Exportar a lista de funcionários
Este artigo explica como obter os dados do seu quadro de pessoal fora da plataforma e que alternativas existem enquanto a exportação direta do diretório não está disponível.
Estado da funcionalidade
O backoffice não dispõe hoje de um botão para exportar a lista de funcionários para CSV. A lista de Funcionários consulta-se, filtra-se e pesquisa-se no ecrã, mas não gera um ficheiro descarregável.
A importação de funcionários a partir de CSV, essa sim, está disponível: consulte mais abaixo.
O que pode exportar hoje
| Necessidade | Via disponível |
|---|---|
| Horas trabalhadas, presenças e ausências por funcionário e período | Relatório de assiduidade, em PDF ou Excel (XLSX) |
| Tarefas do período com o seu estado e cumprimento | Relatório de tarefas, em Excel (XLSX) |
| Justificação do registo de jornada perante uma inspeção | Relatório de conformidade legal |
Ambos os relatórios incluem a identificação do funcionário, pelo que uma exportação de assiduidade de um período alargado permite reconstruir a lista de pessoas ativas e os seus dados de referência.
Consulte Exportar dados para o detalhe de cada relatório.
Importar funcionários a partir de CSV
O sentido contrário está coberto. Se vem de outro sistema ou precisa de criar muitas pessoas de uma vez, pode carregar um ficheiro CSV com os dados dos seus funcionários e mapear as suas colunas com os campos da plataforma durante o processo de importação.
É a via recomendada num arranque com quadro de pessoal grande, em vez de criar os perfis um a um.
Se precisar do diretório completo
Para uma extração completa do diretório de funcionários —por exemplo, para uma auditoria, uma mudança de sistema ou o exercício do direito de portabilidade dos dados— escreva para hola@encodebiz.com a solicitá-la. A equipa de apoio pode facultar a extração.
Considerações RGPD
Qualquer ficheiro que saia da plataforma contém dados pessoais dos funcionários (nome, correio, documento de identificação) e passa a ser da responsabilidade da sua empresa:
- Armazenamento seguro. Guarde os ficheiros em localizações com acesso restrito, não em pastas partilhadas sem controlo.
- Transmissão protegida. Se enviar o ficheiro ao seu gabinete de contabilidade, use um canal cifrado ou proteja-o com palavra-passe.
- Minimização. Extraia apenas o período e os campos necessários para cada finalidade.
- Conservação. Elimine o ficheiro depois de cumprida a sua finalidade, salvo obrigação legal de o conservar.
Nota de perfil
A geração de relatórios está disponível para manager (nível 3) e owner (nível 4).