Confirmação de leitura e assinatura eletrónica

O que é a confirmação de leitura

A confirmação de leitura é uma confirmação que o funcionário realiza voluntariamente a partir da aplicação do CheckBiz360 depois de aceder ao conteúdo de um documento. Ao premir o botão de confirmação, o sistema regista:

• Quem confirmou: nome e identificador do funcionário dentro da plataforma.
• Quando confirmou: data e hora exatas da ação.

Este registo fica associado ao documento e pode ser consultado pelos gestores com acesso ao backoffice. Não é editável nem eliminável, o que garante a integridade do registo.

Como funciona para o funcionário

Quando um funcionário acede a um documento a partir da sua aplicação do CheckBiz360, pode ler ou visualizar o conteúdo completo. Se o documento tiver ativada a opção de confirmação de leitura, no ecrã de detalhe do documento aparece um botão que lhe permite confirmar que viu o conteúdo.

Feita a confirmação, o botão desaparece e o documento fica marcado como lido no registo da plataforma. O funcionário pode continuar a aceder ao documento em qualquer momento posterior.

Como o manager o vê

O gestor pode consultar o estado de confirmação de leitura de cada documento a partir do backoffice. No detalhe de um documento com confirmação de leitura ativada, é apresentado:

• A lista de funcionários destinatários do documento.
• O estado de cada funcionário: se confirmou a leitura ou se ainda não o fez.
• A data e hora de confirmação de cada funcionário que já atuou.

Esta informação permite ao gestor identificar facilmente quem confirmou a leitura e quem não, e agir em conformidade —por exemplo, enviando um lembrete manual ou acompanhando diretamente com o funcionário.

Como ativar a confirmação de leitura num documento

Ao criar ou editar um documento no backoffice, encontrará a opção para exigir confirmação de leitura no formulário do documento. O processo é o seguinte:

1. Aceda ao backoffice e crie um novo documento ou edite um existente.
2. Ative a opção Requer confirmação de leitura no formulário.
3. Certifique-se de que o documento é visível para os funcionários destinatários (não marcado como privado, se não for o caso).
4. Guarde e publique o documento.

Se tiver ativadas as notificações push para o módulo documental, o funcionário receberá um aviso a indicar que tem um documento pendente de confirmação.

Casos de utilização habituais

A confirmação de leitura é especialmente útil em:

• Circulares e comunicados internos: o gestor precisa de saber que todos os funcionários leram uma alteração de procedimento, uma nova política interna ou uma comunicação relevante da empresa.
• Documentos contratuais e laborais: recibos de vencimento, atualizações de condições laborais ou acordos de horário em que convém deixar constância de que o funcionário recebeu e viu o documento.
• Normas de prevenção de riscos: protocolos de segurança ou documentos de segurança no trabalho que o funcionário deve conhecer e cuja receção convém comprovar.

Assinatura eletrónica

Numa versão futura do CheckBiz360 estará disponível um mecanismo de assinatura eletrónica que permitirá ao funcionário não só confirmar a leitura de um documento, mas também dar a sua concordância expressa através de uma assinatura registada com plena rastreabilidade. Este mecanismo contempla a possibilidade de recusar a assinatura e o registo detalhado do estado de cada pedido (pendente, assinado, recusado).

Para documentos que no seu contexto atual exijam um nível de assinatura mais elevado —como determinadas alterações contratuais— consulte o seu consultor jurídico sobre as opções disponíveis através de serviços de assinatura certificada externos compatíveis com o Regulamento eIDAS.