Perguntas frequentes

Implementação e arranque

1. Quanto tempo demora a pôr o CheckBiz360 em funcionamento?

Uma empresa pode ter a plataforma completamente operacional em menos de um dia útil. O processo consiste em: criar a entidade, configurar as sucursais com as suas coordenadas e horários, criar os funcionários e convidá-los a descarregar a aplicação. Empresas com quadros de pessoal grandes ou várias sucursais podem precisar de dois a cinco dias para completar a configuração inicial, sobretudo se forem importados dados de um sistema anterior.

2. Preciso de instalar alguma coisa nos servidores da minha empresa?

Não. O CheckBiz360 é uma plataforma totalmente na nuvem (SaaS). Não exige instalação de software em servidores próprios, nem manutenção de infraestrutura por parte da sua empresa. O backoffice funciona a partir de qualquer navegador web moderno, e os funcionários utilizam a aplicação móvel disponível na App Store e no Google Play.

3. O que acontece aos dados se cancelar a minha subscrição?

Ao cancelar, a subscrição permanece ativa até à data de cancelamento que o próprio cartão do plano mostra no backoffice: o serviço não é interrompido no momento em que é pedido. A partir do fim efetivo, os seus dados são conservados durante 90 dias de calendário, período em que pode solicitar a exportação completa dos seus registos. Decorridos os 90 dias, são eliminados de forma definitiva nos termos da política de retenção e do RGPD.

4. Posso importar os dados do meu sistema anterior?

O CheckBiz360 aceita importações de dados de funcionários em formato CSV. Se tiver históricos de assiduidade de um sistema anterior, contacte a equipa de apoio em hola@encodebiz.com para avaliar as opções de migração consoante o formato dos seus dados atuais. As importações de dados históricos complexos podem exigir um processo de adaptação do ficheiro.

Cobertura e compatibilidade

5. Funciona para funcionários que trabalham em países diferentes?

Sim. O CheckBiz360 suporta configurações multi-país. Cada sucursal pode ter o seu próprio fuso horário, calendário efetivo com feriados locais e configuração de raio de registo. O sistema calcula corretamente os registos de jornada respeitando o fuso horário de cada sucursal, independentemente de onde o servidor esteja alojado.

6. Os funcionários podem ver os dados dos colegas?

Não. Cada funcionário com perfil Worker só pode ver os seus próprios dados de assiduidade, documentos e tarefas a partir da aplicação. O sistema não permite a um Worker aceder ao perfil, aos registos nem aos documentos de outro funcionário. Os perfis de Supervisor, Manager e Owner acedem a dados de vários funcionários, sempre dentro dos limites das sucursais que lhes estão atribuídas.

7. Pode usar-se sem smartphone (funcionários sem telemóvel)?

O registo através da aplicação móvel é o método principal do CheckBiz360. No entanto, os responsáveis podem registar jornadas manualmente a partir do backoffice para funcionários que não disponham de smartphone. Se toda ou parte do quadro de pessoal trabalhar sem dispositivos móveis, contacte o apoio para conhecer as opções de registo alternativas.

8. O que acontece se um funcionário perder o telemóvel?

Se um funcionário perder o seu dispositivo, o Manager ou o Owner deve aceder ao backoffice, ir ao perfil do funcionário e revogar o dispositivo perdido da lista de dispositivos de confiança. Isto impede que qualquer pessoa que encontre ou roube o telemóvel possa efetuar registos em nome do funcionário. Em seguida, quando o funcionário tiver um novo dispositivo, o Manager pode autorizar o novo dispositivo a partir do mesmo painel.

Integrações e compatibilidade técnica

9. Pode integrar-se com o software de processamento salarial?

Com o plano Empresarial, sim: inclui integrações por webhook e desenvolvimentos à medida contra sistemas de processamento salarial, ERP ou CRM, acordados caso a caso. Com o plano Bronze pode exportar a assiduidade em PDF ou Excel (XLSX) e as tarefas em Excel, e processá-los no seu software salarial. Se tiver uma necessidade de integração concreta, contacte o apoio para a avaliar.

10. A plataforma cumpre o RGPD?

Sim. O CheckBiz360 trata os dados pessoais dos funcionários em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia. Os dados são armazenados em servidores localizados dentro do Espaço Económico Europeu. Aplicam-se medidas técnicas e organizativas para garantir a segurança dos dados, e a empresa cliente atua como responsável pelo tratamento, enquanto a EncodeBiz atua como subcontratante. O contrato de subcontratação está disponível mediante pedido.

