Prioridades e prazos

Sistema de prioridades

O CheckBiz360 classifica as tarefas em quatro níveis de prioridade:

A prioridade é estabelecida ao criar a tarefa e pode ser modificada depois a partir do backoffice enquanto a tarefa se mantiver aberta. Na listagem, cada prioridade tem a sua cor: vermelho para crítica, âmbar para alta, azul para média e verde para baixa.

Datas de uma tarefa

Uma tarefa gere duas datas, com propósitos distintos:

• Prazo (obrigatório): o momento máximo em que a tarefa deve ficar concluída. É a referência do indicador de cumprimento temporal.
• Data prevista de início (opcional): a hora a que se espera que o funcionário comece. Não bloqueia nada por si só; serve para ativar o aviso de início tardio.

Ambas são interpretadas no fuso horário operacional da sucursal da tarefa. Se a sucursal não tiver fuso horário próprio, usa-se o da entidade. Isto é importante em organizações com locais em fusos diferentes: o prazo das 18:00 significa as 18:00 do local onde a tarefa é executada, não as do navegador de quem a criou.

Considerações ao fixar um prazo

• Tenha em conta o turno do funcionário atribuído. Se a tarefa vencer às 10:00 e o funcionário entrar às 11:00, vencerá antes de ele lhe poder dar atenção.
• Para tarefas que se repetem, o prazo delimita o ciclo de cada instância.
• Pode modificar o prazo de uma tarefa aberta a qualquer momento a partir do backoffice.

Aviso de início tardio

É o aviso automático que se configura tarefa a tarefa. Se a tarefa tiver data prevista de início e estiver ativada a opção Notificar se não iniciar a tempo, o sistema envia uma notificação quando tiverem passado 15 minutos dessa hora sem que a tarefa tenha sido iniciada.

O envio fica registado na atividade da tarefa, de modo que o responsável pode verificar se o aviso chegou a ocorrer.

Sem data prevista de início, a opção não tem efeito: não há hora contra a qual medir o atraso.

Avisos de vencimento

Além do aviso de início tardio, a plataforma avisa quando uma tarefa se aproxima do seu prazo e quando o ultrapassa. Cada aviso é emitido uma única vez por tarefa e fica registado, para que o mesmo vencimento não gere notificações repetidas.

O que acontece quando uma tarefa vence sem ser concluída

Quando chega o prazo e a tarefa não está concluída, não muda de estado: continua em *atribuída* ou *em curso*. O que muda é o seu indicador de cumprimento temporal, que passa a *vencida*.

As consequências são:

• A tarefa aparece marcada como vencida na listagem do backoffice e na aplicação do funcionário.
• O vencimento fica registado e reflete-se no relatório de tarefas.
• O funcionário pode continuar a concluí-la depois de vencer. Ao fechá-la, o indicador passará a *concluída tarde*, não a *concluída a tempo*.

Alargar o prazo

Se as circunstâncias justificarem dar mais tempo, o responsável pode editar a tarefa e alterar o prazo. A alteração fica refletida na atividade da tarefa, com o utilizador que a fez e o momento.

Passos para alargar o prazo

1. Aceda ao backoffice e abra o detalhe da tarefa.
2. Prima Editar.
3. Modifique o campo Prazo.
4. Guarde as alterações.

Se quiser além disso deixar constância do motivo para o funcionário, acrescente uma nota à tarefa: é o mecanismo previsto para a comunicação escrita dentro de uma tarefa.

Alargar o prazo não muda o estado da tarefa. O indicador de cumprimento temporal é recalculado face ao novo prazo.