Estados de uma tarefa
Cada tarefa no CheckBiz360 atravessa um ciclo de vida definido, desde que é criada até ficar encerrada. Compreender os estados e as transições entre eles é fundamental para fazer um acompanhamento correto do trabalho atribuído.
Uma tarefa tem dois indicadores independentes: o seu estado, que reflete em que ponto do trabalho está, e o seu cumprimento temporal, que reflete como está face ao prazo. Convém não os confundir: uma tarefa pode estar *em curso* e ao mesmo tempo *vencida*.
O ciclo de vida de uma tarefa
O percurso habitual é:
Rascunho → Atribuída → Em curso → Concluída → Validada
Com dois desvios possíveis: o responsável pode recusar uma tarefa concluída, ou cancelar a tarefa em qualquer momento antes do seu encerramento.
Enquanto está *em curso*, a tarefa pode ficar em pausa uma ou várias vezes. A pausa não é mais um estado: explica-se em Tarefa em pausa.
Tabela de estados
| Estado | Descrição | Quem o pode ativar |
|---|---|---|
| Rascunho | A tarefa está criada mas ainda não foi posta em circulação. Serve para a preparar antes de a enviar à equipa. | Quem a cria, a partir do backoffice |
| Atribuída | A tarefa foi enviada aos seus responsáveis, que receberam a notificação, mas ninguém começou ainda. | Quem a cria, ou o sistema ao atribuir |
| Em curso | Um funcionário atribuído iniciou a tarefa e está a trabalhar nela. | Funcionário a partir da aplicação |
| Concluída | O funcionário marcou a tarefa como terminada e fica pendente de revisão. | Funcionário a partir da aplicação |
| Validada | O responsável reviu o trabalho e aceitou-o como correto. É o encerramento satisfatório. | Manager, ou owner ou supervisor com permissão de validação |
| Recusada | O responsável reviu a tarefa concluída e devolveu-a com um motivo obrigatório. | Manager, ou owner ou supervisor com permissão de validação |
| Cancelada | A tarefa é anulada porque já não se aplica. Exige motivo e não conta como incumprimento. | Manager ou owner a partir do backoffice |
Os estados *Validada*, *Recusada* e *Cancelada* não podem ser atribuídos à mão ao criar ou editar uma tarefa: são resultado de uma ação do ciclo de vida (validar, recusar, cancelar). Deles só se sai reabrindo a tarefa, como se explica mais abaixo.
Indicador de cumprimento temporal
Em paralelo ao estado, cada tarefa mantém um indicador de cumprimento face ao seu prazo:
| Indicador | O que significa |
|---|---|
| Por iniciar | Ainda não se começou a trabalhar nela |
| A tempo | Em curso, dentro do prazo |
| Em risco | Em curso, mas a aproximar-se do prazo |
| Vencida | Ultrapassou o prazo sem ser concluída |
| Concluída a tempo | Foi encerrada dentro do prazo |
| Concluída tarde | Foi encerrada depois do prazo |
Quando a tarefa está recusada, o indicador mostra *Recusada*, porque o cumprimento do prazo deixa de ser a informação relevante.
O que desencadeia cada mudança de estado
De rascunho a atribuída
Quem cria a tarefa guarda-a com estado *Atribuída*, ou edita uma tarefa em rascunho para a pôr em circulação. Nesse momento os funcionários atribuídos recebem a notificação push.
De atribuída a em curso
O funcionário abre a tarefa na aplicação e prime iniciar. Precisa de ter a jornada aberta e, se a tarefa tiver local de trabalho próprio, de estar dentro da sua margem. O backoffice reflete a alteração e, se a tarefa tinha ativado o aviso de início tardio, esse aviso deixa de estar pendente.
De em curso a concluída
O funcionário prime finalizar na aplicação. Se a tarefa tiver ativada a exigência de evidência, o sistema não permite fechá-la sem pelo menos uma foto ou vídeo anexados, e devolve o erro task/evidence_required. Se a tarefa estava em pausa, a pausa é fechada nesse momento.
De concluída a validada
O responsável revê o trabalho a partir do backoffice e aceita-o. A tarefa fica encerrada e é ativada a avaliação do funcionário.
De concluída a recusada
O responsável revê o trabalho e devolve-o indicando um motivo obrigatório, visível para o funcionário no detalhe da tarefa. Se o trabalho tiver de ser refeito, o responsável pode editar a tarefa e devolvê-la ao estado *Atribuída*.
Cancelamento
Uma tarefa que já não se aplica é cancelada indicando um motivo. É um encerramento administrativo: não é contabilizado como incumprimento do funcionário. O motivo fica guardado na tarefa e aparece no seu histórico; se havia uma pausa aberta, é fechada.
Reabrir uma tarefa
Uma tarefa validada, recusada ou cancelada reabre-se a partir de Editar, mudando o seu estado para Atribuída ou para Rascunho. Podem fazê-lo owners e managers. Para voltar a *Atribuída*, a tarefa tem de ter pelo menos um funcionário atribuído.
Ao reabrir:
- São retiradas a validação, a recusa ou o cancelamento anteriores, com os respetivos motivos, de modo que a tarefa não arrasta a assinatura da execução passada.
- O cumprimento temporal volta a *Por iniciar*. Reveja o prazo se já tiver passado.
- Os contadores de pausa voltam a zero.
- O histórico conserva tudo o que aconteceu antes de reabrir.
Tarefa em pausa
Uma tarefa *em curso* pode ser pausada e retomada tantas vezes quantas forem necessárias, a partir da aplicação ou do detalhe da tarefa no backoffice. Os passos e as condições explicam-se em Acompanhamento e atualizações.
A pausa não é um estado: a tarefa continua *em curso* para todos os efeitos —filtros, relatórios, cumprimento temporal— e a etiqueta de estado mostra Em pausa enquanto dura. O prazo não é alargado por a tarefa estar em pausa.
Estado «vencida» automático
A passagem automática a um estado explícito de tarefa «vencida» está planeada para uma versão futura. Hoje o vencimento reflete-se no indicador de cumprimento temporal, não no estado da tarefa.
Diferença entre concluída e validada
Esta distinção implica níveis de responsabilidade diferentes.
Concluída significa que o funcionário declarou que terminou. É uma ação unilateral: fecha do lado dele, mas o responsável ainda não verificou o resultado.
Validada significa que o responsável verificou o trabalho e o aceitou. É o encerramento definitivo de uma tarefa bem executada.
Em organizações onde a qualidade de execução é crítica —restauração, logística, instalações técnicas— esta distinção garante que nenhuma tarefa fica encerrada sem supervisão.
Visualização de estados no backoffice
A partir da lista de tarefas é possível filtrar por estado e por prioridade. Isto permite ao responsável:
- Ver num relance quantas tarefas estão pendentes de validação.
- Identificar tarefas vencidas ou em risco através do indicador de cumprimento temporal.
- Verificar o avanço das tarefas ativas numa sucursal ou para um funcionário concreto.
Cada tarefa mostra duas etiquetas de cor: uma para o estado e outra para o cumprimento temporal. O código de cor é coerente em toda a plataforma: cinzento para o que ainda não arrancou ou está parado (rascunho, cancelada, por iniciar, em pausa), azul para o que está em curso ou à espera de revisão (atribuída, concluída), âmbar para o que exige atenção (em curso, em risco, concluída tarde), verde para o que está correto (validada, a tempo, concluída a tempo) e vermelho para o que falhou (recusada, vencida).