O seu gestor operacional no Claude ou no ChatGPT

O que resolve

• «Como está a correr o dia?» Quem picou o ponto, quem não, quem chegou tarde e que tarefas não começaram à hora, centro a centro, a começar pelo que pede atenção.
• «A Lúcia não picou o ponto, quem pode cobrir o serviço das dez?» O assistente diz-lhe quem está livre a essa hora, quem poderia com reservas e quem não está, e faz a mudança quando escolher.
• «Monta a semana da equipa do Norte igual à anterior, mas a Marta folga na quinta.» Prepara a semana inteira, mostra-lha e aplica-a quando confirmar.
• «Dá entrada a estas doze pessoas e a estes três centros.» Cole a lista que a contabilidade lhe enviou, um Excel ou uma fotografia: o assistente lê-a, diz-lhe o que vai criar e cria.
• «Estamos melhor ou pior do que no mês passado?» Compara semanas, custos e alertas, e tira-lhe o relatório de jornada de que precisar.

Faz tudo isto com as permissões de quem liga: nem mais nem menos do que essa pessoa pode fazer no painel.

Como funciona, em três passos

1. Ligar

Use este endereço de ligação. É o mesmo para todas as empresas que administra, e também o tem no painel, em Ferramentas (no menu, para proprietários e administradores), com um botão para o copiar:

https://api.checkbiz360.com/api/v1/assistant/mcp

No Claude

1. Abra Definições → Conectores e carregue em Adicionar conector personalizado.
2. Escreva um nome (por exemplo, *CheckBiz360*), cole o endereço e carregue em Adicionar.
3. Carregue em Ligar, entre com o seu utilizador do CheckBiz360 e o seu código de verificação, e autorize o acesso.

No ChatGPT

1. Abra Definições → Aplicações e conectores e carregue em Criar. Se não aparecer, ative antes o modo de programador em Definições avançadas.
2. Escreva um nome, cole o endereço como URL do servidor, escolha a autenticação OAuth e confirme.
3. Entre com o seu utilizador do CheckBiz360 e o seu código de verificação, e autorize o acesso.

Ao autorizar verá a lista de empresas a que terá acesso: as que administra. Se mais tarde lhe derem acesso a outra, o assistente vê-a sem voltar a ligar; se lho retirarem, deixa de a ver.

2. Com que empresa trabalha

Se administra mais do que uma empresa, o assistente pergunta-lhe no início com qual quer trabalhar. A partir daí:

• Diz sempre a empresa quando lhe propõe uma mudança, para que não haja dúvidas.
• Não mistura empresas numa mesma ação.
• Para mudar, diga-lho: «agora na Limpezas Sul». Pode ter duas conversas abertas com empresas diferentes sem que se atrapalhem.

3. O que lhe pode pedir

Não é preciso aprender nenhum comando. Conte o que precisa como o contaria a alguém da sua equipa.

Saber como está a correr o dia

Quem está a trabalhar, quem está em pausa, quem não picou o ponto, quem chegou tarde e quanto, jornadas por fechar ou abertas desde ontem, picagens pendentes de validação e tarefas que vencem hoje ou não começaram à hora. São os mesmos dados da página inicial do painel. Se lhe perguntar «o que vejo primeiro?», começa pelos alertas.

O assistente diz o que vê, não o que supõe: «não picou o ponto», nunca «não veio». O CheckBiz360 sabe o primeiro; o segundo só o sabe quem gere a equipa.

Cobrir alguém

Pergunte-lhe quem pode cobrir uma tarefa. Responde com três grupos:

• Livres: o seu horário cobre esse intervalo e não têm nada a essa hora.
• Com reservas: o turno não cobre o intervalo inteiro, ou já têm outra tarefa a essa hora; diz-lhe qual.
• Não disponíveis: de férias, de baixa, num feriado ou sem turno nesse dia, com o motivo.

Se a tarefa for de hoje, diz-lhe também quem picou o ponto. Quem escolhe a pessoa é quem gere; o assistente faz a mudança com o antes e o depois à frente.

Ver a disponibilidade

Quantas pessoas tem disponíveis em cada dia e em cada centro, e quem falta num dia concreto e porquê. Serve para ver de relance o dia fraco da próxima semana antes de chegar. Em empresas muito grandes, a consulta vai centro a centro.

