Configuração da entidade

Acede-se a partir de Entidade no menu lateral, e o ecrã está organizado em seis separadores.

Os seis separadores

Dados da Empresa e Configurar Faturação mostram um aviso visual enquanto estiverem incompletos. Não é decorativo: sem denominação social e sem método de pagamento não é possível contratar o plano.

Ambiente de trabalho

Antes chamava-se *Identidade visual*. Já não configura cores nem imagens: serve para adaptar o nome dos locais de trabalho ao vocabulário da sua organização. Se os seus locais forem projetos ou obras, o backoffice di-lo-á assim no menu, nas listagens e nas fichas —por exemplo, «Detalhes de Obra»—. Deixar o campo em branco usa o nome por omissão.

Neste mesmo separador está Ligar ao Claude ou ao ChatGPT: o endereço de ligação da sua empresa e os passos para o adicionar ao seu assistente, para lhe poder pedir a semana, as entradas e as alterações nas suas próprias palavras. Explica-se em O seu gestor operacional no Claude ou no ChatGPT.

Colaboradores

Os colaboradores são as pessoas com acesso ao backoffice da entidade, cada uma com o seu perfil: Proprietário ou Administrador. São convidados por correio a partir do separador Colaboradores.

• Convite. Enquanto a pessoa não entra, o seu convite figura como *Aceitação pendente*. Dá-se por aceite assim que inicia sessão com a entidade atribuída; não depende de premir nada nas boas-vindas.
• Quem gere. Convidar, mudar o perfil ou retirar colaboradores cabe a proprietários e administradores com acesso ativo; um convite por aceitar ou um acesso desativado não permitem gerir ninguém.
• O escalão de proprietário. Só um proprietário pode nomear outro proprietário ou retirá-lo.
• Nunca sem proprietário. Não é possível retirar o único proprietário ativo da entidade: adicione antes outro proprietário.

Retirar um colaborador elimina as suas permissões sobre a entidade e não pode ser desfeito; para lhe devolver o acesso é preciso convidá-lo de novo.

Dados da empresa

Não existe um campo de «setor de atividade»: a plataforma não classifica a entidade por setor nem ajusta nada em função dele.

Fuso horário

O fuso horário da entidade é retirado da sua morada e funciona como valor por omissão para as sucursais que não tenham um próprio. Se toda a sua organização operar no mesmo fuso, basta deixar que as sucursais o herdem.

Segurança

A verificação em dois passos ativa-se por utilizador e por funcionário, não como política global da entidade: cada ficha de funcionário tem a sua própria opção de 2FA, e cada utilizador pode ativá-la a partir da secção de segurança da sua conta.

Se a sua organização precisar de 2FA generalizada, ative-a funcionário a funcionário na sua ficha. Consulte Autenticação de dois fatores.

Faturação e subscrição

A partir de Subscrições o Owner consulta o plano contratado e o seu estado, e a partir de Faturas o histórico. Os métodos de pagamento são geridos em Configurar Faturação.

A faturação do plano Bronze é por funcionário e mês: não há uma quota de funcionários incluídos que se possa esgotar. Consulte Planos, preços e funcionalidades.

Armazenamento

Por baixo dos módulos contratados, Subscrições mostra o bloco Armazenamento: o que a sua empresa ocupa face aos 2 GB incluídos, repartido entre documentos, tarefas, assinaturas, relatórios e fotos do ponto de registo, e o que seria faturado este mês acima do incluído.

A caixa Ampliar armazenamento acima de 2 GB vem marcada. Se a desmarcar, não se cobra nada a mais, mas ao chegar aos 2 GB não poderá carregar mais documentos. Ao aproximar-se do limite, o bloco avisa. Ver Planos, preços e funcionalidades.

Como a configuração se propaga às sucursais

Os valores da entidade são a referência que as sucursais herdam ou substituem:

1. Entidade: define o valor global por omissão.
2. Sucursal: se definir o seu, tem prioridade.
3. Funcionário: se definir o seu, tem prioridade sobre o da sua sucursal.

Por exemplo, com a entidade em Europe/Madrid e uma sucursal nas Canárias com Atlantic/Canary, essa sucursal usa o seu e as restantes herdam Madrid. O mesmo acontece com o calendário: horário semanal, pausas e modalidade de jornada descem em cascata por esses três níveis.

Os dados fiscais e a faturação não têm equivalente na sucursal: são estritamente globais.

Diferença entre configuração de entidade e de sucursal

A regra é simples: o que afeta a empresa como um todo configura-se na entidade; o que é próprio de um local, na sucursal.

Como aceder

1. Inicie sessão no backoffice com uma conta Owner.
2. No menu lateral, selecione Entidade.
3. Coloque-se no separador de que precisa e modifique os parâmetros.
4. Guarde.

Assinatura eletrónica

No separador Ambiente de trabalho há uma secção Assinatura eletrónica com o certificado do CheckBiz360 e os passos para o instalar no Acrobat Reader, para que os PDF assinados pelos seus trabalhadores apareçam a verde. Explica-se em Confirmação de leitura e assinatura eletrónica.