Criar e gerir sucursais

Requisitos prévios

Para criar e gerir sucursais precisa de aceder ao backoffice web com um perfil de Owner ou Manager com permissões de administração de sucursais. Se não dispuser das permissões necessárias, contacte o Owner da sua entidade.

Criar uma sucursal

Campos obrigatórios

Ao criar uma sucursal terá de preencher os seguintes campos:

• Nome: identificador visível da sucursal em todo o sistema. Utilize um nome claro e único dentro da sua organização (por exemplo, «Lisboa Centro» ou «Armazém Norte»).
• Morada: morada postal completa do local de trabalho. O sistema geocodifica automaticamente esta morada para obter as coordenadas GPS que serão utilizadas como ponto central da geocerca de registo. É importante que a morada seja precisa para garantir a exatidão das coordenadas.
• Raio de registo: distância em metros a partir do ponto central da sucursal dentro da qual o sistema considera válido um registo por geolocalização. Um raio de 100 metros é o valor recomendado para escritórios em ambientes urbanos; pode ser alargado para instalações industriais ou espaços abertos.
• Fuso horário: faz parte da morada e determina como se interpretam as horas de registo e como se calculam as jornadas. É especialmente relevante em organizações com locais em diferentes países ou regiões. Se não for indicado, a sucursal herda o fuso horário da entidade.

Campos opcionais

• NIF: identificador fiscal do local, quando difere do da entidade.
• Estado: ativa ou inativa. Por omissão, uma sucursal recém-criada fica ativa.
• Dados adicionais: campos livres em formato chave/valor para informação própria da sua organização.
• Calendário: horário semanal, pausas e modalidade de jornada. Se não for configurado, a sucursal herda o calendário da entidade.

Passos para criar a primeira sucursal

1. Aceda ao backoffice em saas.encodebiz.com e inicie sessão com as suas credenciais.
2. No menu lateral, dentro do CheckBiz, selecione Sucursais.
3. Prima o botão de criar sucursal.
4. Introduza o nome da sucursal no campo correspondente.
5. Escreva a morada postal completa no campo Morada. Selecione a sugestão que aparece na lista de preenchimento automático para se assegurar de que o sistema obtém as coordenadas corretas.
6. Verifique que o mapa interativo mostra o marcador na posição correta. Se a posição não for exata, pode arrastar o marcador manualmente para a ajustar.
7. Introduza o raio de registo em metros. Se não tiver um critério definido, comece com 100 metros e ajuste-o após as primeiras semanas de operação.
8. Verifique o fuso horário associado à morada.
9. Complete os campos opcionais se o considerar necessário.
10. Prima Guardar. O sistema confirmará a criação com uma mensagem de sucesso e a nova sucursal aparecerá na listagem.

Editar uma sucursal

Para modificar os dados de uma sucursal existente:

1. Aceda a Sucursais no menu lateral.
2. Localize a sucursal que pretende editar e clique no seu nome ou no ícone de edição.
3. Modifique os campos que precisar de atualizar.
4. Se alterar a morada, o sistema geocodificará de novo e atualizará as coordenadas. Verifique o mapa antes de guardar.
5. Prima Guardar alterações.

Desativar uma sucursal

Desativar uma sucursal impede que os funcionários atribuídos possam registar a partir dela, mas conserva todo o histórico de dados. Esta operação é reversível.

1. Aceda a Sucursais.
2. Prima o ícone de edição da sucursal que pretende desativar.
3. Mude o campo Estado para Inativa.
4. Prima Guardar alterações.

O sistema mostrar-lhe-á um aviso a indicar quantos funcionários estão atribuídos a essa sucursal e serão afetados. Consulte o artigo sobre estados de uma sucursal para compreender o impacto completo desta ação.