Permissões de acesso documental
O módulo documental do CheckBiz360 aplica um modelo de permissões baseado em perfis que determina que ações cada utilizador pode realizar sobre os documentos. Compreender esta estrutura é fundamental para configurar corretamente o acesso, proteger a documentação sensível e garantir que cada pessoa da organização vê apenas o que lhe diz respeito.
Perfis e permissões gerais
O CheckBiz360 define quatro perfis principais com diferentes níveis de acesso ao módulo documental:
| Ação | Worker | Supervisor | Manager | Owner |
|---|---|---|---|---|
| Ver documentos próprios | Sim (públicos) | Sim (públicos) | Sim (todos) | Sim (todos) |
| Ver documentos de outros funcionários | Não | Só a sua equipa (se tiver permissão) | Sim (a sua entidade) | Sim (toda a entidade) |
| Carregar documentos | Não | Consoante delegação | Sim | Sim |
| Editar documentos | Não | Consoante delegação | Sim | Sim |
| Eliminar documentos | Não | Não | Sim | Sim |
| Solicitar assinatura | Não | Não | Sim | Sim |
| Confirmar leitura | Sim (os próprios) | Sim (os próprios) | Não aplicável | Não aplicável |
| Ver documentos privados | Não | Consoante delegação | Sim | Sim |
| Exportar documentos | Não | Não | Sim | Sim |
Visibilidade de recibos de vencimento e contratos
Os recibos de vencimento e os contratos são os tipos de documentos mais habituais e também os que com maior frequência geram dúvidas sobre quem lhes pode aceder.
Recibos de vencimento
- Owner e Manager: podem ver os recibos de todos os funcionários da entidade, independentemente de estarem marcados como privados ou não.
- Supervisor: pode ver os recibos dos funcionários da sua equipa unicamente se o manager lhe tiver concedido acesso explícito aos documentos dessa equipa. Por omissão, o supervisor não tem acesso aos recibos.
- Worker: pode ver os seus próprios recibos se não estiverem marcados como privados. Não pode ver os recibos de nenhum outro funcionário.
Contratos
As mesmas regras aplicam-se aos contratos. Um funcionário pode ver o seu próprio contrato se estiver publicado e não for privado. Não pode ver os contratos dos seus colegas.
Restrições pelo campo privado
Quando um documento tem o campo private ativado, as restrições de visibilidade aplicam-se da seguinte forma:
- O documento é invisível para o funcionário (Worker), independentemente de estar publicado.
- O supervisor só pode ver o documento se tiver permissões delegadas para gerir documentos da equipa afetada e se o manager lhe tiver concedido expressamente acesso a documentos privados.
- O Manager e o Owner podem sempre ver todos os documentos, incluindo os privados.
Esta hierarquia garante que a informação sensível —como notas disciplinares, avaliações ou cartas de repreensão— permanece protegida face a acessos não autorizados.
Delegação de permissões de Manager para Supervisor
O manager pode alargar as permissões de um supervisor para incluir a gestão documental da sua equipa. Isto permite que o supervisor assuma responsabilidades de carregamento e organização de documentos sem necessidade de lhe dar acesso completo de manager.
A delegação pode abranger:
- Carregamento de documentos: o supervisor pode criar e publicar documentos para os funcionários da sua equipa.
- Edição de documentos: o supervisor pode modificar os metadados de documentos existentes da sua equipa.
- Visibilidade de documentos privados: o supervisor pode ver os documentos marcados como privados dos funcionários da sua equipa.
Para configurar a delegação de permissões:
- Aceda ao backoffice como Manager ou Owner.
- Navegue até à secção de Gestão de funcionários ou Configuração de equipas.
- Selecione o supervisor a quem pretende delegar permissões.
- Na secção de permissões do supervisor, ative as opções documentais correspondentes.
- Guarde as alterações.
Permissões de eliminação
A eliminação de documentos é uma ação irreversível que apenas os utilizadores com perfil Manager ou Owner podem realizar. Antes de eliminar um documento, verifique:
- Se o documento tiver assinatura registada, a eliminação apagará também o registo de rastreabilidade da assinatura.
- Se o documento fizer parte de um processo que deve ser conservado por obrigação legal, não o elimine ainda que a sua utilidade operacional imediata tenha terminado.
Recomenda-se marcar os documentos obsoletos como privados em vez de os eliminar, sobretudo em documentos com assinatura ou com relevância laboral, para conservar o histórico sem expor o documento ao funcionário.