Horários base e turnos

O que é um horário base

O horário base é o conjunto de turnos que formam a jornada de trabalho padrão de um grupo de funcionários. Define-se na entidade ou em cada sucursal e especifica, para cada dia da semana, que turnos estão ativos e em que faixa horária se enquadram.

Quando um funcionário regista, o sistema consulta o seu calendário efetivo e localiza o turno correspondente a esse momento. Se o registo cair dentro da faixa de um turno ativo (de acordo com o horário e a modalidade de jornada configurada), o registo é aceite como válido.

Tipos de turno

Turno único diário

É o tipo de turno mais habitual. O funcionário tem uma única faixa horária contínua por dia: uma hora de entrada e uma hora de saída.

A faixa define-se através de quatro parâmetros:

• start.hour e start.minute: hora e minuto de início do turno.
• end.hour e end.minute: hora e minuto de fim do turno.

Por exemplo, um turno de manhã padrão poderia ser configurado com start.hour: 9, start.minute: 0, end.hour: 17, end.minute: 0.

Vários turnos por dia

Algumas empresas estruturam a jornada em dois blocos: manhã e tarde. Nestes casos é possível definir dois turnos para o mesmo dia, cada um com a sua própria faixa horária.

Um exemplo típico seria o turno da manhã das 09:00 às 14:00 e o turno da tarde das 16:00 às 20:00. O funcionário efetua dois registos de entrada e dois registos de saída, um por cada bloco.

O sistema avalia o registo face ao turno cuja faixa horária corresponde ao momento do registo. Se o funcionário registar às 09:05, o sistema associa-o ao turno da manhã. Se registar às 16:00, associa-o ao turno da tarde.

A saída segue a mesma regra: é atribuída ao turno que contém a hora de saída e, se já tiverem terminado todos, ao último que começou, que é o que está a ser fechado tarde. Com jornada estrita, uma saída às 20:10 num dia de 09:00–14:00 e 16:00–20:00 é ajustada ao fim do turno da tarde, e não ao da manhã.

Como o sistema seleciona o turno ativo

No momento do registo, o sistema percorre os turnos ativos do dia e determina qual está em vigor nesse instante. A seleção baseia-se na comparação entre a hora do registo e as faixas horárias dos turnos definidos para esse dia.

Se houver vários turnos no dia, o sistema seleciona aquele cuja janela de tempo inclui o momento do registo. Se o registo cair entre dois turnos —por exemplo, durante a pausa entre o bloco da manhã e o da tarde— o sistema recusa-o com o código checklog/out_of_schedule.

Semana de trabalho: dias úteis e dias desativados

O horário base não define apenas as faixas horárias, mas também que dias da semana são úteis para esse funcionário ou sucursal.

Para cada dia da semana é possível indicar se está ativo ou desativado. Um dia desativado equivale a um dia não útil: se um funcionário tentar registar num dia marcado como desativado, o sistema devolve o código checklog/day_disabled.

Configurar os dias da semana

A configuração de dias úteis realiza-se a partir do backoffice:

1. Aceda ao backoffice com um perfil com permissões de edição (owner ou manager).
2. Para o horário da entidade, abra Horários no menu lateral e o separador Configurações gerais. Para uma sucursal ou um funcionário, abra a sua ficha: o horário é herdado enquanto estiver ativado Usar cronograma base, e ao desativá-lo pode definir uma Agenda personalizada.
3. Na Programação semanal, ative ou desative cada dia. Um dia desligado mostra «Sem turnos definidos».
4. Adicione os turnos dos dias ativos.
5. Prima Salvar calendário. É pedida confirmação, e nesse mesmo passo pode guardar o horário também como modelo (ver Modelos de horário).

As alterações nos dias úteis produzem efeito imediato sobre o calendário efetivo de todos os funcionários que herdem esse horário.

Se ainda não existe nenhum horário

O registo de jornada é uma obrigação legal e não pode falhar por ainda não ter sido configurado o horário. Por isso, enquanto não existir nenhum horário em nenhum nível —nem na entidade, nem na sucursal, nem no funcionário, ou não houver um único turno em toda a semana—, o registo é aceite com uma faixa aberta das 00:00 às 23:59.

É apenas uma rede de segurança para os primeiros dias: sem horário não é possível saber se alguém chegou tarde ou fez horas a mais. O guia inicial do backoffice pede que o configure antes de tudo.

Assim que houver um horário definido, manda esse horário: uma semana configurada com todos os dias desligados fecha esses dias e o registo é recusado com checklog/day_disabled.

Configuração do horário base na entidade e na sucursal

O horário base pode ser configurado a dois níveis:

• Nível entidade: define o horário geral que se aplica a toda a organização. É o ponto de partida da hierarquia.
• Nível sucursal: permite que cada sucursal tenha um horário diferente do da entidade. Se uma sucursal tiver o seu próprio horário configurado, os funcionários dessa sucursal herdam o horário da sucursal em vez do da entidade.

Esta arquitetura é especialmente útil em empresas com vários locais que operam em faixas horárias diferentes ou com dias úteis distintos.

Também pode ser configurado ao nível do funcionário, para quem tenha um horário próprio diferente do da sua sucursal.

Pausas dentro do turno

Além dos turnos, cada dia admite pausas com a sua hora de início e de fim. Configuram-se no mesmo horário semanal, sob o dia correspondente, e podem adicionar-se várias.

Como se contabilizam essas pausas —com a duração fixa configurada ou com o tempo real que o funcionário marcar— depende da modalidade de descanso escolhida. Consulte Jornada estrita e jornada flexível.

Modelos de horário

Configurar o horário semanal local a local é repetitivo quando várias sucursais partilham o mesmo padrão. Para o evitar, um horário pode ser guardado como modelo e aplicado depois onde for preciso.

• Guardar um modelo. Na configuração geral, prima Salvar calendário; na confirmação, marque Guardar como modelo e dê-lhe um nome. Na ficha de uma sucursal ou de um funcionário, use o botão Guardar como modelo.
• Aplicar um modelo. Em Seleciona um modelo, escolha o que pretende: ao escolhê-lo, é carregado sobre o horário que estiver a editar. Reveja o resultado e guarde.
• Os modelos que deixem de ser usados podem ser eliminados.

O modelo é uma cópia do horário já guardado, e não do que estiver no ecrã. Por isso, ao criar uma sucursal ou um funcionário, Guardar como modelo está desativado até que a sucursal ou o funcionário existam: guarde primeiro e crie o modelo depois.

É a via prática para criar uma sucursal nova com o horário das restantes sem o refazer dia a dia.