Existências, armazéns e entradas
Este guia explica como pôr o inventário a funcionar e como controlar o que há. Requer o complemento de inventário contratado ou em experiência.
1. Criar os armazéns
Um armazém é o sítio de onde sai o material: uma arrecadação de limpeza, um pavilhão, uma carrinha. Todo o armazém serve pelo menos uma sucursal, e uma sucursal pode ter vários armazéns.
- Vá a Inventário → Armazéns.
- Clique em Novo armazém, dê-lhe um nome e escolha as sucursais que serve.
Quando uma tarefa dessa sucursal precisar de material, a plataforma só oferece os seus armazéns. Se houver só um, escolhe-o sozinha.
Cada armazém tem a sua ficha, com um resumo —artigos, exemplares livres, existências abaixo do mínimo e discrepâncias—, o que contém e os seus movimentos recentes.
2. Registar a primeira entrada
O material entra sempre por Nova entrada, em Inventário → Existências. Não é preciso criar o artigo antes:
- Clique em Nova entrada.
- Em Artigo, escreva para o procurar. Se não existir, escolha ＋ Novo artigo e preencha a sua ficha: tipo, nome e unidade de medida (ou unidade de uso, se for um operável), referência, custo unitário e categoria.
- Escolha o armazém.
- Se for um consumível, indique a quantidade. Se for um operável, a entrada é um exemplar novo: dê-lhe o identificador da etiqueta (matrícula, número de série) e, se quiser, um nome curto («a lavadora vermelha»).
- Clique em Registar entrada.
Se tiver muitos artigos para registar, carregue-os de uma vez a partir da ficha do armazém com Importar: explica-se em Importar material a partir de um modelo.
3. Existências: o que há, artigo a artigo
Existências é o centro de comando do inventário. Cada linha é um artigo num armazém:
- Um consumível mostra o disponível, o que há em armazém, o comprometido por tarefas e o seu mínimo.
- Um operável mostra quantos exemplares estão livres agora, quantos ocupados e quantos indisponíveis. Se algum tiver documentos expirados, a linha diz quantos estão fora de regra ou a rever.
A coluna Estado resume se é preciso fazer alguma coisa:
| Estado | Significa |
|---|---|
| Correto | Um consumível sem avisos: nem abaixo do mínimo nem com discrepância. |
| Disponível | Um operável com algum exemplar livre agora. |
| Abaixo do mínimo | Há menos do que o mínimo de aviso fixado para esse armazém. |
| Discrepância | O saldo ficou negativo: saiu mais do que o registado. É preciso recontar. |
| Todos ocupados | Nenhum exemplar livre neste momento. |
| Sem exemplares | Operável registado sem nenhum exemplar ainda. |
Pode filtrar por texto, tipo, armazém e estado. Se houver discrepâncias, um aviso no topo permite vê-las com um clique. O estado Fora da base deixa só os equipamentos livres que não estão no seu armazém: o que há para recolher (ver Onde está cada equipamento).
4. Ações sobre o material
A partir de cada linha, ou da ficha do artigo:
| Ação | Para quê |
|---|---|
| Entrada | Material que chega: uma compra, uma devolução de fornecedor, um exemplar novo. |
| Transferência | Mover quantidade de um armazém para outro, ou mudar o armazém base de um exemplar. |
| Contagem | Fixar o que há de facto depois de contar, com um motivo. Só consumíveis. |
| Mínimo | Fixar o nível abaixo do qual os responsáveis são avisados. Só consumíveis. |
| Editar | Alterar os dados da ficha. O tipo não se altera. |
| Saída para uma tarefa | Entregar material do armazém para um trabalho concreto, antes de começar. É opcional: se ninguém a der, regista-a o consumo. |
| Entregar | Dar um exemplar a uma pessoa, que o confirma no telemóvel. Ver Equipamentos: documentos, inspeções e entregas. |
| Arquivar | Deixar de oferecer um artigo. Se tiver histórico, conserva-se. |
5. A ficha do artigo
Todos os artigos têm a mesma ficha: os seus dados, o que há em cada armazém e o seu histórico.
- Num consumível: existências por armazém e movimentos dos últimos 30 dias, com descarga do ano em CSV.
- Num operável: quantos exemplares estão livres; cada exemplar com o seu estado (livre, reservado, em uso, entregue, indisponível ou retirado), o seu uso atual e onde está; um calendário onde cada reserva é uma barra com o seu horário, em períodos de 7, 14 ou 30 dias; e os seus documentos (inspeção, seguro, revisões, manual), com a marca de se cada exemplar está em regra.
Quem pode fazer o quê
| Perfil | Pode |
|---|---|
| Worker | Ver o material dos armazéns das suas sucursais, declarar o consumo nas suas tarefas e confirmar os equipamentos que lhe são entregues |
| Supervisor | Além disso, reservar material e exemplares para tarefas |
| Manager, Owner | Além disso, criar artigos, armazéns e exemplares, e registar entradas, contagens e transferências |