Criar uma tarefa

Este artigo descreve todos os campos disponíveis ao criar uma tarefa e explica o processo passo a passo.

Campos de uma tarefa

Campos obrigatórios

• Título — Nome breve e descritivo da tarefa. Deve ser suficientemente claro para que o funcionário perceba do que se trata sem ter de ler a descrição completa.
• Sucursal — Local de trabalho a que a tarefa pertence. Determina ainda o fuso horário operacional com que se interpretam as datas da tarefa; se a sucursal não tiver fuso horário próprio, usa-se o da entidade. Não pode ser alterada depois de criada a tarefa: se foi escolhida por engano, cancele a tarefa e crie outra na sucursal correta.
• Prazo — Data e hora antes da qual a tarefa deve estar concluída. Se for ultrapassada sem conclusão, a tarefa passa a *vencida* no seu indicador de cumprimento temporal.

Campos opcionais

• Descrição — Explicação detalhada do que há a fazer. Admite formatação: títulos, listas, listas de tarefas com caixas de verificação, citações, negrito, itálico e ligações. Não tem limite de extensão.
• Local de trabalho — Morada onde se faz o trabalho quando não é a própria sucursal, com a sua margem em metros. Ver Local de trabalho próprio.
• Data prevista de início — Hora a que se espera que o funcionário comece. Não bloqueia nada por si só: a sua utilidade é ativar o aviso de início tardio.
• Notificar se não iniciar a tempo — Se for ativada e a tarefa tiver data prevista de início, o sistema envia uma notificação automática quando tiverem passado 15 minutos dessa hora sem que a tarefa tenha sido iniciada. Sem data prevista de início, a opção não tem efeito.
• Estado — Estado com que a tarefa nasce. O habitual é *Rascunho* (ainda não visível para a equipa) ou *Atribuída* (já enviada). Os estados *Validada*, *Recusada* e *Cancelada* não podem ser selecionados manualmente na criação: são o resultado do ciclo de vida da tarefa.
• Prioridade — Baixa, média, alta ou crítica. Afeta a ordem pela qual a tarefa aparece na aplicação do funcionário.
• Funcionários atribuídos — Pessoa ou pessoas responsáveis por a concluir. Podem pesquisar-se e selecionar-se vários.

Opções de configuração da tarefa

Três opções controlam como a tarefa é fechada e revista:

Passos para criar uma tarefa a partir do backoffice

1. Aceda ao backoffice com as suas credenciais de manager, owner ou supervisor com permissão de criação.
2. No menu lateral, selecione Tarefas e prima o botão de nova tarefa.
3. Escreva o título.
4. Redija a descrição. Use a barra de formatação para adicionar listas de verificação, títulos ou ligações se a tarefa tiver vários passos.
5. Procure e selecione a sucursal. Sob o campo aparece o fuso horário com que as datas serão enviadas.
6. Se o trabalho se fizer noutra morada, preencha Local de trabalho (opcional) e reveja a margem.
7. Se for o caso, indique a data prevista de início e ative Notificar se não iniciar a tempo.
8. Estabeleça o prazo (data e hora).
9. Escolha estado e prioridade.
10. Procure e selecione os funcionários atribuídos.
11. Reveja as três opções de configuração (evidência, validação e avaliação por supervisor).
12. Prima Guardar. Os funcionários atribuídos recebem uma notificação push automática.

Redigir a descrição com formatação

O campo de descrição inclui uma barra de ferramentas com negrito, itálico, código, título, lista com marcas, lista numerada, lista de tarefas, citação e ligação. Ao premir Enter dentro de uma lista, a lista continua automaticamente.

O separador Pré-visualização mostra como o texto ficará depois de guardado.

Um exemplo de descrição com lista de verificação:

## Abertura da loja
- [ ] Verificar câmaras
- [ ] Contar caixa
- [ ] Abrir estore

**Importante:** avisar o supervisor se faltar numerário.

Local de trabalho próprio

Por omissão, uma tarefa faz-se na sua sucursal, e a única verificação de localização é a do registo: a geocerca da sucursal ao abrir a jornada.

