Documentos privados

Este mecanismo permite gerir documentação de carácter sensível —como avaliações de desempenho, cartas de repreensão ou documentos de natureza disciplinar— sem que o funcionário lhe aceda antes de o responsável o considerar oportuno.

O que significa um documento ser privado

Quando o campo private de um documento está ativado:

• O documento não aparece na lista de documentos do funcionário na aplicação móvel.
• Não é enviada notificação push ao funcionário, ainda que a opção de notificação esteja marcada.
• O documento é visível para os gestores (Manager, Owner) no backoffice.
• O documento pode ser consultado, editado ou eliminado a partir do backoffice pelos utilizadores com permissões suficientes.

Quando o campo private está desativado e o documento está publicado:

• O funcionário pode ver e descarregar o documento a partir da aplicação.
• Se a notificação foi ativada ao publicar, o funcionário recebe um aviso push no seu dispositivo.

Tabela de visibilidade por perfil

A tabela seguinte mostra o que cada perfil pode ver consoante o estado de visibilidade do documento:

Casos de utilização habituais

Documentos disciplinares

As cartas de repreensão, advertências e outros documentos de natureza disciplinar costumam ser preparados antes de serem entregues formalmente ao funcionário. Carregá-los com visibilidade privada permite tê-los prontos no sistema sem que o funcionário tenha acesso até ao momento em que ocorre a comunicação oficial.

Feita a notificação formal, o responsável altera a visibilidade para pública e o funcionário pode aceder ao documento a partir da aplicação e confirmar a leitura, se lhe for solicitado.

Avaliações de desempenho

As avaliações de desempenho são documentos confidenciais que devem ser revistos e validados internamente antes de serem partilhados com o funcionário. Mantê-las privadas durante o processo de revisão garante que o funcionário só acede ao resultado final depois de o responsável o ter aprovado.

Documentação interna de recursos humanos

Alguns documentos são de uso exclusivo do departamento de recursos humanos e não se destinam ao funcionário em momento algum: notas internas, relatórios de acompanhamento ou documentação de natureza administrativa. Nestes casos, o campo privado funciona como controlo permanente de acesso.

Como alterar a visibilidade de um documento existente

Pode modificar o estado de privacidade de um documento já carregado a qualquer momento. O processo é o seguinte:

1. Aceda à secção Documentos do backoffice.
2. Localize o documento que pretende modificar usando os filtros de pesquisa.
3. Abra o detalhe do documento clicando nele.
4. Edite o documento e altere o valor do campo Privado.
5. Guarde as alterações.

Se alterar um documento de privado para público, o funcionário poderá vê-lo imediatamente a partir da sua aplicação. Se quiser que receba também uma notificação, terá de a enviar manualmente a partir do painel do documento, pois a mudança de visibilidade por si só não gera uma notificação automática.

Se alterar um documento de público para privado, o funcionário deixará de o ver na sua aplicação de imediato, ainda que já o tivesse consultado ou descarregado.

Considerações sobre notificações e privacidade

Quando carrega um documento marcado como privado, o sistema não enviará a notificação push ao funcionário ainda que a opção esteja ativada. A notificação só é enviada no momento da publicação se o documento não for privado.

Se carregar um documento como privado, trabalhar nele internamente e posteriormente o tornar público, o fluxo de notificação é gerido manualmente: terá de iniciar a notificação a partir do detalhe do documento se quiser informar o funcionário.