Rastreabilidade e histórico de alterações
Cada registo no CheckBiz360 tem associado um registo completo e imutável de todas as modificações que foram efetuadas sobre ele desde a sua criação. Este histórico de alterações é a base do sistema de auditoria do controlo de assiduidade e permite demonstrar, perante qualquer inspeção ou revisão interna, quem realizou cada alteração, quando e sobre que dados.
O que é o histórico de alterações
O histórico de alterações é um registo associado a cada registo de assiduidade que armazena de forma cronológica todas as intervenções que modificaram esse registo. Cada elemento representa uma ação concreta e contém toda a informação necessária para reconstruir o histórico completo do registo.
Ao contrário de outros dados do sistema que podem ser editados, o histórico de alterações é imutável. As entradas não podem ser modificadas nem eliminadas depois de gravadas. Isto garante a integridade do histórico e a sua validade como prova documental.
Estrutura de cada entrada do histórico
Cada registo no histórico de alterações contém os seguintes campos:
| Campo | Descrição |
|---|---|
id | Identificador único da entrada de auditoria |
| Data e hora | Timestamp exato do momento em que a alteração foi efetuada |
| Ação | Tipo de modificação realizada (ver tabela de ações) |
| UID do utilizador | Identificador do utilizador que executou a ação |
| Estado anterior | Dados do registo antes da alteração |
| Estado novo | Dados do registo após a alteração |
Tipos de ação registados
| Ação | Significado |
|---|---|
created | Criação do registo original pelo funcionário |
updated | Modificação de um dado do registo por um responsável |
manual_request_created | Criação de jornada completa manual (Modo A) |
manual_checkout_created | Criação de saída manual sobre entrada em aberto (Modo B) |
Porque é que o histórico é imutável
A imutabilidade do histórico de alterações responde a duas necessidades fundamentais:
Integridade do dado: uma vez registada uma ação, não pode ser alterada. Isto significa que o histórico reflete fielmente o que aconteceu, sem possibilidade de reescrita posterior.
Valor probatório: no âmbito laboral, os registos de controlo de horários têm valor como prova perante a Inspeção do Trabalho. Um histórico imutável e rastreável é a garantia de que o dado não foi manipulado depois do facto. Se um registo for modificado posteriormente, o histórico mostra tanto o dado original como o modificado, e quem efetuou a alteração.
Como ver o histórico de alterações de um registo
- Aceda ao backoffice com perfil manager ou owner.
- Navegue até à secção Assiduidade do funcionário correspondente.
- Selecione o registo ou jornada cujo histórico pretende rever.
- Abra o separador ou secção Histórico de alterações ou Auditoria.
- O sistema mostrará todas as entradas do histórico de alterações por ordem cronológica, com os detalhes de cada ação.
Cada entrada mostra o nome ou identificador do utilizador que efetuou a alteração, a data e hora exatas, a ação executada e os valores anteriores e posteriores dos campos modificados.
Caso de utilização legal: inspeção do trabalho
Perante uma inspeção do trabalho, a empresa pode precisar de demonstrar que os registos de assiduidade estão íntegros, não foram alterados de forma fraudulenta e refletem fielmente a jornada real dos funcionários.
Com o CheckBiz360, o responsável pode aceder ao histórico de qualquer registo e mostrar:
- Quem registou originalmente e a partir de que dispositivo.
- Se um responsável efetuou alguma modificação posterior, quando e com que motivo.
- Se o funcionário validou ou recusou alguma jornada manual.
- Que dados tinha o registo antes e depois de qualquer alteração.
Esta rastreabilidade completa cobre os requisitos de conservação e transparência exigidos pela regulamentação de registo de horários em vigor.
Exportação do histórico para auditorias
O histórico de alterações pode ser exportado a partir do backoffice para utilização em auditorias internas ou perante pedidos da Inspeção do Trabalho.
- A partir da vista de assiduidade ou do relatório de auditoria, selecione o intervalo de datas e os funcionários a incluir.
- Escolha o formato de exportação disponível (PDF, CSV ou outros, consoante a configuração da entidade).
- Descarregue o ficheiro gerado.
O documento exportado inclui, para cada registo, tanto os dados do registo como o histórico completo de intervenções.
Perfis com acesso a esta funcionalidade
A consulta do histórico de alterações está disponível para os perfis manager e owner. Os funcionários não têm acesso direto ao histórico técnico de auditoria, embora possam ver o estado atual dos seus registos e as notificações de alterações que os afetam.