Material nas tarefas
O inventário foi pensado para que o material se acompanhe no mesmo sítio onde se acompanha o trabalho: a tarefa. Este guia percorre o ciclo completo, do planeamento ao fecho.
O ciclo, em quatro passos
| Passo | Quem | O que acontece |
|---|---|---|
| 1. Reservar | Quem planeia | Decide-se o material de que a tarefa precisa. Fica comprometido no armazém, mas ainda não sai. |
| 2. Retirar (opcional) | Quem gere o armazém | Na ficha do armazém ou do artigo, Saída para uma tarefa: o material sai para esse trabalho. Se ninguém o fizer, a saída é registada pelo consumo. |
| 3. Declarar | O trabalhador | Indica quanto se gastou, previsto ou não. |
| 4. Acertar | Quem valida | O que ficou por declarar resolve-se: do que saiu, quanto voltou ao armazém; do reservado, quanto se gastou. O resto volta ao armazém. |
Atribuir material não é gastá-lo: enquanto não for declarado ou acertado, a plataforma não o dá por consumido.
1. Atribuir material ao criar a tarefa
No formulário de Nova tarefa aparece o bloco Material para a tarefa:
- Escolha primeiro a sucursal: os armazéns saem dela.
- Clique em Adicionar material e procure o artigo.
- Se se gasta, indique a quantidade (e o armazém, se a sucursal tiver vários). Se se empresta, escolha o exemplar.
- Crie a tarefa. O material fica reservado nesse momento.
Se não houver existências suficientes, reserva-se na mesma e há um aviso. Se um exemplar já estiver reservado por outra tarefa nesse período, indica-se com que tarefa coincide.
2. O material no detalhe da tarefa
O detalhe da tarefa mostra uma tabela com todo o seu material, seja de que tipo for:
- Para o que se gasta: o reservado, o que saiu, o gasto, o devolvido e o por declarar.
- Para o que se empresta: o exemplar, o seu período e o estado da reserva.
A partir daí, Adicionar material reserva mais e Declarar consumo regista o gasto no backoffice, sobre o reservado ou sobre o não previsto, sem registar antes nenhuma saída: é o prático quando a tarefa se planeia e fecha no backoffice. As saídas não se dão a partir da tarefa, mas do armazém ou do artigo. Um exemplar pode ser libertado se já não for preciso: a plataforma pergunta Onde fica? —na tarefa ou num armazém—, porque libertá-lo não o devolve ao armazém (ver Onde está cada equipamento). Um fora de regra pode ser reservado na mesma, depois de aceitar o aviso.
3. Na aplicação: o trabalhador só declara o consumo
O trabalhador vê o material da tarefa na própria tarefa da aplicação e tem um único botão, Declarar consumo: vem pré-preenchido com o reservado; se se gastou tudo, basta confirmar. Pode corrigir quantidades e acrescentar o que gastou sem estar previsto. Não regista nenhuma saída: se o armazém não a deu, a plataforma regista-a ao declarar.
Se a sucursal tiver vários armazéns e acrescentar algo não previsto, a aplicação pergunta de qual saiu.
O cartão de cada equipamento diz onde está. Um supervisor ou superior pode libertá-lo a partir da aplicação, dizendo se fica na tarefa ou volta a um armazém; o trabalhador vê que é libertado ao concluir a tarefa.
4. Acertar ao validar
Ao validar uma tarefa concluída, se houver material por declarar, a plataforma pede para o acertar antes de validar:
- Do que saiu e ninguém declarou: quanto voltou ao armazém; o resto dá-se por gasto.
- Do reservado sem saída registada: quanto se gastou (vem pré-preenchido com todo o reservado); o resto volta ao armazém.
Assim nenhuma tarefa fecha com material perdido pelo caminho. Numa tarefa já fechada, a tabela de material mostra o que se reservou, o que se libertou ao fechar e, se nada foi registado, di-lo.