Atribuir tarefas a funcionários

Atribuição individual

A atribuição individual associa uma tarefa a um único funcionário. É o método mais habitual para atividades concretas em que a responsabilidade recai sobre uma pessoa específica.

Ao selecionar o funcionário durante a criação ou edição da tarefa, o sistema regista-o como responsável. A partir desse momento, a tarefa aparece na sua lista de tarefas pendentes dentro da aplicação e recebe uma notificação push.

Este método é adequado para tarefas de manutenção, formação específica, gestão de uma incidência ou qualquer atividade que deva ser concluída por uma pessoa concreta.

Atribuição por equipa ou sucursal

Quando a tarefa é de carácter coletivo ou se pretende distribuir trabalho por vários membros, é possível selecionar mais do que um funcionário durante a atribuição. Todos os destinatários receberão a tarefa na sua aplicação em simultâneo.

Se precisar de que cada pessoa execute o trabalho de forma independente, crie uma tarefa por funcionário.

Uma tarefa pertence sempre a uma sucursal, pelo que a seleção de funcionários se faz sobre os que trabalham nesse local.

Reatribuição de tarefas

As circunstâncias mudam: um funcionário pode ausentar-se, mudar de turno ou revelar-se não ser a pessoa adequada para uma tarefa concreta. O CheckBiz360 permite reatribuir uma tarefa a outro funcionário a qualquer momento, desde que não esteja no estado «concluída» ou «validada».

Passos para reatribuir uma tarefa

1. Aceda ao backoffice e abra a lista de Tarefas.
2. Localize a tarefa que pretende reatribuir e clique nela para abrir o detalhe.
3. Prima Editar. No campo de funcionários atribuídos, retire o funcionário atual e selecione o novo destinatário.
4. Prima Guardar. Ao guardar, a tarefa é atribuída às pessoas que adicionou e retirada às que removeu. O novo funcionário recebe uma notificação push.
5. Se o considerar oportuno, acrescente uma nota a explicar o motivo da alteração.

Também pode retirar uma pessoa diretamente a partir do bloco Equipa atribuída do detalhe da tarefa.

O que o funcionário vê na aplicação

Quando lhe é atribuída uma tarefa, o funcionário recebe uma notificação push no seu dispositivo. Ao abrir a aplicação, encontrará a tarefa na sua lista de tarefas ativas, ordenadas por prioridade e prazo.

Dentro do detalhe da tarefa, o funcionário pode consultar:

• O título e a descrição completa da atividade, com a sua formatação: listas, listas de verificação, títulos e ligações.
• A prioridade atribuída (crítica, alta, média ou baixa).
• A data e hora limite, e a data prevista de início, se tiver sido indicada.
• O local de trabalho, se a tarefa tiver um próprio, com a ligação Ver no Maps.
• As evidências já carregadas e as notas da tarefa.
• O tempo investido e o total de pausas, e o histórico da tarefa (a partir da versão 1.4.0 da aplicação).

O funcionário pode iniciar a tarefa, pausá-la e retomá-la, acrescentar notas de progresso, carregar evidências e, quando terminar, marcá-la como concluída.

Notificação push automática ao atribuir

No momento em que a atribuição é guardada, o CheckBiz360 envia automaticamente uma notificação push para o dispositivo do funcionário. Não é necessária qualquer ação adicional por parte do responsável.

A notificação inclui o título da tarefa e o prazo, de modo que o funcionário tenha a informação essencial sem necessidade de abrir a aplicação.

Se o funcionário tiver as notificações push desativadas no seu dispositivo, a tarefa continuará a aparecer na sua lista dentro da aplicação, mas não receberá o aviso no ecrã.

Quem trabalhou na tarefa

O bloco Equipa atribuída do detalhe da tarefa mostra as pessoas atribuídas. A secção Histórico conta o percurso completo —quem a criou, quem a iniciou, quem a pausou ou a concluiu— com a data e o perfil de cada atuação; é descrita em Acompanhamento e atualizações.

Nada disto pode ser modificado nem eliminado a partir do backoffice.