Gestão de assiduidade

11. O que acontece se uma jornada não ficou registada corretamente?

O Manager ou o Owner pode corrigir qualquer jornada através da função de jornada manual, disponível na secção de assiduidade do backoffice. Esta função permite acrescentar uma entrada ou saída retroativa, corrigir uma hora registada ou acrescentar uma jornada completa para um dia em que não houve registo. Todas as correções manuais ficam registadas com o nome do responsável que as efetuou, a data da modificação e o motivo.

12. É possível configurar horários diferentes para cada funcionário?

Sim. O CheckBiz360 permite configurar horários e turnos ao nível da sucursal, e também exceções ao nível do funcionário individual. Se um trabalhador tiver um horário diferente do do resto da sua equipa, pode ser-lhe atribuído um turno próprio no seu calendário efetivo sem que isso afete os restantes funcionários da sucursal.

Preço, limites e capacidade

13. Quantos funcionários posso gerir e quanto custa?

Não há limite de funcionários por plano. O plano Bronze é faturado por funcionário e mês, desde 2 €: o custo acompanha a dimensão real do quadro de pessoal, sem quota fixa de entrada nem custo de implementação. Para organizações grandes —indicativamente a partir de 100 funcionários— ou com necessidades de integração, o plano Empresarial é acordado à medida com a equipa comercial. Consulte Planos, preços e funcionalidades para o detalhe.

14. Posso gerir várias empresas a partir de uma só conta?

Sim. A mesma conta pode administrar várias empresas ou denominações sociais, com funcionários, configuração e dados completamente independentes por entidade. O seletor de entidade do backoffice permite alternar entre elas, e o mesmo funcionário pode pertencer a mais do que uma entidade.

Segurança

15. Os dados estão seguros na nuvem?

O CheckBiz360 aplica cifra em trânsito (TLS 1.2 ou superior) e em repouso para todos os dados armazenados. O sistema utiliza autenticação multifator para os acessos ao backoffice e registos de auditoria para todas as operações críticas. Os servidores estão alojados em infraestrutura certificada com elevados padrões de disponibilidade e segurança.

16. Como sei que os registos são autênticos e não estão a ser feitos por outra pessoa?

O CheckBiz360 combina vários mecanismos para garantir a autenticidade dos registos:

• Geolocalização: o registo só é aceite se o dispositivo estiver dentro da geocerca da sucursal.
• Biometria obrigatória: se estiver ativada, o funcionário tem de se autenticar com a sua impressão digital ou reconhecimento facial antes de o registo ser aceite.
• Dispositivos de confiança: só os dispositivos autorizados explicitamente podem efetuar registos.
• Deteção de anomalias: o sistema identifica automaticamente padrões suspeitos, como uma precisão temporal excessiva ou uma geolocalização estática.

Portabilidade e mudança de plataforma

17. Posso exportar todos os meus dados se decidir mudar de software?

Sim. A partir do backoffice pode exportar a assiduidade em PDF ou Excel (XLSX) e as tarefas em Excel (XLSX). A exportação do diretório de funcionários está no roadmap; entretanto, e para uma extração completa de todos os dados da entidade —incluindo documentos e históricos— contacte o apoio em hola@encodebiz.com.

Utilizações específicas

18. É possível usar o CheckBiz360 para funcionários a tempo parcial?

Sim. A plataforma gere corretamente funcionários a tempo parcial. Pode configurar turnos de qualquer duração e horário para cada funcionário, incluindo jornadas reduzidas, turnos fracionados ou funcionários que trabalham apenas alguns dias da semana. Os relatórios e os cálculos de horas adaptam-se automaticamente ao turno atribuído a cada trabalhador.

Versão experimental e apoio incluído

19. Existe uma versão experimental gratuita?

Sim. A primeira subscrição de cada entidade inclui 45 dias de experiência, com a plataforma completa e sem limite reduzido de funcionários. A experiência não volta a aplicar-se em subscrições posteriores da mesma entidade. Para iniciar uma experiência ou consultar condições concretas, escreva para hola@encodebiz.com.

20. Que apoio técnico está incluído no plano?

Todos os planos incluem acesso a esta documentação (base de conhecimento), apoio por correio eletrónico em hola@encodebiz.com e gestão de incidências através do backoffice. Os tempos de resposta variam consoante a prioridade da incidência: as incidências críticas têm cobertura 24 horas e resposta em menos de uma hora; as incidências de prioridade baixa têm um tempo de resposta de até 24 horas úteis. O plano Empresarial acrescenta canais de apoio preferenciais. Consulte o artigo Contactar o apoio técnico para ver a tabela completa de tempos de resposta.

Nota de perfil

Este artigo dirige-se principalmente a Owners e a pessoas que estejam a avaliar a plataforma antes da contratação. Também pode ser útil para Managers que queiram compreender as capacidades gerais do sistema.