O que é o módulo de tarefas

Trata-se de uma ferramenta complementar que dá visibilidade sobre o trabalho realmente realizado em cada turno, sucursal ou departamento.

Diferença entre tarefas e registos de ponto

O controlo de horários e o módulo de tarefas têm objetivos distintos e complementam-se.

Um funcionário pode ter registado corretamente e ainda assim não ter concluído as tarefas atribuídas para esse turno. O módulo de tarefas permite detetar essa diferença.

Casos de utilização habituais

Lista de verificação de abertura e fecho do estabelecimento

Os comércios e espaços de atendimento ao público precisam de que se realizem uma série de ações concretas antes de abrir ou ao fechar. O responsável cria uma tarefa de abertura e escreve os passos como lista de verificação na descrição, que o funcionário de turno segue a partir da aplicação e confirma ao terminar.

Tarefas de manutenção

As avarias técnicas ou as revisões periódicas de instalações podem ser geridas como tarefas atribuídas ao responsável de manutenção. O sistema guarda o histórico de execução e permite anexar evidências em foto ou vídeo do resultado.

Atividades de formação

Quando um funcionário deve concluir um módulo de formação, visualizar um documento corporativo ou assistir a uma sessão interna, essa obrigação pode transformar-se numa tarefa com prazo. O manager pode verificar quem a concluiu e quem não.

Acompanhamento de objetivos operacionais

Os objetivos de curto prazo —repor stock, contactar uma lista de clientes, concluir um relatório— podem ser decompostos em tarefas atribuídas às pessoas adequadas, com prioridade e prazo claramente definidos.

Serviços ao domicílio ou em casa do cliente

Quando o trabalho muda de morada todos os dias —uma reparação, uma limpeza, uma visita técnica—, a tarefa pode levar o seu próprio local de trabalho sem criar uma sucursal por serviço. O funcionário só a pode iniciar estando nessa morada. Explica-se em Criar uma tarefa.

Trabalho que se repete

Um trabalho que se repete com poucas variações não precisa de ser escrito de novo: a tarefa duplica-se a partir da listagem ou da sua ficha, e a cópia só pede título e datas. Explica-se em Criar uma tarefa.

Perfis que interagem com o módulo

O módulo de tarefas respeita a hierarquia de perfis do CheckBiz360. Cada perfil tem capacidades distintas:

Owner e Manager

Têm acesso completo ao módulo. Podem criar, atribuir, modificar e cancelar tarefas em qualquer sucursal da entidade, validá-las e avaliar o desempenho do funcionário.

Supervisor

O seu âmbito decide-se em cada tarefa, e não no seu perfil. Toda a tarefa inclui duas opções —Permitir validação por supervisor e Permitir avaliação por supervisor, ambas ativadas por omissão— que habilitam o supervisor da sucursal a fechar o circuito dessa tarefa concreta. A criação de tarefas por supervisores está desativada por omissão.

Worker (funcionário)

Recebe as tarefas atribuídas, consulta a sua descrição e as suas evidências, inicia o trabalho, pausa-o e retoma-o quando tem de o interromper, adiciona notas de progresso, carrega evidências e marca a tarefa como concluída. Não pode criar nem atribuir tarefas a outros funcionários.

Relação com o controlo de horários

Tarefas e registos medem coisas distintas, mas não andam em separado: para iniciar, retomar ou concluir uma tarefa, o funcionário tem de ter a jornada aberta, ou seja, ter registado a entrada. Estar numa pausa conta como jornada aberta. Se não tiver registado a entrada, a ação é recusada com o erro task/no_open_session.

Pausar não o exige: pausa-se precisamente no momento de sair.

Os proprietários e administradores que atuam a partir do backoffice não têm jornada para abrir e ficam isentos; assim podem, por exemplo, fechar a tarefa de alguém que já saiu. Um supervisor ou manager que trabalha com a sua própria ficha de funcionário precisa, sim, de ter a jornada aberta.

As datas, pelo contrário, são livres: uma tarefa pode ter o prazo num feriado ou fora do horário habitual, se a operação o exigir.