Quando o trabalho se faz noutra morada —o domicílio de um cliente, uma obra, um espaço que muda todos os dias—, a tarefa pode levar o seu próprio local de trabalho. Assim não é preciso criar uma sucursal para cada trabalho.

Como se configura

1. No formulário da tarefa, escreva a morada em Local de trabalho (opcional) e escolha-a na lista de sugestões.
2. Reveja a margem: é o raio, em metros, dentro do qual se considera que o funcionário está no local. Por omissão assume a da sucursal e pode ser alargada; uma garagem subterrânea ou um pavilhão precisam de mais margem do que a entrada de um prédio.
3. Guarde a tarefa.

Se a morada não for suficientemente precisa para situar o ponto —por exemplo, falta o número da porta—, a tarefa não é guardada e é indicado o erro task/worksite_imprecise. Complete a morada e volte a escolhê-la.

O que muda para o funcionário

• Iniciar a tarefa exige estar dentro da margem. A aplicação envia a posição e o servidor verifica-a; fora da margem, o início é recusado com task/out_of_worksite, que indica a distância e a margem permitida, e a tentativa fica anotada no histórico da tarefa.
• Retomar uma tarefa em pausa exige o mesmo que iniciá-la.
• Concluir não é bloqueado: a posição é registada, mas a tarefa pode ser fechada mesmo que o funcionário já tenha saído do local.
• Na aplicação, o detalhe da tarefa mostra a morada e uma ligação Ver no Maps para lá chegar.

No backoffice, o bloco Local de trabalho do detalhe da tarefa mostra a sucursal, a morada, a margem e um botão para abrir o mapa.

Duplicar uma tarefa

Quando um trabalho se repete, não é preciso voltar a preencher o formulário. Uma tarefa duplica-se com a ação Duplicar, disponível na listagem de tarefas e na ficha da tarefa.

A cópia é criada na mesma sucursal e herda o trabalho a fazer: descrição, prioridade, opções de configuração e local de trabalho. Não herda a sua execução: nem funcionários atribuídos, nem evidências, notas, avaliações ou histórico.

Passos

1. Prima Duplicar na tarefa que pretende copiar.
2. Reveja o título da cópia, que é proposto com o do original.
3. Indique o prazo e, se for o caso, a data prevista de início. As datas do original não são herdadas de propósito: uma cópia com o prazo antigo nasceria já vencida. São interpretadas com o fuso horário da sucursal.
4. Prima Duplicar.

A cópia nasce em Rascunho e sem atribuição. A partir da ficha, duplicar leva-o diretamente à cópia: o passo seguinte é editá-la, atribuir os funcionários e pô-la em Atribuída.

Pode duplicar quem pode criar tarefas nessa sucursal. A sucursal tem de estar ativa.

Evidências e anexos

As evidências não se anexam ao criar a tarefa: carregam-se durante a sua execução, a partir da aplicação do funcionário ou do detalhe da tarefa no backoffice.

• A partir do backoffice anexam-se fotos em formato JPG, PNG ou WEBP, com um máximo de 5 MB por ficheiro.
• A partir da aplicação do funcionário admitem-se ainda vídeos, com um máximo de 25 MB por ficheiro.

Os limites são os valores por omissão da plataforma e podem ser ajustados por configuração.

Anexos de tipo documento

Anexar documentos em formato PDF, Word ou Excel a uma tarefa está planeado para uma versão futura. Quando estiver disponível, permitirá incluir protocolos, formulários e folhas de dados diretamente no detalhe da tarefa.

Atribuição a vários funcionários

A mesma tarefa pode ser atribuída a mais do que um funcionário. Por omissão, qualquer um dos atribuídos a pode concluir: é útil quando a atividade é resolvida pelo primeiro que estiver disponível.

Se precisar de que cada funcionário a conclua de forma independente, crie uma tarefa por funcionário.