Recibos de vencimento e contratos

Gestão de recibos de vencimento

Fluxo mensal de carregamento

O processo habitual de distribuição de recibos de vencimento no CheckBiz360 segue estes passos:

1. No fecho de cada período, gere os recibos salariais a partir do seu software de processamento salarial ou do gabinete de contabilidade, em formato PDF.
2. Aceda ao backoffice do CheckBiz360 e navegue até à secção Documentos.
3. Crie um documento novo e selecione o tipo Recibo de vencimento.
4. Atribua o documento ao funcionário correspondente e indique o período no título, por exemplo: Recibo de vencimento - Abril 2026.
5. Ative a opção de notificação push se quiser que o funcionário receba um aviso no seu dispositivo.
6. Publique o documento.

O funcionário recebe a notificação na sua aplicação, toca nela e acede diretamente ao detalhe do documento, onde o pode visualizar e descarregar.

Se trabalha com muitos funcionários, repita o processo documento a documento: o carregamento em lote não está disponível na versão atual. Mantenha o mesmo formato de título em todos os registos para facilitar as pesquisas posteriores.

Acesso do funcionário a partir da aplicação

Uma vez publicado o recibo, o funcionário pode consultá-lo na secção de documentos da aplicação móvel. Pode descarregar o PDF diretamente para o seu dispositivo para o conservar ou partilhar se precisar.

O histórico de recibos fica acessível de forma acumulada, de modo que o funcionário pode consultar recibos de meses anteriores sem necessidade de os solicitar ao departamento de recursos humanos.

Boas práticas para a gestão de recibos de vencimento

• Carregue sempre o documento em formato PDF para assegurar a compatibilidade de visualização em iOS e Android.
• Use um formato de título uniforme que inclua o tipo de documento e o período: Recibo de vencimento - Mês Ano.
• Se um recibo contiver uma correção face a um mês anterior, arquive o recibo incorreto e carregue o corrigido como documento novo, indicando-o na descrição.
• Se trabalha com um gabinete de contabilidade externo, acorde com ele que lhe entregue os ficheiros com nomes padronizados para facilitar o carregamento.

Gestão de contratos

Registo de um novo contrato

Quando ocorre uma nova contratação, o processo para registar o contrato no CheckBiz360 é o seguinte:

1. Gere o contrato assinado (ou por assinar, consoante o momento) em formato PDF.
2. Aceda ao módulo documental e crie um documento novo com o tipo Contrato.
3. Atribua-o ao funcionário e indique no título o tipo de contrato e a data de início, por exemplo: Contrato sem termo - 01/05/2026.
4. Se precisar de constância de que o funcionário o recebeu, ative a confirmação de leitura antes de publicar.
5. Publique o documento.

Renovações e alterações

Quando um contrato é renovado ou as condições laborais mudam, arquive o contrato anterior e carregue o novo. O histórico automático de versões está no roadmap, pelo que a rastreabilidade se mantém através do arquivo e de uma convenção de títulos coerente.

Para alterações parciais —como um anexo de mudança de horário ou um aumento salarial— pode carregar o anexo como um documento separado com o tipo Contrato e indicar na descrição a que contrato principal se refere.

Conservação documental e obrigações legais

A legislação laboral espanhola estabelece prazos mínimos de conservação para os documentos laborais. Em termos gerais:

• Recibos de vencimento e recibos salariais: quatro anos, ao abrigo da Lei Geral da Segurança Social.
• Contratos de trabalho e documentos relacionados: quatro anos a contar do fim da relação laboral, ao abrigo do Estatuto dos Trabalhadores e da legislação fiscal.
• Documentos com relevância fiscal: seis anos ao abrigo do Código Comercial, e até dez anos em certos casos fiscais.

O CheckBiz360 mantém o arquivo documental ativo enquanto a entidade tiver a conta ativa. Recomenda-se realizar exportações periódicas do arquivo documental como cópia de segurança externa, sobretudo perante mudanças de plano, saídas de funcionários ou processos de auditoria.