Montar a semana inteira

• Copiar a semana anterior, com as mudanças que lhe disser.
• Do zero, ditando-lhe os serviços.
• A partir de um documento: a escala que o seu programa de gestão imprime, um Excel, uma fotografia do papel. O assistente lê-o, reconhece a sua equipa e converte-o na semana de cada pessoa.

Nos três casos mostra-lhe a proposta pessoa a pessoa, com os avisos que convém ver (dois serviços que se sobrepõem, um dia que é feriado para alguém), e uma ligação a um Excel com tudo para rever com calma. Cada pessoa recebe a sua semana no telemóvel, com os horários e a morada de cada serviço, só quando confirmar.

Não há limite de tarefas: se a escala for muito grande, o assistente carrega-a por partes e só se confirma uma vez no fim. Se a semana mudar, peça-lhe que a proponha outra vez com a versão boa: o que já estava é atualizado e nada se duplica. Os serviços que a pessoa já tinha começado mantêm-se.

Mudanças pontuais

Criar uma tarefa, mudá-la de dia ou de hora, passá-la a outra pessoa, cancelá-la. Também mudar a semana-tipo de alguém. Antes de mexer em nada mostra-lhe o antes e o depois e espera pelo seu sim.

Dar entrada a pessoas e centros

Uma pessoa ou um centro soltos, ou muitos de uma vez a partir da lista da contabilidade, de um Excel ou de um documento. O assistente verifica quem já existe, diz-lhe o que vai criar e que morada entendeu de cada centro, e cria tudo quando confirmar. As boas-vindas à app não são enviadas sozinhas: peça-as quando tiver verificado que está tudo bem.

Analisar

• A evolução por semanas: cobertura de picagens, atrasos, tarefas a tempo, horas e custo, de toda a empresa ou por centro.
• Os custos do mês face ao mês anterior. Se faltar a tarifa a alguém, o valor sai como parcial e o assistente diz-lho.
• Os alertas que o painel considera importantes, ordenados por gravidade.
• O relatório de jornada em PDF ou Excel, da empresa, de um centro ou de uma pessoa, entre as datas que indicar. Dá-lhe uma ligação que expira numa hora, e o relatório fica também no histórico de relatórios do painel.

4. O que o protege

• Nada é guardado sem o seu sim. O que muda a operação é proposto primeiro e aplicado quando confirmar. Se fechar a conversa sem confirmar, não acontece nada.
• Atua com as suas permissões, verificadas em cada pedido. Não pode fazer nada que não possa fazer no painel.
• Quem deixa de administrar deixa de entrar de imediato. Se retirar ou desativar um colaborador na empresa, o assistente dele perde o acesso a ela nesse mesmo momento. Se já não administrar nenhuma empresa, a ligação é cortada por completo.
• Vê quem tem um assistente ligado, e desliga-o. Em Ferramentas, o bloco Assistentes ligados a esta empresa lista cada assistente que chega à sua empresa: de quem é, se é do Claude ou do ChatGPT e quando foi usado pela última vez. Com Desligar, deixa de ter acesso de imediato. Na configuração da empresa, o separador Colaboradores mostra também os assistentes de cada pessoa sob o seu nome. Para voltar a usá-lo, essa pessoa terá de o ligar de novo com o seu utilizador e o seu código de verificação.
• Não adivinha a quem se refere. Se um nome não estiver claro ou houver duas pessoas parecidas, pergunta mostrando o e-mail de cada uma.
• As horas são as do centro. «Às dez» é às dez no fuso horário da sucursal, mesmo que esteja noutro.

Privacidade

Ao ligar, os nomes dos seus funcionários e os dados da operação são enviados para a conta do Claude ou do ChatGPT que usar. Convém que seja uma conta da empresa, não pessoal, e verificar nesse serviço o que faz com os seus dados. Pode retirar o conector quando quiser a partir do Claude ou do ChatGPT, ou desligá-lo em Ferramentas: a partir desse momento o assistente deixa de ter acesso.

Problemas frequentes

Quem pode ligar

Proprietários e administradores com a verificação em dois passos ativada. Cada um vê apenas as empresas que administra.