O que é o módulo documental
O módulo documental do CheckBiz360 permite às empresas gerir, distribuir e arquivar documentos laborais diretamente na plataforma. Ao contrário de um repositório genérico de ficheiros, cada documento fica associado a um funcionário concreto e à sua relação laboral com a entidade, o que transforma o sistema num processo digital de pessoal estruturado e rastreável.
O módulo faz parte da subscrição: está disponível em Documentos, no menu lateral do backoffice, independentemente do plano contratado.
Para que serve
A gestão documental no CheckBiz360 responde a uma necessidade habitual nos departamentos de recursos humanos: distribuir documentos laborais de forma ordenada, garantir que o funcionário os recebe e os pode consultar, e manter um arquivo digital organizado por tipo de documento e período.
Com o módulo documental pode:
- Carregar recibos de vencimento, contratos, certificados e outros documentos laborais a partir do backoffice.
- Dirigir cada documento a um funcionário concreto, a toda uma sucursal ou a toda a entidade.
- Enviar uma notificação push ao funcionário no momento da publicação.
- Controlar que perfis podem ver cada documento.
- Exigir confirmação de leitura e verificar quem a deu e quem não.
- Arquivar um documento quando deixa de estar em vigor, sem o perder.
Tipos de documentos que se podem gerir
O módulo classifica os documentos em doze tipos:
| Tipo | Exemplos habituais |
|---|---|
| Recibo de vencimento | Recibo salarial mensal, acerto final |
| Contrato | Contrato inicial, renovações, alterações de condições |
| Repreensão | Carta de repreensão disciplinar |
| Chamada de atenção | Aviso prévio, advertência formal |
| Comprovativo | Comprovativos de ausência e de licenças |
| Certificado | Certificado de empresa, de carreira contributiva, de retenções |
| Política | Política de empresa, código de conduta |
| Procedimento | Instrução de trabalho, protocolo operacional |
| Prevenção de riscos | Avaliação de riscos, formação em segurança, entrega de EPI |
| Protocolo de sucursal | Normas específicas de um local de trabalho |
| Documento de projeto | Documentação associada a um projeto ou cliente |
| Outro | Qualquer documento que não se enquadre nos anteriores |
O tipo é atribuído ao carregar o documento e facilita os filtros de pesquisa, tanto para os gestores como para o funcionário a partir da aplicação.
Âmbito do documento
Além do tipo, cada documento tem um âmbito que determina a quem se dirige:
- Funcionário — um documento pessoal, como um recibo de vencimento ou um contrato.
- Sucursal — dirigido a todo o pessoal de um local, como um protocolo de abertura.
- Entidade — dirigido a todo o quadro de pessoal, como uma política de empresa.
Diferença face a um sistema de armazenamento genérico
Um serviço de armazenamento genérico —como uma pasta partilhada na nuvem— guarda ficheiros sem contexto. O CheckBiz360 não é isso.
No CheckBiz360, cada documento sabe a quem pertence, a que relação laboral corresponde, que perfil o pode ver e se o funcionário confirmou a leitura ou não. Isto permite, por exemplo, que quando um funcionário abre a aplicação veja apenas os seus próprios documentos e não os do resto da equipa, ou que um manager possa filtrar todos os contratos em vigor da sua sucursal sem ter de organizar pastas manualmente.
Esta associação ao funcionário e à sua relação laboral é o que faz do módulo um processo de pessoal e não um armazém de ficheiros.
Casos de utilização por perfil
Responsável de recursos humanos ou Manager
Todos os meses, o responsável carrega os recibos de vencimento dos funcionários a partir do backoffice. Seleciona o ficheiro, indica a categoria, o período e o funcionário destinatário, e marca se pretende enviar uma notificação push. O funcionário recebe a notificação no seu dispositivo e, ao tocar nela, acede diretamente ao documento na aplicação.
Se o documento exigir confirmação de leitura, o responsável ativa essa opção antes de publicar. O sistema regista a data e a hora em que o funcionário confirma a leitura, e sobre que versão do documento o fez.
Supervisor
O supervisor pode consultar os documentos dos funcionários da sua equipa cuja visibilidade o permita. O carregamento e a configuração de visibilidade reservam-se habitualmente ao nível de manager ou superior; alguns tipos de documento estão ainda restritos por perfil e devolvem o erro documents/restricted_document_type a quem não tem nível suficiente.
Funcionário (Worker)
O funcionário acede aos seus documentos a partir da aplicação móvel, na secção de documentos. Só vê os que lhe foram atribuídos e cuja visibilidade o alcança. Pode descarregá-los e, se lhe for solicitado, confirmar a leitura a partir do próprio dispositivo.