Criar e gerir funcionários
A gestão da equipa é o ponto de partida de qualquer operação no CheckBiz360. A partir do backoffice, os responsáveis da empresa podem integrar novos funcionários, atualizar a sua informação a qualquer momento e controlar o seu estado laboral ao longo do tempo.
Este artigo explica como criar um funcionário de raiz, que campos são obrigatórios e quais são opcionais, e como gerir os estados que uma pessoa pode atravessar durante a sua relação laboral com a organização.
Criar um novo funcionário
Campos obrigatórios
- Nome completo — Nome e apelidos tal como devem aparecer nos registos.
- Correio eletrónico — Endereço único na plataforma. É o identificador do funcionário e o endereço para onde é enviado o acesso inicial. Altera-se à parte, com Alterar e-mail, porque é com ele que a pessoa entra na aplicação. Ver Acesso à aplicação e alteração de e-mail.
- Telefone — Número de contacto, com indicativo internacional.
- Tipo de relação — *Pessoal* (quadro de pessoal da empresa) ou *Colaborador* (externo, freelancer ou prestador de serviços). Aparece na ficha junto ao estado, e não é um dado menor: os colaboradores não são incluídos no relatório de registo de jornada, que é obrigatório para a relação laboral. Ver Perfis e níveis de responsabilidade.
Passos para criar um funcionário
- Aceda ao backoffice com credenciais de manager ou owner.
- No menu lateral, selecione Funcionários e prima o botão de novo funcionário.
- Complete os dados pessoais obrigatórios.
- Ajuste as opções de segurança e os dados adicionais de que precise.
- Configure o calendário do funcionário se diferir do da sua sucursal.
- Guarde. O sistema cria o perfil e envia o correio de boas-vindas.
- Associe o funcionário à sua sucursal e atribua-lhe aí a sua responsabilidade e a sua função.
Email de boas-vindas automático
Ao guardar o perfil, o CheckBiz360 envia automaticamente um correio ao funcionário com as instruções para ativar a sua conta e aceder à aplicação móvel. Não exige qualquer ação adicional do administrador.
Na ficha, o bloco Acesso à app diz se esse correio foi entregue, se foi devolvido ou se a pessoa já usa a aplicação. É a partir daí que se reenvia o acesso. Explica-se em Acesso à aplicação e alteração de e-mail.
Opções de segurança e de trabalho
Três opções ativam-se ou desativam-se por funcionário:
| Opção | O que faz |
|---|---|
| Verificação em dois passos (2FA) | Exige um código temporário além da palavra-passe |
| Biometria obrigatória | O funcionário tem de se autenticar com impressão digital ou reconhecimento facial antes de o seu registo ser aceite |
| Trabalha fora do centro | Permite registar fora da geocerca da sucursal (antes chamava-se *Trabalho remoto*). Ao ativá-lo, a morada do funcionário passa a ser obrigatória, porque é a referência com que se valida o registo. Ver Trabalho fora do centro |
Outros campos
- Documento de identificação — Útil para auditorias e exportações de recursos humanos.
- Morada — Opcional, salvo se o trabalho fora do centro for ativado. Escolhe-se na pesquisa de moradas; não há campo de cidade à parte, porque a morada normalizada já a inclui.
- Calendário do funcionário — Horário próprio e exceções, quando diferem dos da sua sucursal. Se não for configurado, o funcionário herda o calendário da sucursal.
- Dados adicionais — Campos livres em formato chave/valor para informação própria da sua organização (número de funcionário, convenção coletiva, centro de custo…).
Ao associar o funcionário a uma sucursal definem-se ainda a sua responsabilidade nesse local, a sua função e a sua tarifa horária, sendo esta última a que alimenta a análise de custos.
Estados do funcionário
O CheckBiz360 contempla sete estados laborais, mais o estado Pendente para as fichas por completar:
| Estado | Descrição |
|---|---|
| Pendente | A ficha existe mas ainda não pode trabalhar, normalmente porque lhe falta o correio eletrónico (é habitual em fichas importadas a partir de uma integração). Não recebe acesso nem correio de boas-vindas, e não é faturada. Sai deste estado ao completar o correio. Não se atribui à mão. |
| Ativo | O funcionário trabalha com normalidade e tem acesso à plataforma. |
| Inativo | O funcionário não está operacional. É o estado usado ao terminar a relação laboral: o perfil e o seu histórico são conservados. |
| Férias | O funcionário encontra-se de férias. |
| Baixa médica | O funcionário está de baixa por doença. |
| Licença sem vencimento | O funcionário goza de uma licença sem vencimento. |
| Licença de paternidade | O funcionário está em licença de paternidade. |
| Licença de maternidade | A funcionária está em licença de maternidade. |
Para alterar o estado, abra o perfil do funcionário, prima Editar e selecione o novo estado. O filtro de estado da listagem de funcionários inclui Pendente, para localizar as fichas que falta completar.
Editar os dados de um funcionário
- Aceda a Funcionários no menu lateral.
- Localize o funcionário com a pesquisa ou os filtros.
- Clique no seu nome para abrir o perfil.
- Selecione Editar e efetue as alterações.
- Guarde.
As alterações produzem efeito de imediato. O correio eletrónico altera-se com o seu próprio botão, Alterar e-mail, que explica antes de confirmar tudo o que isso implica.
Desativar face a eliminar um funcionário
Estas duas ações têm consequências muito distintas:
- Desativar (estado *Inativo*): o funcionário perde o acesso à plataforma, mas todo o seu histórico —registos, documentos, tarefas, incidências— é conservado integralmente. É a opção correta quando termina a relação laboral ou quando é preciso suspender o acesso temporariamente.
- Eliminar: apaga o perfil de forma permanente. É irreversível. Reserve esta ação para casos excecionais, como um perfil criado por erro ou duplicado.
Quem pode realizar estas ações
A gestão de perfis está disponível para manager (nível 3) e owner (nível 4). Supervisores e workers não têm acesso à gestão de perfis de outros funcionários.
Dar entrada a muitas pessoas de uma vez
Se começa com uma equipa de trinta ou quarenta pessoas, não é preciso criá-las uma a uma. Na lista de funcionários, Importar descarrega um modelo de Excel com uma folha para as sucursais e outra para as pessoas; preenche-o, carrega-o e, antes de se criar o que quer que seja, vê o que vai acontecer com cada linha. As boas-vindas à aplicação enviam-se no fim, quando decidir. Explica-se em Dar entrada a sucursais e equipa a partir de Excel.