Carregar e organizar documentos

Antes de começar

Para carregar documentos precisa de ter o perfil de Manager ou Owner na entidade. Os supervisores podem ter acesso a esta função se o manager lhes tiver delegado essa permissão. Se não vir a opção de carregamento no seu painel, confirme com o responsável da entidade as suas permissões.

Os formatos aceites são PDF e imagens (JPG, PNG), com um máximo de 10 MB por ficheiro. Um ficheiro maior é recusado com o erro documents/file_too_large, e um formato não admitido com documents/invalid_mime_type.

Recomenda-se o PDF: é o que garante que o documento é visualizado corretamente em qualquer dispositivo, sobretudo na aplicação móvel do funcionário.

Como carregar um documento

1. Aceda ao backoffice e navegue até à secção Documentos do menu principal.
2. Prima o botão Novo documento.
3. Preencha os campos do formulário tal como se descreve na secção seguinte.
4. Anexe o ficheiro a partir do seu dispositivo.
5. Reveja os dados e prima Guardar ou Publicar, consoante o caso.

Campos do formulário

Título

O título é o nome com que o funcionário verá o documento na sua aplicação. Seja descritivo e consistente no formato que a sua empresa usa. Um exemplo habitual é: Recibo de vencimento - Março 2026.

Descrição

Campo opcional que permite acrescentar contexto ao documento. Pode usá-lo para indicar o período que abrange, se contém alguma correção face a versões anteriores ou qualquer instrução para o funcionário.

Tipo de documento

Selecione o tipo que corresponder. Existem doze:

• Recibo de vencimento: recibos salariais, acertos, complementos.
• Contrato: contratos de trabalho, renovações, alterações de condições.
• Repreensão e Chamada de atenção: documentação disciplinar.
• Comprovativo: comprovativos de ausência e de licenças.
• Certificado: certificados de empresa, de carreira contributiva, de retenções.
• Política: políticas de empresa, código de conduta.
• Procedimento: instruções de trabalho, protocolos operacionais.
• Prevenção de riscos: avaliações de riscos, formação em segurança, entrega de EPI.
• Protocolo de sucursal: normas específicas de um local.
• Documento de projeto: documentação associada a um projeto ou cliente.
• Outro: qualquer documento que não se enquadre nos anteriores.

Âmbito

Além do tipo, cada documento tem um âmbito que determina a quem se dirige:

• Funcionário: um documento pessoal, como um recibo de vencimento ou um contrato.
• Sucursal: dirigido a todo o pessoal de um local, como um protocolo de abertura.
• Entidade: dirigido a todo o quadro de pessoal, como uma política de empresa.

O âmbito determina também o modo de confirmação de leitura disponível: de um funcionário concreto, dos funcionários de uma sucursal ou de toda a entidade.

Funcionário ou funcionários destinatários

Pode atribuir o documento a um único funcionário ou a vários de uma só vez. Quando atribui o mesmo documento a vários funcionários —por exemplo, uma circular informativa— o sistema cria uma entrada de documento por cada funcionário, de modo que cada um acede à sua própria cópia e a rastreabilidade fica separada por pessoa.

Para atribuir vários destinatários, use o campo de pesquisa de funcionários e selecione-os um a um ou através dos filtros de sucursal ou departamento, se os tiver configurados.

Visibilidade: o campo privado

O campo Privado controla se o funcionário pode ver o documento a partir da sua aplicação.

• Privado desativado (público): o funcionário pode ver e descarregar o documento a partir do momento em que é publicado.
• Privado ativado: o documento só é visível para os gestores com acesso ao backoffice. O funcionário não o verá na sua aplicação ainda que o documento exista no sistema.

Este campo é útil quando precisa de carregar documentação interna de carácter sensível —como notas disciplinares ou avaliações confidenciais— sem que o funcionário lhe aceda até que o decida.

Organizar o arquivo documental

À medida que o volume de documentos cresce, manter o arquivo organizado torna-se fundamental para localizar documentos rapidamente.

Aplique estas convenções desde o início:

• Título consistente: use sempre o mesmo formato de nome, por exemplo [Tipo] - [Funcionário/Período].
• Tipo correto: não use «Outro» como categoria de recurso. Com doze tipos disponíveis, quase tudo tem o seu lugar, e o tipo condiciona quem pode ver o documento.
• Períodos claros na descrição: sobretudo em recibos de vencimento, indique o mês e o ano no título ou na descrição.

Os filtros do painel de documentos permitem-lhe pesquisar por tipo, por âmbito, por funcionário e por data de carregamento, o que facilita a gestão mesmo quando o arquivo contém centenas de documentos.