Histórico de versões

Numa versão futura do CheckBiz360 estará disponível um histórico de versões automático que permitirá consultar todas as revisões que um documento teve ao longo do tempo, quem efetuou cada alteração e quando, diretamente a partir do backoffice. Os gestores poderão aceder a versões anteriores e os funcionários verão sempre a versão em vigor na sua aplicação.

Como gerir atualizações de documentos na versão atual

Embora o histórico de versões automático ainda não esteja disponível, é perfeitamente possível manter a documentação atualizada no CheckBiz360 seguindo um fluxo manual simples e consistente.

Arquivar a versão anterior

Quando um documento existente fica obsoleto —por uma alteração contratual, um recibo de vencimento corrigido ou uma atualização de procedimento—, o primeiro passo é arquivar o documento anterior para que deixe de ser visível para os funcionários sem o eliminar de forma permanente. O arquivo é lógico: o documento deixa de aparecer na vista ativa, mas os gestores com acesso ao backoffice podem consultá-lo se for necessário.

Para arquivar um documento:

1. Aceda ao backoffice e localize o documento que pretende retirar.
2. Abra o detalhe do documento.
3. Selecione a opção Arquivar. O documento passará ao estado arquivado e deixará de estar visível para os funcionários.

Carregar a nova versão como documento novo

Depois de arquivado o documento anterior, crie um novo documento com o ficheiro atualizado. Pode reutilizar o mesmo título e categoria para manter a coerência do arquivo documental e atribuir os mesmos destinatários.

Se o documento exigia confirmação de leitura, ative-a de novo no documento novo para que os funcionários confirmem a receção da versão atualizada.

Convenção de nomenclatura recomendada

Para facilitar a consulta histórica enquanto o histórico automático não está disponível, recomenda-se incluir uma referência de data ou de versão no título do documento. Por exemplo:

• Contrato de trabalho — Atualização maio 2025
• Recibo de vencimento março 2025 (corrigido)
• Protocolo de segurança no trabalho — v2

Isto permite identificar num relance, tanto no backoffice como no arquivo, que documento corresponde a cada momento e evita confusões quando existem várias versões do mesmo tipo de documento para o mesmo funcionário.

Casos de utilização habituais

Contrato alterado

Quando se altera um contrato de trabalho —por um aumento salarial, uma mudança de categoria ou uma alteração de horário—, arquive o contrato anterior e carregue o novo como documento independente. Atribua o mesmo funcionário e categoria para manter a rastreabilidade do processo.

Recibo de vencimento com correção

Se for detetado um erro num recibo já publicado, arquive o recibo incorreto e carregue a versão corrigida como um novo documento. Se necessário, envie uma notificação ao funcionário para que tome conhecimento da correção e confirme a receção do documento retificado.

Certificado renovado

Os certificados de empresa ou de situação de baixa têm uma validade determinada. Quando é emitido um certificado atualizado, arquive o anterior e carregue o novo com a data de emissão refletida no título.