Revisão e validação de registos

O estado «pendente de validação do funcionário»

O estado pending-employee-validation indica que um registo ou jornada existe no sistema mas está à espera de que o funcionário o confirme. Enquanto permanece neste estado, o registo não conta como tempo trabalhado.

Este estado é visível tanto para o funcionário (através da aplicação) como para o responsável (a partir do backoffice).

Quando se gera um registo pendente de validação

Existem duas situações principais em que um registo entra no estado pending-employee-validation:

Pedido de jornada manual: quando um manager ou supervisor cria uma jornada em nome do funcionário (Modo A ou Modo B), o sistema atribui automaticamente este estado até que o funcionário responda. Consulte o artigo Solicitar jornada manual para mais detalhe.

Correção do gestor: quando um responsável propõe corrigir um registo existente do funcionário (por exemplo, ajusta a hora de entrada ou de saída), a alteração não é aplicada até que o funcionário a aceite. Entretanto, o registo fica pendente de validação. A hora proposta não pode ser futura: o formulário não o permite e o servidor recusa-a com checklog_update/future_not_allowed.

Como o funcionário valida ou recusa um registo pendente

O funcionário recebe uma notificação push no seu dispositivo móvel quando há um registo pendente de validação. Para o tratar:

1. Toque na notificação ou abra a aplicação do CheckBiz360.
2. Navegue até à secção Notificações e selecione a notificação de atualização de registo.
3. Reveja os detalhes do registo: data, hora de entrada, hora de saída, sucursal e motivo indicado pelo responsável.
4. Selecione Aceitar ou Recusar, consoante o caso.

O ecrã de revisão está disponível na rota /notifications/checklog-update/:id, onde :id corresponde ao identificador único do registo de assiduidade.

O que acontece se o funcionário aceitar

O registo passa ao estado valid. A partir desse momento, conta como tempo trabalhado e fica incorporado no cálculo de horas da jornada; no caso de uma correção, a hora corrigida é a que figura no relatório de registo de jornada. O sistema regista a ação de validação no histórico de auditoria com a data, a hora e o identificador do funcionário que a realizou.

O que acontece se o funcionário recusar

O resultado depende do que é recusado:

• Uma correção de um registo existente. O registo volta a ficar como estava antes da proposta: a hora original não é tocada e recupera o seu estado anterior, pelo que continua a contar no registo de jornada. A recusa, com o seu motivo, fica anotada no histórico de alterações do registo.
• Uma jornada manual. Como o registo não existia antes da proposta, fica marcado com o estado failed e o motivo da recusa. Permanece no sistema para auditoria, mas não conta como horas trabalhadas.

Em ambos os casos, o responsável pode iniciar uma nova proposta corrigida ou resolver a incidência manualmente.

O que acontece se o funcionário não responder

Se o funcionário não validar nem recusar o registo, este permanece indefinidamente no estado pending-employee-validation. Não existe um prazo de expiração automática por omissão.

Nestes casos, o registo aparece como pendente no backoffice e tem de ser resolvido manualmente. Os responsáveis com perfil manager ou owner podem:

• Aprovar o registo diretamente a partir do backoffice, sem necessidade da validação do funcionário.
• Recusá-lo e encerrar a incidência com um motivo gravado.
• Contactar o funcionário para que resolva a validação pendente a partir da aplicação.

Vista de pendentes no backoffice

O backoffice do CheckBiz360 inclui uma vista específica para gerir os registos pendentes de validação. A partir deste ecrã, o responsável pode:

• Ver todos os registos no estado pending-employee-validation da sua sucursal ou entidade.
• Filtrar por funcionário, data ou sucursal.
• Aceder ao detalhe de cada registo para rever o histórico de alterações.
• Aprovar ou recusar registos de forma individual ou em massa.

Esta vista foi pensada para que o responsável tenha uma visão centralizada de todas as incidências pendentes e as possa resolver sem ter de percorrer registo a registo o histórico de cada funcionário.

Perfis com acesso a esta funcionalidade

Os utilizadores com perfil funcionário podem validar ou recusar registos pendentes a partir da aplicação. Os utilizadores com perfil manager ou owner podem resolver pendentes a partir do backoffice, incluindo a aprovação sem validação do funcionário.