Equipos: documentos, revisiones y entregas
Ante una inspección de trabajo hay dos preguntas que una empresa tiene que poder contestar con papeles: ¿se le entregó a cada trabajador su equipo de protección? y ¿la máquina con la que trabaja ha pasado sus revisiones obligatorias? El inventario guarda las dos pruebas junto al propio equipo, y avisa antes de que algo caduque.
Todo esto vale para el material que se presta (máquinas, vehículos, herramientas, EPIs con número de serie), no para el que se gasta.
Los documentos de cada equipo
En la ficha de un equipo (Inventario → Existencias → el equipo) está la sección Documentos. Ahí se guardan su propiedad o factura, la declaración CE, el manual, el seguro, la ITV o la revisión obligatoria que le corresponda, las revisiones de mantenimiento y la evaluación de riesgos.
Hay dos formas de añadir uno:
- Subir documento: se elige el tipo, el título, la fecha de caducidad (en una revisión, la de la próxima), el resultado si es una revisión y quién la hizo.
- Vincular existente: si el documento ya está en Gestión documental, se busca y se vincula sin volver a subirlo.
En los dos casos, Aplica a decide si el papel es de todos los ejemplares (un manual, una declaración CE) o de uno solo (la ITV de una furgoneta, el seguro de una máquina).
También se puede hacer desde Gestión documental: al subir un documento, con el ámbito Equipo; o desde la ficha de un documento que ya existe, con Vincular a un equipo. Es siempre el mismo documento: se ve en los dos sitios, y desvincularlo no lo borra.
Qué está en regla y qué no
Cada ejemplar dice si está en regla según sus papeles:
| Marca | Qué significa |
|---|---|
| En regla | Tiene papeles y ninguno está caducado |
| Revisar papeles (ámbar) | Algún papel caduca en los próximos 30 días, o un papel no obligatorio ha caducado |
| Fuera de regla (rojo) | La revisión obligatoria está caducada o su resultado fue «no apto» |
Un equipo sin papeles no lleva marca. Si se sube una revisión nueva, cuenta la más reciente: la antigua aparece como Sustituido.
La marca se ve en la lista de ejemplares de la ficha, en Existencias (cuántos están fuera de regla) y al elegir material para una tarea.
Un equipo fuera de regla no se bloquea. Retirarlo es una decisión de la empresa, no del programa. Pero al reservarlo para una tarea o entregarlo a una persona aparece el aviso con el motivo, y hay que marcar que se sabe para seguir. Queda anotado quién lo aceptó.
Avisos antes de que caduque
Los responsables del almacén del equipo reciben un aviso cuando uno de sus papeles va a caducar en menos de 30 días, y otro cuando ha caducado o una revisión sale «no apto». Si el papel es de todos los ejemplares, el aviso llega a los responsables de la empresa. Cada aviso llega una sola vez.
Entregar un equipo a una persona
Desde la ficha del equipo o desde Existencias, Entregar asigna un ejemplar a un trabajador junto con sus documentos: el modo de uso, el folleto del fabricante o el compromiso de responsabilidad. Los que el equipo tiene marcados Con cada entrega en su sección de documentos salen ya marcados, y en el momento se puede quitar alguno o subir otro. Solo pueden ir con la entrega los documentos visibles para trabajadores, que es como nacen los papeles de un equipo. El trabajador confirma que ha recibido el equipo y los documentos relacionados y que está de acuerdo con la entrega; el registro guarda qué documentos eran y en qué versión. La confirmación va firmada con la clave de su móvil y la plataforma la verifica, igual que en los documentos (ver Acuse de recibo y firma electrónica); el informe «Equipos y EPIs» dice en su columna «Firma» si fue verificada. El trabajador recibe un aviso en el móvil y lo confirma en Mi material con su huella, su cara o el código de desbloqueo; si su móvil no tiene bloqueo, con la contraseña de su cuenta. También puede indicar que no lo ha recibido o que no está conforme, y quien lleva el almacén recibe el aviso.
Al devolverlo se indica cómo vuelve: en buen estado, con daños o no devuelto. Si vuelve con daños o no se devuelve, queda no disponible con ese motivo. El equipo pasa a estar en el almacén que lo recibe (ver Dónde está cada equipo). Lo que tiene cada trabajador se ve también en su ficha, en la pestaña Material.
El informe «Equipos y EPIs»
Se genera desde Informes, en Excel, y tiene dos hojas:
- Entregas: qué se entregó a cada trabajador, con qué documentos y en qué versión, quién lo entregó, qué confirmó, cuándo y cómo, y cómo lo devolvió.
- Equipos y revisiones: cada ejemplar con su estado, quién lo tiene ahora y cada papel con su tipo, resultado, caducidad y estado.
Es lo que se presenta ante una inspección. Sin el inventario contratado, el informe aparece en rojo en la lista y explica qué hay que hacer para tenerlo.