Gestor operacional com IA
CheckBiz360 no Claude e no ChatGPT
Peça com as suas palavras. Ele faz na sua operação.
Quem não registou entrada esta manhã, quem a pode cobrir, montar a semana, dar de alta as pessoas novas, o que se passa este mês. Ligue o CheckBiz360 ao assistente que já usa e delegue-lhe o trabalho de administrar a operação: ele prepara tudo com as suas permissões, mostra-lhe e não guarda nada até que diga que sim.
Para proprietários e administradores do CheckBiz360 com o segundo fator ativado, com a sua própria conta de Claude ou de ChatGPT.
A operação dirige-se de manhã. Administra-se à tarde.
Quem gere uma equipa repartida por vários sítios passa a manhã a resolver e a tarde a passar a limpo: a escala, as altas, o registo de quem veio, o relatório que pedem. Esse segundo trabalho ninguém o vê, e é o que não cabe na jornada.
A escala faz-se duas vezes
Uma no Excel onde se pensa e outra na plataforma onde se aplica, pessoa a pessoa. E uma terceira vez quando alguém folga.
As altas chegam numa lista
Da contabilidade, por e-mail, com doze nomes e três moradas. Passá-las ficha a ficha é uma tarde inteira.
Saber como vai o dia custa percorrê-lo
Local a local, ecrã a ecrã, para descobrir que o que pedia atenção estava no terceiro.
O gestor operacional não muda o que faz. Muda quanto demora: pede-o numa frase, revê e confirma.
Quatro trabalhos que hoje faz à mão. E como se pedem.
Não há comandos para aprender. Conta-o como o contaria a alguém da sua equipa, e o assistente mostra-lhe o que vai fazer antes de o fazer.
A Lucía não registou entrada. Quem pode cobrir o serviço dela das dez?
Cobrir alguém
Cruza a disponibilidade do dia, as outras tarefas de cada pessoa e, se for hoje, quem registou entrada. Responde com factos, em três grupos: livres, com reservas e indisponíveis, cada um com o seu motivo.
Você escolhe a pessoa. O assistente faz a mudança com o antes e o depois à vista, e só quando confirma.
Livres, com reservas e indisponíveis, com o motivo. A reatribuição espera pelo seu sim. Conversa recriada com dados de exemplo, em espanhol. Monta a semana de Norte igual à passada, mas a Marta folga na quinta.
Montar a semana inteira
Copiando a anterior, do zero ou a partir da escala que o seu programa imprime, de um Excel ou de uma foto do papel. Reconhece a sua gente e converte-a na semana de cada pessoa, com os avisos que convém ver: dois serviços sobrepostos, um feriado.
Mostra-a pessoa a pessoa, com um Excel para rever com calma. Cada um recebe a sua semana no telemóvel quando confirma.
A proposta, pessoa a pessoa, com avisos e Excel. Nada se aplica até confirmar. Conversa recriada com dados de exemplo, em espanhol. Dá de alta estas doze pessoas e estes três locais.
Dar de alta pessoas e locais
Cole a lista que a contabilidade lhe enviou, um Excel ou uma foto. O assistente verifica quem já existe, diz-lhe o que vai criar e que morada entendeu para cada local.
Cria tudo quando confirma. As boas-vindas à aplicação não se enviam sozinhas: pede-as quando tiver verificado que está tudo bem.
Dez pessoas dadas de alta a partir de um Excel ao confirmar. As boas-vindas não se enviam até que o peça. Captura real do ChatGPT em espanhol com pessoas de teste. O que se passa este mês?
Perceber o mês
A mesma análise do separador Análise do painel: que local pede atenção e porquê, quem sustenta a operação, onde falha o registo, horas planeadas face a trabalhadas, custos face ao mês anterior e qualquer estatística num intervalo de datas.
Não a recita: diz-lhe o que uma coisa implica sobre outra e o que faria primeiro. E produz o relatório de jornada em PDF ou Excel quando o pedir.
A análise narrada e priorizada: que local pede atenção, porquê e o que faria primeiro. Captura real do ChatGPT em espanhol; locais substituídos pelo próprio assistente.
Diz o observado, não a causa: «não registou entrada», nunca «não veio». O CheckBiz360 sabe o primeiro; o segundo só você sabe.
Dois minutos. Uma só vez.
Um endereço de ligação para todas as empresas que administra. Encontra-o em Ferramentas no seu painel, com um botão para o copiar; não se publica fora daí.
Ligar
No Claude: Definições → Conectores → Adicionar conector personalizado. No ChatGPT: Aplicações e conectores → Criar. Cola o endereço, entra com o seu utilizador do CheckBiz360 e o código de verificação, e autoriza.
Pedir
Com as suas palavras: «como vai hoje?», «monta», «muda», «dá de alta», «quem…?». Se administra mais do que uma empresa, pergunta-lhe com qual trabalhar e nomeia-a em cada mudança.
Rever e confirmar
Mostra-lhe o que vai fazer, com o antes e o depois ou a semana inteira. Só aplica quando diz que sim. Se fechar a conversa, não acontece nada.
Precisa do segundo fator ativado e de ser proprietário ou administrador de pelo menos uma empresa. Se ao ligar não o deixar entrar, é quase sempre uma dessas duas coisas.
Vê quem está ligado. E corta quando quiser.
Um assistente que atua sobre a sua operação tem de estar tão controlado como uma pessoa com acesso ao painel. Está.
Com as suas permissões, em cada pedido
Não pode fazer nada que não pudesse fazer no painel. Nem mais nem menos.
