Ponto de registo

Convive com a aplicação. Quem quiser continua a registar com o telemóvel, e quem não quiser regista na parede.

O que resolve

• Registar sem telemóvel próprio. Toda a gente regista o ponto, tenha ou não a aplicação.
• Saber quem estava à frente. Cada registo leva a foto de quem carregou no botão. Se uma pessoa regista por outras, as suas fotos dizem-no.
• Que se registe no local e não noutro sítio. O dispositivo só funciona perto da morada da sua sucursal, e só num dispositivo de cada vez.
• Ver o que é estranho sem ver tudo. Vários registos seguidos no mesmo dispositivo são marcados como rajada e aparecem primeiro na revisão.

Sem biometria. O ponto de registo não lê impressões digitais nem reconhece rostos. A foto é vista por uma pessoa quando é preciso. Por isso não trata dados de categoria especial nem exige uma avaliação de impacto por biometria.

Como funciona, no local

1. A pessoa aproxima o seu cartão QR da câmara, ou escreve o seu código de 6 dígitos se não o tiver consigo.
2. O dispositivo cumprimenta-a pelo nome e propõe o registo que corresponde: Entrada, Saída, Iniciar pausa ou Voltar da pausa.
3. Ao carregar, a câmara frontal tira a foto e o registo fica gravado com a hora do servidor.

Com o cartão, registar é um gesto e um toque. Antes da foto, o ecrã avisa que serve para evitar fraudes e que pode ser revista por um responsável. Se o dispositivo não vir um rosto, di-lo e deixa repetir a foto. Se a pessoa registar mesmo assim, o registo é guardado e fica marcado como Sem rosto para a revisão. Um registo nunca falha por causa da luz ou da câmara.

As regras são as de sempre: o seu calendário, os seus turnos, a sequência de entradas e saídas e os feriados. Um registo que a aplicação recusaria, o ponto de registo também recusa, com o mesmo motivo.

A minha semana

No ecrã inicial, Ver a minha semana mostra à pessoa o seu horário desta semana e da seguinte, com as suas tarefas. Para o ver também se identifica e tira uma foto, como ao registar. Assim ninguém pode ver o horário de outra pessoa.

Contratá-lo

O ponto de registo é um complemento pago, como o inventário. Está no menu lateral do painel, em Ponto de registo.

Só se cobram os pontos de registo ativos. Contratar não ativa nenhum: é você que escolhe em que sucursais o vai usar. Só o proprietário da conta o pode contratar.

Pô-lo a funcionar numa sucursal

Ao contratar, cada sucursal com a morada geolocalizada tem o seu ponto de registo preparado. Uma sucursal sem morada não o tem até que lha adicione, porque sem morada não há local a partir do qual medir.

1. Em Ponto de registo, procure a sucursal na tabela e prima Ativar. O painel avisa do preço antes de confirmar.
2. São criados o e-mail, a palavra-passe e o PIN de desbloqueio desse ponto de registo. Pode vê-los, copiá-los ou imprimi-los quando quiser em Ver credenciais.
3. No dispositivo do local, abra a aplicação CheckBiz360 e entre com esse e-mail e essa palavra-passe. A aplicação arranca em modo quiosque, que é como chama ao ponto de registo.
4. Distribua os cartões QR e os códigos da equipa (ver mais abaixo).

Com muitas sucursais, a preparação demora um momento. Entretanto, o ecrã diz quantas já tem.

O que o dispositivo tem de cumprir

Antes de entrar, a aplicação verifica o dispositivo. Se não cumprir, diz o motivo e não entra.

• Localização ativada, com permissão para a aplicação durante a utilização.
• Uma posição precisa, de 100 m ou melhor. Os tablets com SIM têm GPS. Um tablet só com wi-fi que se localize bem pela rede também serve.
• Câmara frontal.
• Android 10 ou iOS 15 ou superior.

Um tablet de 8 polegadas ou mais agradece-se quando há fila, mas um telemóvel económico num suporte de parede também serve.

Só perto do local, e num dispositivo de cada vez

• O dispositivo só entra a menos de 200 m da morada da sucursal. Pode mudar essa distância com Editar raio.
• Se o dispositivo sair do raio ou deixar de ter uma posição precisa, o ponto de registo fica Suspenso e o ecrã di-lo. Volta sozinho quando voltar a cumprir.
• Se alguém entrar com as mesmas credenciais noutro dispositivo, o anterior sai. É o normal quando um tablet se avaria e é trocado por outro.

Para sair do modo quiosque no próprio dispositivo é preciso o PIN de desbloqueio. A partir do painel também pode Terminar sessão do dispositivo ou Regenerar credenciais, que cria uma palavra-passe e um PIN novos e faz sair o dispositivo que estivesse dentro.

Cartões QR e códigos

Cada pessoa tem o seu QR e o seu código de 6 dígitos. São os mesmos em todas as suas sucursais.

• Cartões QR. Um cartão por pessoa, do tamanho de um cartão de visita, para imprimir e plastificar. O QR só serve para registar no ponto de registo.
• Enviar por e-mail. Pode enviar o cartão, com o QR e o código, para o e-mail de cada pessoa, ou Enviar a todos por e-mail os de uma sucursal. Quem não tiver e-mail não o recebe, e o painel di-lo.
• A partir da ficha do funcionário. Enviar cartão no bloco Acesso à app envia-o a essa pessoa sem passar pela sucursal.
• Códigos. O código é para quem se esquece do cartão. Clique no olho para o ver ou copiar. Fica registado quem o fez.
• Regenerar. Se alguém perder o cartão, Regenerar QR deixa de aceitar o anterior assim que confirmar. Regenerar código faz o mesmo com o código.

Quem tem a aplicação vê também o seu QR nela, em O meu QR.

Rever as fotos

Em Rever estão as fotos de cada registo do dia, com nome, hora e tipo. Em cima vêm as rajadas: três ou mais registos seguidos no mesmo dispositivo, com menos de 30 segundos entre um e outro. Também se distinguem os registos Sem rosto e os que foram feitos Fora do raio.

Não é preciso ver mil fotos. Veem-se as rajadas e o que chama a atenção, e o resto está lá para quando for preciso.

Se uma foto não for da pessoa, toque nela e prima Não é a pessoa. O registo é anulado, e o QR e o código dessa pessoa deixam de servir. Terá de receber um cartão e um código novos. A pessoa recebe o aviso de qualquer registo rejeitado.

Quanto tempo se guardam as fotos

As fotos conservam-se 30 dias e depois apagam-se sozinhas. O registo conserva-se sempre. As fotos contam no armazenamento da sua empresa, tal como os documentos.

O que tem de dizer à sua equipa

A foto é um dado pessoal comum enquanto nenhuma máquina a usar para identificar ninguém. Informe a equipa de para que serve a foto, quem a pode ver e quanto tempo se guarda. Se tiver comissão de trabalhadores, consulte-a antes. O seu encarregado da proteção de dados deve validá-lo.

Estados de um ponto de registo

Desativar apaga a palavra-passe e o PIN, faz sair o dispositivo e deixa de contar na fatura. Os registos e as fotos mantêm-se, e pode voltar a ativá-lo quando quiser.

Quem o pode gerir

O proprietário e os administradores da empresa gerem o ponto de registo a partir do painel. Só o proprietário o pode contratar ou cancelar.

Problemas frequentes