Exportar documentos

Descarga individual de documentos

A forma de obter um documento é descarregá-lo individualmente a partir do backoffice:

1. Aceda à secção Documentos do backoffice.
2. Use os filtros de pesquisa para localizar o documento que pretende descarregar: por funcionário, por categoria, por data ou por título.
3. Abra o detalhe do documento clicando nele.
4. Prima o botão Descarregar para guardar o ficheiro no seu dispositivo.

O sistema gera uma ligação assinada (signed URL) com validade temporária que permite descarregar o ficheiro de forma segura. O ficheiro é descarregado no mesmo formato em que foi carregado originalmente, habitualmente PDF.

Descarga em massa e exportação por lotes

Numa versão futura do CheckBiz360 estará disponível a exportação agrupada de documentos, que permitirá descarregar num único pacote comprimido (ZIP) todos os documentos de um funcionário, de um período concreto ou de uma categoria específica. Esta funcionalidade facilitará a preparação de processos completos e a entrega de documentação classificada a gabinetes de contabilidade ou organismos externos.

Utilizações típicas da descarga individual

Auditoria de recursos humanos

As auditorias internas ou externas de recursos humanos exigem com frequência comprovar que se distribuíram corretamente determinados documentos aos funcionários —recibos de vencimento, contratos, atualizações de condições— e que os funcionários os receberam. A descarga individual de documentos combinada com o registo de confirmação de leitura permite gerar esta evidência de forma ordenada.

Entrega ao gabinete de contabilidade

Se a sua empresa trabalha com um gabinete de contabilidade externo para a gestão laboral, pode descarregar periodicamente os documentos guardados no CheckBiz360 para manter o arquivo do gabinete atualizado. Na versão atual, a descarga faz-se documento a documento; a exportação agrupada estará disponível em breve.

Pedido da Inspeção do Trabalho

Perante um pedido da Inspeção do Trabalho, é habitual ter de apresentar documentação que comprove a entrega de recibos de vencimento, contratos em vigor e alterações de condições. O CheckBiz360 permite descarregar estes documentos juntamente com a informação de confirmação de leitura associada, o que facilita a resposta ao pedido dentro dos prazos estabelecidos.

Considerações sobre proteção de dados (LOPD / RGPD)

Os documentos laborais contêm dados pessoais dos funcionários e estão sujeitos às obrigações do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e da Lei Orgânica de Proteção de Dados e garantia dos direitos digitais (LOPD-GDD).

Ao descarregar documentação, tenha em conta o seguinte:

• Descarregue apenas os documentos estritamente necessários para o fim que justifica a descarga. O princípio da minimização de dados do RGPD aplica-se também às operações internas de gestão documental.
• Guarde os ficheiros descarregados em sistemas com as medidas de segurança adequadas. Um PDF de recibos descarregado num dispositivo sem cifra ou num correio eletrónico sem restrições de acesso representa um risco para os direitos do funcionário.
• Se entregar documentos a terceiros —gabinete de contabilidade, representante legal, organismos públicos— certifique-se de que existe uma base legal que justifique essa cedência de dados, tal como exige o artigo 6.º do RGPD.
• Os documentos descarregados para responder a pedidos da Inspeção do Trabalho ou de outros organismos públicos têm cobertura legal própria, mas documente internamente o motivo e o destinatário de cada descarga.