Conservação e proteção de dados
LOPD/RGPD: base legal, retenção e direitos dos funcionários
O CheckBiz360 e os dados pessoais dos funcionários
O CheckBiz360 trata dados pessoais dos funcionários da empresa para prestar o seu serviço. Isto significa que, na perspetiva do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e da Lei Orgânica 3/2018 de Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais (LOPDGDD), existem obrigações concretas que tanto a empresa como a plataforma devem cumprir.
Este guia explica que dados o CheckBiz360 trata, com que base legal, durante quanto tempo são conservados e quais são os direitos dos funcionários sobre os seus dados.
Que dados pessoais o CheckBiz360 trata
A plataforma trata as seguintes categorias de dados de cada funcionário:
- Dados identificativos: nome completo, endereço de email, número de telefone (se for usado para autenticação).
- Dados de assiduidade: registos de entrada e saída com timestamp, estado de cada jornada, correções efetuadas sobre os registos.
- Dados de geolocalização: coordenadas GPS no momento do registo, utilizadas para a validação da geocerca configurada pela empresa.
- Dados de atividade na aplicação: tarefas atribuídas e concluídas, avaliações recebidas, notificações enviadas e lidas.
- Dados de dispositivo: identificador do dispositivo móvel a partir do qual se efetuam os registos, utilizado para a deteção de dispositivos não autorizados.
Base legal do tratamento
O tratamento de dados pessoais realizado através do CheckBiz360 tem duas bases legais principais:
Execução do contrato de trabalho
O registo de assiduidade e o controlo de horários são inerentes à relação laboral. O empregador tem o dever de controlar a jornada de trabalho e o trabalhador tem a obrigação de cumprir o seu horário. O tratamento de dados de assiduidade está diretamente associado à execução do contrato de trabalho (artigo 6.1.b do RGPD).
Cumprimento de uma obrigação legal
O RDL 8/2019 impõe à empresa a obrigação de registar a jornada diária de cada funcionário. O tratamento dos dados necessários para cumprir essa obrigação tem como base legal o artigo 6.1.c do RGPD (cumprimento de uma obrigação legal aplicável ao responsável pelo tratamento).
Tempo de conservação dos dados
Os diferentes tipos de dados têm períodos de conservação distintos:
| Tipo de dado | Período de conservação | Base legal |
|---|---|---|
| Registos de assiduidade e jornada | Mínimo 4 anos | RDL 8/2019 — obrigação legal |
| Dados de geolocalização | Apenas durante a validação do registo; não são armazenados indefinidamente | Princípio de minimização de dados (RGPD art. 5.1.e) |
| Dados identificativos do funcionário | Enquanto durar a relação laboral + 4 anos | Obrigações laborais e comerciais |
| Dados de tarefas e avaliações | Enquanto durar a relação laboral; configurável pela entidade | Execução do contrato |
Direitos dos funcionários sobre os seus dados
O RGPD reconhece aos funcionários os seguintes direitos sobre o tratamento dos seus dados pessoais:
Direito de acesso
O funcionário pode solicitar que dados seus a empresa trata e obter uma cópia. No CheckBiz360, o funcionário pode aceder diretamente aos seus próprios dados de assiduidade a partir da aplicação sem necessidade de o solicitar formalmente.
Direito de retificação
Se um dado for inexato, o funcionário pode solicitar a sua correção. No caso dos registos de assiduidade, a correção deve ser efetuada por um responsável com acesso ao backoffice, com rastreabilidade completa da modificação.
Direito ao apagamento
O funcionário pode solicitar a eliminação dos seus dados. No entanto, este direito tem limitações quando existe uma obrigação legal de conservação: a empresa não pode eliminar os registos de assiduidade antes de decorridos os quatro anos exigidos pelo RDL 8/2019, ainda que o funcionário o solicite. Terminado o período de conservação obrigatório, os dados devem ser eliminados salvo se existir outra base legal para os manter.
Direito de oposição e de limitação
O funcionário pode opor-se ao tratamento ou solicitar a sua limitação em certos casos. Tal como acontece com o apagamento, estes direitos têm limitações quando o tratamento se baseia numa obrigação legal.
Como a empresa deve informar os seus funcionários
Antes de implementar o CheckBiz360, a empresa tem a obrigação de informar os seus funcionários sobre o tratamento dos seus dados pessoais. Esta informação deve ser facultada de forma proativa, clara e em linguagem compreensível, e incluir:
- A identidade do responsável pelo tratamento (a própria empresa).
- A finalidade do tratamento: registo de jornada, controlo de assiduidade e cumprimento do RDL 8/2019.
- A base legal: execução do contrato e cumprimento de obrigação legal.
- Os tipos de dados que serão tratados, incluindo a geolocalização pontual no momento do registo.
- O período de conservação dos dados.
- Os direitos do funcionário e como exercê-los.
- A identidade do subcontratante: o CheckBiz360 atua como subcontratante em nome da empresa.
Esta informação pode ser incorporada no contrato de trabalho, numa cláusula informativa específica, no documento de acolhimento à empresa ou numa comunicação interna assinada pelo funcionário.