Acompanhamento e atualizações

Como o funcionário atualiza o estado de uma tarefa

O funcionário gere as suas tarefas a partir da secção de tarefas da aplicação móvel. Aí encontra uma lista de todas as tarefas que lhe estão atribuídas, ordenadas por prioridade e prazo.

Iniciar uma tarefa

Quando o funcionário está pronto para começar, prime Iniciar. O estado muda de *atribuída* para *em curso* e o responsável vê-o refletido no backoffice.

A partir da versão 1.6.0 da aplicação o botão está em três sítios, e faz o mesmo nos três: no próprio cartão da lista de tarefas, no cartão Tarefas de hoje do ecrã de assiduidade, e dentro do detalhe como até agora. Já não é preciso abrir a tarefa para a começar.

Os botões só aparecem nas tarefas atribuídas ao funcionário. Um supervisor que vê tarefas da sua equipa continua a atuar sobre elas a partir do detalhe.

Para iniciar é preciso ter a jornada aberta (ter registado a entrada) e, se a tarefa tiver local de trabalho próprio, estar dentro da sua margem. Ver Relação com o controlo de horários e Local de trabalho próprio.

Marcar uma tarefa como concluída

Terminada a atividade, o funcionário prime Concluir. Se a tarefa tiver ativada a exigência de evidência —está por omissão—, o sistema não permite fechá-la sem pelo menos uma foto ou vídeo anexados, e devolve o erro task/evidence_required.

A partir da versão 1.6.0, concluir pede confirmação antes de fechar a tarefa. É a única das quatro ações que o funcionário não pode desfazer sozinho: para voltar atrás é preciso que um responsável a rejeite. Iniciar, pausar e retomar não perguntam, porque outro toque desfá-las.

Se a tarefa exigir evidência e se premir Concluir a partir da lista, a aplicação abre o detalhe em vez de tentar fechá-la: é aí que se carregam as fotos.

Pausar e retomar uma tarefa

Quando o trabalho é interrompido —para almoçar, para ir buscar material, ou porque continua no dia seguinte—, a tarefa é pausada e depois retomada, tantas vezes quantas forem necessárias. O tempo em pausa é somado à parte e aparece no relatório de tarefas.

A partir da aplicação

No detalhe de uma tarefa em curso, o funcionário prime Pausar; para continuar, prime Retomar. Está disponível a partir da versão 1.4.0 da aplicação.

A partir da 1.6.0 estão também fora do detalhe: no cartão da lista de tarefas, ao lado de Concluir, e em Tarefas de hoje como botão de ícone junto ao principal.

• Na aplicação, o botão de pausar aparece quando o funcionário tem a jornada registada.
• Retomar pede o mesmo que iniciar: jornada aberta e, se a tarefa tiver local de trabalho próprio, estar dentro da sua margem.
• O detalhe mostra o tempo investido —do início ao fim, ou até agora, descontando as pausas— e o total de pausas.

A partir do backoffice

No detalhe de uma tarefa em curso aparecem os botões Pausar e Retomar. No resumo da tarefa, o valor Pausas indica desde quando está em pausa ou, se já não estiver, quanto somaram as pausas.

Podem pausar e retomar os funcionários atribuídos e, a partir do backoffice, supervisores, managers e owners.

Regras da pausa

• A pausa é da tarefa, não de cada pessoa. Só há uma pausa aberta de cada vez: se houver vários atribuídos, qualquer um deles a pausa ou a retoma, e fica anotado quem o fez.
• Concluir, cancelar ou recusar uma tarefa em pausa é permitido: a pausa é fechada nesse momento. Não é preciso retomar só para a poder fechar.
• Reabrir a tarefa põe a zero os contadores de pausa; o histórico conserva as pausas anteriores.
• A pausa não alarga o prazo: o cumprimento temporal continua a ser calculado da mesma forma.
• Pausar e retomar não enviam notificações.

Notas de progresso

Durante o tempo em que uma tarefa estiver ativa, o funcionário pode acrescentar notas a qualquer momento a partir do detalhe da tarefa na aplicação. São visíveis para o responsável no backoffice, e vice-versa.

Cada nota é classificada com um tipo, o que permite distinguir num relance a natureza da comunicação:

As notas são úteis para:

• Informar de que se concluiu uma parte da tarefa e se continua com outra.
• Comunicar uma incidência ou dificuldade encontrada durante a execução.
• Anexar uma foto ou documento como evidência parcial de progresso.
• Solicitar esclarecimentos ou confirmação antes de continuar.

O responsável também pode acrescentar comentários a partir do backoffice, que o funcionário verá na aplicação. Isto permite uma comunicação direta sobre a tarefa sem necessidade de chamadas nem de mensagens externas.

Histórico da tarefa

A secção Histórico do detalhe da tarefa conta o seu percurso completo, por ordem: criada, atribuída, iniciada, pausada e retomada, concluída, validada ou recusada, cancelada, e as mudanças de estado feitas à mão. Cada linha indica:

• Data e hora.
• Quem o fez e com que perfil. As ações automáticas aparecem como Sistema; se uma pessoa do backoffice não tiver nome registado, aparece como Utilizador do painel.
• O motivo, nas validações, nas recusas e no último cancelamento.

Também ficam anotadas as tentativas de iniciar ou retomar uma tarefa fora do seu local de trabalho («Início recusado: fora do local de trabalho»), que ajudam a perceber porque é que um funcionário não conseguiu começar.

As notas, evidências e avaliações têm a sua própria secção no detalhe e não se repetem no histórico. A partir da versão 1.4.0, a aplicação mostra também o histórico da tarefa, pausas incluídas.

Este histórico não pode ser editado nem eliminado. Garante a rastreabilidade completa da tarefa e serve de base para resolver discrepâncias ou auditar o desempenho da equipa.

Acompanhamento em tempo real a partir do backoffice

O responsável não precisa de esperar que o funcionário informe: as mudanças de estado sincronizam-se de imediato entre a aplicação e o backoffice.

A partir do painel de tarefas do backoffice, o manager ou supervisor pode:

• Ver o estado atual de todas as tarefas ativas, filtradas por estado, prioridade, funcionário ou sucursal.
• Aceder ao detalhe de cada tarefa para ler as notas do funcionário e rever as suas evidências.
• Identificar tarefas que estão há demasiado tempo *em curso* sem avanço.
• Detetar as que estão *em risco* ou *vencidas* através do indicador de cumprimento temporal.

Notificações de atualização

Quando o estado de uma tarefa muda, o sistema notifica as partes envolvidas de forma automática. O responsável recebe uma notificação no backoffice quando o funcionário marca uma tarefa como concluída ou acrescenta um comentário relevante. O funcionário recebe uma notificação push quando o responsável valida, recusa ou comenta uma tarefa.

Isto elimina a necessidade de fazer acompanhamento manual: o sistema informa cada pessoa no momento em que deve agir.

Para uma descrição detalhada de todos os tipos de notificação, consulte o artigo Notificações de tarefas.