Acompanhamento e atualizações
Depois de uma tarefa ser atribuída, tanto o funcionário como o responsável têm ferramentas para comunicar sobre a sua evolução e manter o estado atualizado a todo o momento. Este artigo explica como o acompanhamento é gerido de ambos os lados: a aplicação do funcionário e o backoffice do responsável.
Como o funcionário atualiza o estado de uma tarefa
O funcionário gere as suas tarefas a partir da secção de tarefas da aplicação móvel. Aí encontra uma lista de todas as tarefas que lhe estão atribuídas, ordenadas por prioridade e prazo.
Iniciar uma tarefa
Quando o funcionário está pronto para começar, abre o detalhe da tarefa e prime Iniciar tarefa. O estado muda de *atribuída* para *em curso* e o responsável vê-o refletido no backoffice.
Marcar uma tarefa como concluída
Terminada a atividade, o funcionário prime Marcar como concluída. Se a tarefa tiver ativada a exigência de evidência —está por omissão—, o sistema não permite fechá-la sem pelo menos uma foto ou vídeo anexados, e devolve o erro task/evidence_required.
Notas de progresso
Durante o tempo em que uma tarefa estiver ativa, o funcionário pode acrescentar notas a qualquer momento a partir do detalhe da tarefa na aplicação. São visíveis para o responsável no backoffice, e vice-versa.
Cada nota é classificada com um tipo, o que permite distinguir num relance a natureza da comunicação:
| Tipo de nota | Para que se usa |
|---|---|
| Especificação | Precisar como o trabalho deve ser feito |
| Nota operacional | Informar do avanço ou do dia a dia da execução |
| Esclarecimento | Resolver uma dúvida colocada sobre a tarefa |
| Nota de incidência | Deixar constância de um problema encontrado durante a execução |
As notas são úteis para:
- Informar de que se concluiu uma parte da tarefa e se continua com outra.
- Comunicar uma incidência ou dificuldade encontrada durante a execução.
- Anexar uma foto ou documento como evidência parcial de progresso.
- Solicitar esclarecimentos ou confirmação antes de continuar.
O responsável também pode acrescentar comentários a partir do backoffice, que o funcionário verá na aplicação. Isto permite uma comunicação direta sobre a tarefa sem necessidade de chamadas nem de mensagens externas.
Histórico de mudanças de estado
Cada tarefa mantém um registo cronológico e imutável de todas as mudanças de estado por que passou. O histórico é acessível a partir do detalhe da tarefa no backoffice e inclui:
- Data e hora exatas de cada mudança de estado.
- Estado anterior e estado novo.
- Nome do utilizador ou do sistema que efetuou a alteração.
- Comentário associado à alteração, se existiu.
Este histórico não pode ser editado nem eliminado. Garante a rastreabilidade completa da tarefa e serve de base para resolver discrepâncias ou auditar o desempenho da equipa.
Acompanhamento em tempo real a partir do backoffice
O responsável não precisa de esperar que o funcionário informe: as mudanças de estado sincronizam-se de imediato entre a aplicação e o backoffice.
A partir do painel de tarefas do backoffice, o manager ou supervisor pode:
- Ver o estado atual de todas as tarefas ativas, filtradas por estado, prioridade, funcionário ou sucursal.
- Aceder ao detalhe de cada tarefa para ler as notas do funcionário e rever as suas evidências.
- Identificar tarefas que estão há demasiado tempo *em curso* sem avanço.
- Detetar as que estão *em risco* ou *vencidas* através do indicador de cumprimento temporal.
Notificações de atualização
Quando o estado de uma tarefa muda, o sistema notifica as partes envolvidas de forma automática. O responsável recebe uma notificação no backoffice quando o funcionário marca uma tarefa como concluída ou acrescenta um comentário relevante. O funcionário recebe uma notificação push quando o responsável valida, recusa ou comenta uma tarefa.
Isto elimina a necessidade de fazer acompanhamento manual: o sistema informa cada pessoa no momento em que deve agir.
Para uma descrição detalhada de todos os tipos de notificação, consulte o artigo Notificações de tarefas.