. |
| Categoria | Para o agrupar: maquinaria, veículos. |
| Unidade de uso * | Horas, km ou dias. O modelo traz uma lista para escolher. |
| Custo unitário | Quanto custa cada exemplar. |
| Identificador * | O da sua etiqueta: número de série, matrícula. |
| Etiqueta | Um nome curto: «a lavadora vermelha». |
| Leitura do contador | Horas, km ou dias que tem agora. |
Nos operáveis, cada linha é um exemplar. Três lavadoras do mesmo modelo são três linhas com o mesmo nome e referência e três identificadores diferentes. Os dois exemplos do modelo são exatamente isso.
As colunas com asterisco são obrigatórias. Os números podem escrever-se com vírgula ou ponto decimal.
2. Carregar o ficheiro
Clique em Escolher ficheiro, selecione o modelo preenchido e clique em Rever. Aceita-se Excel (.xlsx) ou CSV, até 2 MB. Um CSV guardado a partir do Excel com ponto e vírgula também se lê bem.
Se carregar o modelo errado —o de operáveis a partir de Consumíveis, ou ao contrário—, a plataforma di-lo e não lê nada.
3. Rever o que se fará
Antes de importar, cada linha diz o que vai acontecer:
| O que diz | Significa |
|---|---|
| Novo | O artigo não existe e será criado. |
| Atualizado | O artigo já existe e mudam os seus dados: nome, categoria, unidade ou custo. |
| Reativado | O artigo estava arquivado e volta a estar ativo. |
| Sem alterações | O artigo já existe e o ficheiro não muda nada. |
| Exemplar novo / Exemplar atualizado | Nos operáveis, o mesmo para cada exemplar. |
| Quantidade inicial | A quantidade entra no armazém. |
| Já tem existências: a quantidade não se aplica | Ver mais abaixo. |
| Exemplo: não é importado | Uma das linhas que começam por EXCLUIR. |
| Não é importado | A linha tem um erro, que se explica ao lado. |
O que pede atenção aparece primeiro: as linhas com erro, e as que se parecem com um artigo que já existe («Parece-se com «Toalha»: confirme que não é o mesmo»).
As linhas com erro não são importadas; as restantes sim. Se as quiser incluir, corrija o ficheiro e clique em Carregar outro ficheiro. Se fechar a janela sem importar, não se guarda nada.
Quando estiver de acordo, clique em Importar. Com muitas linhas demora um pouco e vê-se o avanço; pode fechar a janela e a importação continua.
Como sabe se um artigo já existe
- Pela referência. Se a linha traz uma referência que um artigo já tem, é esse artigo.
- Pelo nome, se a linha não traz referência ou traz uma que não existe: «Toalhas» e «toalhas» são o mesmo artigo; «Toalhas» e «Toalhas pequenas», não.
- Se não coincidir com nada, é novo.
Por isso convém pôr a referência: assim pode voltar a carregar o mesmo ficheiro, corrigido ou ampliado, e o que já existe é atualizado em vez de duplicado.
A quantidade inicial só entra uma vez
A quantidade inicial só se soma se o artigo não tiver existências nesse armazém. Se já tiver, é ignorada e a revisão di-lo. Mudar o que há num armazém que já funciona é uma contagem, com o seu motivo, e faz-se a partir da linha do artigo em Existências.
Quem pode importar
Quem pode registar artigos e entradas: Manager e Owner.