Equipas
Uma equipa guarda quem trabalha junto, com que responsabilidade, em que função e a que valor por hora. Serve para adicionar toda uma equipa de trabalho a uma sucursal —ou a um projeto ou obra, conforme o nome que a sua entidade dá aos seus locais— de uma só vez, em vez de o fazer pessoa a pessoa.
Está pensada para empresas que levam as mesmas pessoas de um projeto para outro: configura-se a equipa uma vez e aplica-se a cada projeto novo.
Como funciona
- Uma equipa é um modelo. Cada membro leva a sua responsabilidade (trabalhador, supervisor, gerente ou proprietário), a sua função e o seu valor por hora, mas não uma sucursal.
- Aplicá-la a uma sucursal adiciona cada membro a essa sucursal com esses dados, exatamente como se tivesse sido feito à mão.
- A sucursal prevalece sobre o modelo. Alterar uma função ou um valor na equipa não altera as sucursais onde já foi aplicada: isso ajusta-se em cada sucursal. O valor usado nos custos e nos relatórios é sempre o da sucursal.
- O horário não faz parte da equipa. Configura-se na sucursal, como sempre.
- Uma mesma pessoa pode estar em várias equipas, mas não duas vezes na mesma.
As equipas encontram-se em Funcionários, separador Equipas.
Criar uma equipa
- No menu lateral, abra Funcionários e vá ao separador Equipas.
- Prima Criar equipa e indique o Nome da equipa. Não pode haver duas equipas com o mesmo nome; na comparação não contam as maiúsculas, os acentos nem os espaços a mais.
- Abra a equipa com Ver equipa e prima Adicionar membro.
- Escolha o Funcionário, a sua Responsabilidade, a sua função em Ocupação atual —do catálogo de funções ou escrevendo uma nova— e o seu Salário por hora.
- Guarde. Repita o passo 4 com cada membro.
Na ficha da equipa também pode editar um membro ou retirá-lo da equipa e, na lista, renomear ou eliminar a equipa.
- Adicionar ou retirar alguém de uma equipa não avisa ninguém nem lhe dá acesso a nada: só altera o modelo.
- Retirar uma pessoa da equipa não a retira das sucursais onde a equipa já foi aplicada.
- Eliminar uma equipa elimina o modelo; quem já foi adicionado a uma sucursal com essa equipa fica onde está.
- Não é possível adicionar um funcionário que saiu da empresa (
employee/fired). Estar de férias, de baixa médica ou com a ficha Pendente não impede estar numa equipa.
Aplicar uma equipa a uma sucursal
- Abra a ficha da sucursal e, na sua lista de funcionários, prima Aplicar equipa.
- Escolha a Equipa. Antes de confirmar, são mostrados os seus membros com a função e o valor.
- Reveja a lista e confirme com Aplicar a N pessoas.
- No fim, o ecrã mostra quem foi adicionado e quem não, com o motivo.
O que acontece ao aplicar:
- Cada pessoa adicionada fica associada à sucursal com a responsabilidade, a função e o valor da equipa. A partir desse momento pode registar ponto nela e podem ser-lhe atribuídas as tarefas dessa sucursal.
- Cada pessoa adicionada recebe o aviso habitual de nova atribuição.
- Aplicar nunca substitui o que já existe. Quem já estava nessa sucursal é ignorado e mantém a sua função e o seu valor. Também é ignorado quem saiu, quem tem a ficha incompleta e quem já não tem ficha.
Os motivos que pode ver em «Não adicionadas» são:
| Motivo | O que significa |
|---|---|
| Já estava nesta sucursal | Tinha uma responsabilidade nela; mantém-se tal como estava. |
| Saiu ou tem a ficha incompleta | O seu estado é de saída ou *pendente*: ainda não pode trabalhar. |
| A ficha já não existe | O funcionário foi eliminado depois de ser adicionado à equipa. |
Se, enquanto a equipa está a ser aplicada, alguém adicionar um dos membros a essa sucursal, a operação para sem alterar nada e aparece team/apply_conflict. Volte a aplicar a equipa: essa pessoa será ignorada.
Guardar o pessoal de uma sucursal como equipa
- Abra a ficha da sucursal e, na sua lista de funcionários, prima Guardar como equipa.
- Dê-lhe um nome e confirme.
Copia-se quem está ativo nessa sucursal, com a sua responsabilidade, a sua função e o seu valor. O horário não é copiado, e quem saiu da empresa é ignorado. Uma sucursal sem ninguém ativo não pode ser guardada como equipa (team/branch_without_staff).
Equipas e tarefas
As equipas aplicam-se a sucursais, não a tarefas. Depois de aplicada a equipa, os seus membros fazem parte da sucursal e selecionam-se um a um no formulário da tarefa, como qualquer outro funcionário dessa sucursal.
Escolher na tarefa todo o pessoal da sucursal, filtrar por função ou adicionar uma equipa inteira de uma vez está planeado para uma versão futura.
A aplicação do funcionário
Nada muda para o funcionário. Quem entra numa sucursal através de uma equipa vê essa sucursal na aplicação exatamente como se tivesse sido adicionado à mão, sem necessidade de a atualizar.
Quem pode gerir equipas
Criar, editar e eliminar equipas, aplicá-las e guardar uma sucursal como equipa está reservado aos proprietários e administradores da entidade com acesso ativo ao backoffice.