Atribuir tarefas a funcionários

Atribuição individual

A atribuição individual associa uma tarefa a um único funcionário. É o método mais habitual para atividades concretas em que a responsabilidade recai sobre uma pessoa específica.

Ao selecionar o funcionário durante a criação ou edição da tarefa, o sistema regista-o como responsável. A partir desse momento, a tarefa aparece na sua lista de tarefas pendentes dentro da aplicação e recebe uma notificação push.

Este método é adequado para tarefas de manutenção, formação específica, gestão de uma incidência ou qualquer atividade que deva ser concluída por uma pessoa concreta.

Atribuição por equipa ou sucursal

Quando a tarefa é de carácter coletivo ou se pretende distribuir trabalho por vários membros, é possível selecionar mais do que um funcionário durante a atribuição. Todos os destinatários receberão a tarefa na sua aplicação em simultâneo.

Se precisar de que cada pessoa execute o trabalho de forma independente, crie uma tarefa por funcionário.

Uma tarefa pertence sempre a uma sucursal, pelo que a seleção de funcionários se faz sobre os que trabalham nesse local.

Reatribuição de tarefas

As circunstâncias mudam: um funcionário pode ausentar-se, mudar de turno ou revelar-se não ser a pessoa adequada para uma tarefa concreta. O CheckBiz360 permite reatribuir uma tarefa a outro funcionário a qualquer momento, desde que não esteja no estado «concluída» ou «validada».

Passos para reatribuir uma tarefa

1. Aceda ao backoffice e abra a lista de Tarefas.
2. Localize a tarefa que pretende reatribuir e clique nela para abrir o detalhe.
3. No campo Funcionário atribuído, remova o funcionário atual e selecione o novo destinatário.
4. Se o considerar oportuno, acrescente uma nota interna a explicar o motivo da alteração.
5. Prima Guardar. O novo funcionário receberá uma notificação push e a alteração ficará registada no histórico.

O que o funcionário vê na aplicação

Quando lhe é atribuída uma tarefa, o funcionário recebe uma notificação push no seu dispositivo. Ao abrir a aplicação, encontrará a tarefa na sua lista de tarefas ativas, ordenadas por prioridade e prazo.

Dentro do detalhe da tarefa, o funcionário pode consultar:

• O título e a descrição completa da atividade, com a sua formatação: listas, listas de verificação, títulos e ligações.
• A prioridade atribuída (crítica, alta, média ou baixa).
• A data e hora limite, e a data prevista de início, se tiver sido indicada.
• As evidências já carregadas e as notas da tarefa.
• O histórico de atualizações anteriores.

O funcionário pode iniciar a tarefa, acrescentar notas de progresso, carregar evidências e, quando terminar, marcá-la como concluída.

Notificação push automática ao atribuir

No momento em que a atribuição é guardada, o CheckBiz360 envia automaticamente uma notificação push para o dispositivo do funcionário. Não é necessária qualquer ação adicional por parte do responsável.

A notificação inclui o título da tarefa e o prazo, de modo que o funcionário tenha a informação essencial sem necessidade de abrir a aplicação.

Se o funcionário tiver as notificações push desativadas no seu dispositivo, a tarefa continuará a aparecer na sua lista dentro da aplicação, mas não receberá o aviso no ecrã.

Histórico de atribuições

Cada tarefa mantém um registo cronológico de todas as atribuições que teve. Este histórico é acessível a partir do detalhe da tarefa no backoffice e reúne:

• A data e hora de cada atribuição.
• O nome do funcionário que recebeu a tarefa em cada momento.
• O utilizador do backoffice que realizou a atribuição ou reatribuição.

O histórico não pode ser modificado nem eliminado. Garante a rastreabilidade completa de quem foi responsável por uma tarefa em cada etapa do seu ciclo de vida.