Criar conta e configurar a entidade
Antes de qualquer funcionário poder registar entradas e saídas, é preciso montar a estrutura base da sua organização no CheckBiz360. É um processo que se faz uma única vez e que deixa os alicerces em que assenta tudo o resto: horários, sucursais, funcionários e políticas de controlo.
Este artigo percorre o caminho desde o registo até ter a primeira sucursal operacional e o primeiro funcionário convidado.
Conceitos prévios
Três termos estruturam a plataforma:
- Entidade: a sua empresa. Contém a configuração global —dados legais, idioma, morada e fuso horário— que se aplica a toda a organização.
- Sucursal: cada unidade operacional (loja, escritório, obra, projeto). Herda a configuração da entidade, mas pode ter o seu próprio fuso horário, zona de verificação, horário e feriados.
- Funcionário: é associado a uma ou várias sucursais. Em cada associação define-se a sua responsabilidade, a sua função e a sua tarifa. Herda o calendário da sua sucursal, salvo se tiver um próprio.
Passo 1. Criar a conta
O registo faz-se no próprio backoffice, em saas.encodebiz.com.
- Abra
saas.encodebiz.comem qualquer navegador. - A partir do ecrã de acesso, entre no formulário de registo.
- Preencha os campos, todos obrigatórios:
- Nome completo
- Correio eletrónico
- Telefone
- Palavra-passe e a respetiva confirmação
- Aceite os termos e a política de privacidade.
- Submeta o formulário.
Não há passo intermédio de verificação por correio: ao completar o registo, o sistema leva-o diretamente ao ecrã de criação da entidade.
Passo 2. Criar a entidade
É o ecrã a que chega imediatamente após o registo. Se já estiver dentro do backoffice, acede-se a partir de Entidade no menu lateral.
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Nome da empresa | Sim | Denominação comercial, a que a sua equipa verá na plataforma |
| Idioma principal | — | Espanhol ou inglês. Alemão e português estão em desenvolvimento |
| Denominação social | Sim | Denominação legal, a que aparece na documentação |
| Email de faturação | — | Endereço para onde são enviadas as faturas; é proposto o do registo |
| NIF / CIF | — | Identificação fiscal da entidade |
| Morada | Sim | Domicílio da empresa. Ao selecioná-la resolvem-se as coordenadas e o fuso horário, que funciona como valor por omissão para as sucursais que não tenham um próprio |
Guarde para continuar.
Passo 3. Ativar o CheckBiz
Com a entidade criada, é preciso ativar o serviço. No menu lateral, entre em CheckBiz e reveja os planos disponíveis.
Antes de contratar, o sistema verifica dois requisitos e avisa se faltar algum, com ligação ao ecrã correspondente:
- Dados da empresa completos.
- Método de pagamento configurado.
Recorde que a primeira subscrição inclui 45 dias de experiência. Consulte Planos, preços e funcionalidades.
Passo 4. Criar a primeira sucursal
No menu lateral, dentro do CheckBiz, entre em Sucursais e crie uma.
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Nome | Sim | Identificador da unidade operacional: «Loja Centro», «Escritório Lisboa» |
| Morada | Sim | O sistema geocodifica-a para obter as coordenadas e o fuso horário do local |
| Zona de verificação em metros | Sim | O raio dentro do qual se aceita um registo. Entre 50 e 200 metros consoante a dimensão do local |
| NIF | — | Apenas se o local tiver identificação fiscal própria |
| Estado | — | Ativa por omissão |
Guarde. Depois poderá configurar o seu horário semanal a partir de Calendário.
Passo 5. Criar o primeiro funcionário
Em Funcionários, crie um novo.
- Preencha os dados obrigatórios: nome completo, correio eletrónico, telefone e tipo de relação (interno ou colaborador).
- Guarde. O sistema cria o perfil e envia automaticamente o correio de boas-vindas com as instruções de ativação.
- Abra a ficha do funcionário e associe-o à sucursal que acabou de criar. É nessa associação que se define a sua responsabilidade —worker, supervisor, manager ou owner—, a sua função e a sua tarifa horária.
Se o funcionário não receber o correio, consulte a secção correspondente em Problemas frequentes e soluções.
Passo 6. Instalar a aplicação
O funcionário precisa da aplicação CheckBiz360 no seu telemóvel para registar entradas e saídas. Está disponível sem custo para iOS e Android.
Ao abri-la pela primeira vez, iniciará sessão com o correio e a palavra-passe que definiu ao ativar a conta a partir do correio de boas-vindas.
Estado no final
Ao completar estes passos, a sua organização tem:
- Uma entidade com os seus dados legais e o seu fuso horário.
- O serviço CheckBiz ativo.
- Uma sucursal operacional com a sua zona de verificação.
- Um funcionário criado, associado a essa sucursal e com acesso à aplicação.
A partir daqui pode repetir os passos 4 e 5 para os restantes locais e pessoas, ou passar ao guia de início rápido para fazer o primeiro registo de teste.