Relatórios de tarefas
O CheckBiz360 oferece duas vias para analisar a execução de tarefas: as métricas que se consultam diretamente no backoffice e o relatório de tarefas em Excel, que é gerado a pedido e fica arquivado no histórico de relatórios.
Métricas visíveis no backoffice
A partir da listagem e do detalhe de tarefas, managers e owners podem consultar:
- Tarefas por estado: quantas há em rascunho, atribuídas, em curso, concluídas, validadas, recusadas ou canceladas, para toda a entidade ou filtradas por sucursal.
- Tarefas por funcionário: as tarefas atribuídas a cada pessoa com o seu estado atual, o que permite identificar cargas de trabalho desequilibradas ou tarefas paradas à espera de validação.
- Cumprimento temporal: para cada tarefa, se vai a tempo, em risco, vencida, ou se foi concluída dentro ou fora do prazo.
- Avaliações registadas: a pontuação atribuída ao funcionário fica visível no detalhe da tarefa e no seu perfil.
Relatório de tarefas em Excel
O relatório de tarefas é gerado a partir da secção Relatórios do backoffice e descarregado em formato Excel (XLSX).
Como gerá-lo
- Aceda a Relatórios no menu lateral.
- Prima o botão para gerar um relatório novo.
- Em Tipo de relatório, selecione *Relatório de tarefas*. O formato fica fixado em Excel (XLSX), que é o único disponível para este relatório.
- Selecione o período (data de início e de fim).
- Se precisar, filtre por sucursal e por estado das tarefas.
- Gere o relatório. Quando estiver pronto, aparecerá no histórico de relatórios, de onde o pode descarregar.
O que contém
Uma linha por tarefa, com estas colunas: Empresa, Local, Título, Estado, Prioridade, Início, Fim, Tempo investido (h), Em pausa (h), N.º de pausas, Tempo investido sem pausas (h), Equipa, Avaliação e N.º de evidências.
Convém ler bem as colunas de tempo:
| Coluna | O que mede |
|---|---|
| Tempo investido (h) | O tempo decorrido entre o início e o fim da tarefa. Não é tempo trabalhado: uma tarefa que se começa na sexta-feira e se termina na segunda-feira inclui o fim de semana. |
| Em pausa (h) | A soma das pausas da tarefa. |
| N.º de pausas | Quantas vezes foi pausada. |
| Tempo investido sem pausas (h) | O tempo investido menos o tempo em pausa. Desconta as pausas que alguém registou, não as interrupções que ninguém marcou. |
Uma tarefa que ainda não foi iniciada deixa as colunas de pausa vazias. Se uma tarefa estiver em pausa ao gerar o relatório, a pausa aberta conta até esse momento.
Material de cada tarefa
Se a sua empresa tiver o inventário contratado (ou em experiência), o relatório responde também a uma pergunta que a folha de trabalho raramente responde: que material se gastou em cada serviço e quanto custou.
A folha de tarefas ganha três colunas no fim:
| Coluna | O que é |
|---|---|
| Material | O consumido na tarefa: cada artigo com a sua quantidade, e os equipamentos pelo seu exemplar. |
| Por acertar | O que saiu e ninguém declarou nem devolveu. É o que convém rever antes de validar. |
| Custo do material (€) | O consumido pelo seu custo unitário. Vazio se nenhum artigo tiver custo na ficha. |
E o ficheiro traz mais uma folha, Material, com uma linha por tarefa e artigo ou exemplar: armazém de onde saiu, quantidades reservada, saída, consumida, devolvida e por acertar, custo, e para os equipamentos o seu período de reserva e o seu uso. É a folha para filtrar ou fazer tabelas dinâmicas.
Sem o inventário, o relatório é exatamente o de sempre.
Se não houver resultados
Se nenhuma tarefa cumprir os filtros selecionados, o sistema indica-o e não gera um ficheiro vazio. Alargue o período ou reveja os filtros de sucursal e estado.
Histórico de relatórios
Todos os relatórios gerados ficam listados na secção Relatórios, identificados por tipo (tarefas ou registo de jornada) e por formato (Excel ou PDF), com a data de geração e o período abrangido. A partir daí descarregam-se as vezes que forem necessárias sem os voltar a gerar.
Análise agregada do desempenho
As métricas agregadas calculadas pela plataforma —taxa de conclusão, tempo médio de resolução, taxa de recusa e avaliação média por período— e as comparações automáticas entre sucursais estão planeadas para uma versão futura. Hoje essas análises podem ser construídas a partir do relatório em Excel.