Guia de início rápido

Siga os dez passos por ordem. Cada um assenta no anterior.

Tempo estimado: 10-15 minutos.

Pré-requisitos:

• Ligação à internet.
• Dispositivo Android (5.0 ou superior) ou iOS (13 ou superior).
• Correio eletrónico empresarial para a conta Owner.

O guia inicial do backoffice

Além deste artigo, o próprio backoffice acompanha-o da primeira vez com um guia inicial narrado pelo Merlin. Não é um tutorial à parte: cada passo leva-o ao ecrã real onde se faz a ação e assinala-lhe o controlo concreto.

O guia tem cinco passos:

1. Ative a sua subscrição: dados fiscais da empresa, forma de pagamento e escolha do plano, por esta ordem. Se faltar alguma coisa, leva-o ao ecrã onde se completa.
2. O horário: dá-se por feito quando a semana tem pelo menos um turno.
3. O local de trabalho: morada e zona de verificação da sucursal, com uma sugestão de 100 a 200 metros.
4. O primeiro funcionário.
5. O teste de registo: dá-se por feito assim que existe um registo; se já o fez a partir da aplicação, pode marcá-lo como feito.

Os dois primeiros passos bloqueiam: sem subscrição ativa os ecrãs do CheckBiz360 não abrem, e sem horário não é possível saber se alguém chegou tarde ou fez horas a mais. Enquanto faltarem, aparece um aviso que não se pode fechar, exceto no ecrã onde se resolvem. Os restantes passos podem ser adiados e retomados a partir do indicador de progresso.

O guia olha para o estado real da conta, não para um contador: se o horário já existir, esse passo não aparece; se alguém o apagar, volta. Só o veem os proprietários da entidade —não os administradores— e nunca quem ainda tem um convite por aceitar. No fim, despede-se e propõe-lhe continuar com tarefas e documentos.

Os 10 passos

Passo 1. Criar conta e entidade

Aceda a saas.encodebiz.com e registe-se com o seu correio empresarial, o seu telefone e uma palavra-passe, e supere o desafio de verificação do formulário. Ao submetê-lo, o sistema leva-o diretamente à criação da entidade: nome da empresa, denominação social e morada são obrigatórios; o NIF e o email de faturação, opcionais.

O fuso horário é resolvido a partir da morada e serve de valor por omissão para as sucursais.

Passo 2. Criar a primeira sucursal com geocerca

Ao ativar o serviço é criada uma primeira sucursal com os dados da empresa: abra a sua ficha e reveja a morada e a zona de verificação. Se não aparecer, entre em Sucursais e crie uma:

• Nome da sucursal (por exemplo, «Escritório Principal»).
• Morada completa do local; dela saem as coordenadas e o fuso horário.
• Zona de verificação em metros: comece por 100 se não tiver uma referência.

Guarde a sucursal.

Passo 3. Configurar o horário da sucursal

Vá a Horários e coloque-se no separador Configurações gerais. O horário que definir aí é herdado por todas as sucursais; se esta sucursal precisar de um diferente, configura-se depois na sua ficha.

1. Ative os dias úteis (por exemplo, de segunda a sexta-feira).
2. Estabeleça a hora de entrada e a de saída de cada dia (por exemplo, 09:00-17:00).
3. Escolha a modalidade de jornada: estrita, se manda o horário oficial; flexível, se manda o tempo realmente trabalhado.
4. Prima Salvar calendário.

Este horário é a referência contra a qual o sistema valida cada registo.

Passo 4. Criar o primeiro funcionário

Entre em Funcionários e crie um novo com os dados obrigatórios: nome completo, correio eletrónico, telefone e tipo de relação (pessoal ou colaborador).

Guarde. Depois, a partir da ficha do funcionário, associe-o à sucursal: é aí que se escolhe a sua responsabilidade —para este arranque, *worker*—, a sua função e a sua tarifa horária.

Passo 5. O funcionário recebe o correio de boas-vindas

O sistema enviará automaticamente um correio ao funcionário com:

• A ligação para ativar a conta e definir a palavra-passe.
• As instruções para descarregar a aplicação.

Passo 6. O funcionário descarrega a aplicação CheckBiz360

O funcionário descarrega a aplicação a partir da loja oficial do seu dispositivo:

• iOS: App Store — procurar «CheckBiz360».
• Android: Google Play — procurar «CheckBiz360».

A instalação demora menos de um minuto na maioria dos dispositivos com ligação WiFi.

Passo 7. O funcionário inicia sessão na aplicação

Com a aplicação instalada, o funcionário:

1. Abre a aplicação CheckBiz360.
2. Introduz o seu correio eletrónico e a palavra-passe que definiu ao ativar a conta.
3. Seleciona a organização se aparecer mais do que uma (habitual quando um funcionário trabalha para várias empresas).
4. Chega ao ecrã principal de registo.

Passo 8. O funcionário configura a autenticação de dois fatores (2FA)

Embora opcional, recomenda-se ativar a 2FA no primeiro início de sessão. O funcionário ativa-a a partir da secção de segurança do seu perfil, seguindo as instruções no ecrã para associar a sua conta a uma aplicação de autenticação.

Passo 9. Primeiro registo de entrada a partir da aplicação

Com o funcionário já na sucursal ou nas suas proximidades:

1. O funcionário abre a aplicação CheckBiz360.
2. Toca no botão Registar entrada.
3. A aplicação valida a localização GPS face à geocerca da sucursal.
4. Se a localização estiver correta, o registo fica gravado e aparece uma mensagem de confirmação.

Se a localização não for válida, a aplicação indicará que o dispositivo está fora do perímetro definido.

Passo 10. Verificar o registo no backoffice

No backoffice, entre em Assiduidade.

Verifique que:

• Aparece o registo do funcionário com estado válido.
• A hora coincide com o registo efetuado.

Se o registo aparecer como falhado, o detalhe indica o código do motivo —fora da zona de verificação, fora de horário— que pode consultar em Códigos de erro completos.

Resultado ao completar os 10 passos

No final deste guia, a sua conta CheckBiz360 tem:

• Uma entidade e uma sucursal configuradas.
• Um funcionário ativo com acesso à aplicação.
• O primeiro registo de assiduidade validado e visível no backoffice.

A partir deste ponto, pode repetir o processo para as restantes sucursais e funcionários, ou explorar os módulos avançados: análise de custos, relatórios de conformidade legal e gestão documental.