Solicitar jornada manual

O que é um pedido de jornada manual

Uma jornada manual é um registo de assiduidade criado por um responsável em nome de um funcionário, com carácter retroativo ou diferido. Ao contrário do registo comum, não exige que o funcionário esteja presente com o seu dispositivo no momento do registo.

O sistema distingue dois modos de criação de jornada manual consoante o contexto em que se encontra a jornada do funcionário:

Modo A — Jornada completa

Utiliza-se quando o funcionário não registou qualquer evento durante a jornada: nem entrada nem saída.

Neste modo, o responsável cria em simultâneo uma entrada e uma saída para uma data específica. Se o responsável não indicar as horas concretas, o sistema preenche-as automaticamente utilizando as horas do turno do calendário efetivo atribuído ao funcionário para esse dia.

Este modo é adequado para situações como:

• O funcionário trabalhou mas esqueceu-se ou não conseguiu registar em momento algum.
• Regista-se uma assiduidade correspondente a um dia anterior.
• O funcionário esteve presente mas o seu dispositivo não funcionou durante toda a jornada.

Modo B — Apenas saída

Utiliza-se quando o funcionário já tem uma entrada válida em aberto: entrou e foi registado corretamente, mas não registou a saída.

Neste modo, o responsável cria apenas a saída correspondente para fechar a jornada. A entrada existente não é modificada.

Este modo é o adequado para situações como:

• O funcionário esqueceu-se de registar a saída no fim do turno.
• O funcionário não conseguiu registar a saída por um problema técnico no fim da jornada.
• A jornada aparece no estado incomplete_workday e tem de ser fechada.

Como criar uma jornada manual

1. Aceda ao backoffice com perfil manager ou owner.
2. Navegue até à secção Assiduidade ou até ao perfil do funcionário.
3. Selecione a opção Nova jornada manual ou Solicitar jornada manual.
4. Escolha o funcionário, a sucursal e a data da jornada.
5. Selecione o modo correspondente (jornada completa ou apenas saída).
6. Introduza as horas se quiser especificá-las manualmente, ou deixe que o sistema as complete de acordo com o turno.
7. Indique o motivo do pedido. Este campo é obrigatório e ficará gravado no histórico de auditoria.
8. Confirme o pedido.

O que acontece depois de criar o pedido

Uma vez criada a jornada manual, o sistema realiza automaticamente as seguintes ações:

Estado inicial: pendente de validação

A jornada manual fica no estado pending-employee-validation. Isto significa que o registo existe no sistema mas não conta como horas trabalhadas até que o funcionário o aceite. Este mecanismo protege o funcionário face a modificações não autorizadas do seu registo de assiduidade.

Notificação push ao funcionário

O funcionário recebe uma notificação push no seu dispositivo a informá-lo de que foi criada uma jornada manual em seu nome. A notificação convida-o a rever e a validar ou recusar o registo.

Validação ou recusa pelo funcionário

O funcionário acede ao ecrã de notificações da aplicação e revê os detalhes da jornada proposta: data, horas, sucursal e motivo indicado pelo responsável.

• Se o funcionário aceitar, a jornada passa ao estado valid e começa a contar como horas trabalhadas.
• Se o funcionário recusar, a jornada fica marcada como failed com o motivo da recusa.

Rastreabilidade da jornada manual

Cada pedido de jornada manual fica gravado no histórico de alterações com a seguinte informação:

• Identificador único da entrada.
• Data e hora em que o pedido foi efetuado.
• Ação realizada (manual_request_created ou manual_checkout_created, consoante o modo).
• UID do utilizador responsável que criou o pedido.
• Dados do estado anterior e do novo estado da jornada.

Este registo é imutável. Não pode ser modificado nem eliminado, o que garante a integridade do histórico perante inspeções do trabalho ou auditorias internas.

Perfis com acesso a esta funcionalidade

A criação de jornadas manuais está restrita a utilizadores com perfil manager ou owner. Os funcionários com perfil funcionário só podem validar ou recusar as jornadas manuais que lhes sejam atribuídas.