Importar material desde una plantilla
Dar de alta el material artículo a artículo cuesta cuando son decenas o cientos. Esta guía explica cómo cargar de una vez todo lo que hay en un almacén con una hoja de Excel. Requiere el complemento de inventario contratado o en prueba.
Cómo funciona, en tres pasos
| Paso | Qué pasa |
|---|---|
| 1. Descargar la plantilla | Desde la ficha del almacén. Hay una para consumibles y otra para operables. |
| 2. Rellenarla y subirla | Una fila por artículo, o por ejemplar si es un operable. Al subirla no se guarda nada todavía. |
| 3. Revisar e importar | La plataforma enseña qué hará con cada fila. Solo al pulsar Importar se da de alta. |
La plantilla va siempre ligada al almacén desde el que se descarga: todo lo que se importa entra en ese almacén.
1. Descargar la plantilla
- Vaya a Inventario → Almacenes y abra la ficha del almacén.
- Pulse Importar y elija Consumibles u Operables.
- Pulse Descargar plantilla.
Son dos plantillas porque un consumible y un operable no se describen igual: el primero lleva cantidad y mínimo; el segundo, identificador del ejemplar y unidad de uso. Lo que se importe con cualquiera de las dos aparece después en la misma lista de Existencias.
Cada plantilla trae la cabecera y dos filas de ejemplo. Las dos empiezan por la palabra ELIMINAR: puede borrarlas o dejarlas, porque no se importan.
Columnas de la plantilla de consumibles
| Columna | Qué poner |
|---|---|
| Nombre * | El nombre del artículo: «Toallas», «Desengrasante». |
| Referencia | Su código. Es lo que identifica el artículo si vuelve a subir el fichero. |
| Categoría | Para agruparlo: limpieza, EPI, papelería. |
| Unidad | Cómo se cuenta: unidad, litro, caja, metro. |
| Coste unitario | Lo que cuesta cada unidad. Se usa en los informes de coste. |
| Cantidad inicial | Lo que hay ahora en el almacén. |
| Mínimo | El nivel por debajo del cual se avisa a los responsables. |
Columnas de la plantilla de operables
| Columna | Qué poner |
|---|---|
| Nombre * | El nombre del artículo: «Fregadora industrial». |
| Referencia | El código del modelo. |
| Categoría | Para agruparlo: maquinaria, vehículos. |
| Unidad de uso * | Horas, km o días. La plantilla trae un desplegable. |
| Coste unitario | Lo que cuesta cada ejemplar. |
| Identificador * | El de su etiqueta: número de serie, matrícula. |
| Etiqueta | Un nombre corto: «la fregadora roja». |
| Lectura del contador | Horas, km o días que lleva ahora. |
En los operables, cada fila es un ejemplar. Tres fregadoras del mismo modelo son tres filas con el mismo nombre y referencia y tres identificadores distintos. Los dos ejemplos de la plantilla son justo eso.
Las columnas con asterisco son obligatorias. Los números se pueden escribir con coma o con punto decimal.
2. Subir el fichero
Pulse Elegir fichero, seleccione la plantilla rellena y pulse Revisar. Vale el Excel (.xlsx) o un CSV, de hasta 2 MB. Un CSV guardado desde Excel en español, con punto y coma, también se lee bien.
Si sube la plantilla equivocada —la de operables desde Consumibles, o al revés—, la plataforma lo dice y no lee nada.
3. Revisar lo que se hará
Antes de importar, cada fila dice qué pasará con ella:
| Qué pone | Significa |
|---|---|
| Nuevo | El artículo no existe y se creará. |
| Se actualiza | El artículo ya existe y se cambian sus datos: nombre, categoría, unidad o coste. |
| Se reactiva | El artículo estaba archivado y vuelve a estar activo. |
| Sin cambios | El artículo ya existe y el fichero no cambia nada. |
| Ejemplar nuevo / Ejemplar se actualiza | En los operables, lo mismo para cada ejemplar. |
| Cantidad inicial | La cantidad entra en el almacén. |
| Ya tiene existencias: la cantidad no se aplica | Ver más abajo. |
| Ejemplo: no se importa | Una de las filas que empiezan por ELIMINAR. |
| No se importa | La fila tiene un error, que se explica al lado. |
Lo que pide atención sale primero: las filas con error, y las que se parecen a un artículo que ya existe («Se parece a «Toalla»: compruebe que no sea el mismo»).
Las filas con error no se importan; las demás sí. Si quiere incluirlas, corrija el fichero y pulse Subir otro fichero. Si cierra la ventana sin importar, no se guarda nada.
Cuando esté conforme, pulse Importar. Con muchas filas tarda un poco y se ve el avance; puede cerrar la ventana y la importación sigue.
Cómo sabe si un artículo ya existe
- Por la referencia. Si la fila trae una referencia que ya tiene un artículo, es ese artículo.
- Por el nombre, si la fila no trae referencia o trae una que no existe: «Toallas» y «toallas» son el mismo artículo; «Toallas» y «Toallas pequeñas», no.
- Si no coincide con nada, es nuevo.
Por eso conviene poner la referencia: así puede volver a subir el mismo fichero, corregido o ampliado, y lo que ya existe se actualiza en vez de duplicarse.
La cantidad inicial solo entra una vez
La cantidad inicial solo se suma si el artículo no tiene existencias en ese almacén. Si ya las tiene, se ignora y la revisión lo dice. Cambiar lo que hay en un almacén que ya funciona es un recuento, con su motivo, y se hace desde la fila del artículo en Existencias.
Quién puede importar
Quien puede dar de alta artículos y registrar entradas: Manager y Owner.