Nada se guarda sem o seu sim
O que muda a operação propõe-se primeiro e aplica-se quando confirma, com um sim explícito.
Quem deixa de administrar deixa de entrar
Se remover um colaborador ou o desativar, o assistente dele perde o acesso à empresa nesse mesmo momento.
Vê e desliga
Em Ferramentas, cada assistente ligado à sua empresa: de quem é, se é Claude ou ChatGPT e quando foi usado. Com Desligar, deixa de ter acesso no momento.
Não adivinha a quem se refere
Se um nome não está claro ou há duas pessoas parecidas, pergunta mostrando o e-mail de cada uma.
Ao ligar, os nomes da sua equipa e os dados da operação são enviados para a conta de Claude ou ChatGPT que usar. Convém que seja uma conta da empresa, não pessoal, e rever nesse serviço o que faz com os seus dados.
Pedir uma demonstraçãoO que deixa de fazer à mão.
Cinco trabalhos que hoje se fazem ecrã a ecrã, com o Excel à frente, e que com o gestor operacional passam a ser pedir, rever e confirmar. Quanto lhe levam hoje, só você sabe: ponha e some.
Montar a semana
HojeEscala em Excel, passá-la à plataforma pessoa a pessoa e avisar cada um do seu horário.
Com o gestor operacional«Monta a semana de Norte como a passada». Propõe-na pessoa a pessoa, mostra-a com um Excel e cada um recebe-a no telemóvel ao confirmar.
Altas de pessoal e locais
HojeCopiar a lista da contabilidade ficha a ficha, com a morada de cada local.
Com o gestor operacionalCola a lista, o Excel ou uma foto. Diz-lhe o que vai criar, o que já existe e cria ao confirmar.
Cobrir uma falta de última hora
HojeVer turnos, ligar a três pessoas e refazer a atribuição à mão.
Com o gestor operacional«Quem pode cobrir o serviço das dez?». Livres, com reservas e indisponíveis, com o motivo. Escolhe e ele muda.
Saber como vai o dia
HojeRever local a local quem registou entrada, quem chega atrasado e que tarefa não começou.
Com o gestor operacional«Como vai hoje?». Começa pelo que pede atenção, local a local.
Relatórios e fecho do mês
HojeExportar, filtrar e montar à mão o relatório de jornada e a comparação de custos.
Com o gestor operacional«Envia-me o relatório de jornada de outubro do Centro Norte». PDF ou Excel com um link, e os custos do mês face ao anterior quando os pedir.
Esse tempo passa a ser pedir, rever e confirmar.
Valores de exemplo para uma empresa de serviços com vários locais. Substitua-os pelos seus: o número é seu, não uma promessa nossa.
Reveja o seu caso numa demonstraçãoPara quem gere a operação e não tem um turno de escritório.
Limpeza e manutenção
Vários locais, serviços que mudam todas as semanas e faltas que há que cobrir antes das dez.
Apoio domiciliário
Escalas por auxiliar, visitas com hora e uma coordenação que vive no telefone.
Construção e instalações
Equipas por obra, altas que chegam da contabilidade e registos de jornada por fechar.
Eventos e montagens
Equipas que mudam de recinto, semanas que se montam à sexta e um armazém que também regista entrada.
Perguntas frequentes
O que preciso para o usar?
Uma conta do CheckBiz360 em que seja proprietário ou administrador de pelo menos uma empresa, o segundo fator ativado e a sua própria conta de Claude ou de ChatGPT. A ligação faz-se uma vez nas definições de conectores do assistente, com o endereço que encontra em Ferramentas no seu painel.
Pode mudar algo sem eu ver?
Não. Tudo o que muda a operação é proposto primeiro: mostra-lhe o antes e o depois, ou a semana inteira pessoa a pessoa com um Excel para rever, e só aplica quando confirma com um sim explícito. Se fechar a conversa sem confirmar, não acontece nada.
O que acontece aos dados da minha equipa?
Ao ligar, os nomes dos seus colaboradores e os dados da operação são enviados para a conta de Claude ou ChatGPT que usar, com as suas permissões e só enquanto o conector estiver ativo. Convém que seja uma conta da empresa e rever nesse serviço o que faz com os dados. Pode remover o conector no assistente ou desligá-lo em Ferramentas quando quiser; a partir desse momento deixa de ter acesso.
Funciona se administro várias empresas?
Sim, com a mesma ligação. Ao começar pergunta-lhe com qual quer trabalhar, nomeia a empresa em cada mudança que propõe e não mistura empresas numa mesma ação. Para mudar, diga-lho. Se amanhã lhe derem acesso a outra, vê-a sem voltar a ligar; se lho tirarem, deixa de a ver.
O que não faz?
Hoje não toca no inventário, nas evidências das tarefas nem na faturação. Diz o que observa, não a causa: «não registou entrada», nunca «não veio». E não decide por si: propõe, mostra e espera pela sua confirmação.
E se deixar de funcionar de repente?
Volte a ligar a partir do Claude ou do ChatGPT. Acontece quando alguém o desligou em Ferramentas ou quando lhe retiraram o acesso às suas empresas. Se ao ligar não o deixar entrar, verifique o segundo fator e se continua a ser proprietário ou administrador.
Traga a sua semana. Montamo-la à sua frente.
Conte-nos como se reparte a sua equipa e o que lhe come as tardes. Na demonstração ligamos o assistente a uma empresa de demonstração e pedimos-lhe o mesmo que você lhe pediria.