Dar entrada a sucursais e equipa a partir de Excel
O primeiro dia com o CheckBiz360 costuma começar com uma lista: a contabilidade envia a equipa, tem os centros numa folha, e criar quarenta fichas e seis sucursais uma a uma é uma tarde inteira. Não é preciso. Um modelo de Excel, um carregamento e uma revisão chegam para dar entrada a toda a empresa de uma vez, sem que nada se crie até confirmar.
O que resolve
- Toda a equipa e todos os centros de uma vez, a partir de uma folha com dois separadores.
- Vê antes de criar o que quer que seja. Cada sucursal e cada pessoa aparece com o que vai acontecer: nova, já existe, acrescentam-se sucursais, sem alterações ou com erro.
- Um erro não o trava. As linhas com erro ficam de fora; as restantes são criadas. Corrija o ficheiro e volte a carregá-lo: o que já foi criado não se duplica.
- As boas-vindas, quando decidir. Ao importar não se envia nenhum e-mail. Quando tiver verificado que está tudo bem, um botão envia as boas-vindas à aplicação às pessoas novas.
- Serve para crescer, não só para começar. Carregue-o outra vez com as pessoas novas: quem já existe é reconhecido pelo e-mail, e as sucursais pelo nome.
Como funciona, em três passos
| Passo | O que acontece |
|---|---|
| 1. Descarregar o modelo | A partir da lista de funcionários ou da de sucursais, com o botão Importar. |
| 2. Preenchê-lo e carregá-lo | Um separador para as sucursais e outro para as pessoas. Ao carregar não se cria nada ainda. |
| 3. Rever e confirmar | A plataforma mostra o que fará com cada linha. Só ao confirmar se cria. |
1. Descarregar o modelo
- Vá a Funcionários (ou a Sucursais) e carregue em Importar.
- Na janela Importar sucursais e pessoal, carregue em Descarregar modelo.
O modelo traz dois separadores, Sucursais e Funcionários, com linhas de exemplo que começam por EXCLUIR: pode apagá-las ou deixá-las, não se importam.
Separador Sucursais
| Coluna | O que escrever |
|---|---|
| Nome * | Como chama ao centro. É o nome que usará no separador Funcionários. |
| Morada * | Rua e número. É onde a sua equipa vai picar o ponto. |
| Código postal, País | Se não os indicar, completam-se a partir da morada. |
| NIF | O desse centro, se tiver um próprio. |
| Raio de picagem (m) | Até que distância do centro se admite a picagem. Em branco, o raio habitual. |
Uma morada sem número de porta não chega: se só se localizar de forma aproximada, a linha sai com erro e pede rua e número.
Separador Funcionários
| Coluna | O que escrever |
|---|---|
| Nome completo * | Nome e apelidos. |
| Email * | Com ele entra na aplicação e recebe as boas-vindas. É o que identifica a pessoa: se já existir, não se cria outra. |
| Telefone, NIF/CC | Opcionais. |
| Cargo | A sua ocupação. Se ainda não existir no seu catálogo de cargos, é adicionada; a revisão avisa quais são novos. |
| Tipo | Quadro ou Colaborador. Em branco, quadro. |
| Sucursal * | O nome do seu centro, tal como está no separador Sucursais ou como já se chama no CheckBiz360. Se trabalha em várias, separe-as com ponto e vírgula. |
| Responsabilidade | Trabalhador, Supervisor ou Gerente nesse centro. Em branco, trabalhador. |
| Preço hora | O que alimenta a análise de custos. Em branco, o do cargo, se já existir. |
| Horário | Deixe-o em branco. A opção Por tarefas aparece no modelo, mas a sua aplicação precisa da próxima versão para a mostrar: não a use ainda. |
As colunas com asterisco são obrigatórias.
2. Carregar o ficheiro
Carregue em Escolher ficheiro, selecione o modelo preenchido e carregue em Rever. Aceita-se Excel (.xlsx) até 2 MB e 2.000 pessoas. Se carregar um ficheiro que não é o modelo, a plataforma di-lo e não lê nada.
Enquanto lê o ficheiro verifica as moradas, por isso com muitos centros demora uns segundos.
3. Rever o que se vai fazer
Antes de confirmar vê duas tabelas, Sucursais e Pessoas, cada linha com o seu estado:
| Estado | Significa |
|---|---|
| Nova | Vai ser criada. Nas sucursais, com a morada tal como foi localizada (exata ou aproximada na rua). |
| Já existe | Não se toca. |
| Acrescentam-se sucursais | A pessoa já existia e ganha os centros novos da sua linha. |
| Atualiza-se o horário | Só muda o seu modo de horário. |
| Sem alterações | Nada a fazer com essa linha. |
| Erro | Essa linha não se importa: a observação diz porquê (uma morada imprecisa, um e-mail mal escrito, uma sucursal que não existe). As restantes linhas importam-se. |
Em cima, um resumo: quantas sucursais e pessoas novas, quantas já existiam, quantas com erro, e quantas pessoas ativas se acrescentam à sua fatura.
Se quiser corrigir algo, corrija o ficheiro e carregue em Carregar outro ficheiro. Se fechar a janela sem confirmar, não se cria nada.
Quando estiver conforme, carregue em Confirmar e importar. Vê-se o progresso; pode fechar a janela e a importação continua. Se não terminar, Tentar de novo continua onde ficou sem duplicar nada.
4. Enviar as boas-vindas
Ao terminar, a janela diz quantas pessoas novas ainda não receberam as boas-vindas à aplicação. Quando tiver verificado que as suas fichas estão bem, carregue em Enviar boas-vindas: cada pessoa recebe o e-mail com que entra pela primeira vez na aplicação. Se preferir enviá-las mais tarde, feche a janela: as pessoas ficam criadas na mesma.
Quem pode importar
Proprietários e administradores da empresa. Cada pessoa ativa criada conta na fatura a partir desse momento, tal como se lhe tivesse dado entrada à mão.