Preparar uma inspeção do trabalho

O que é uma inspeção do trabalho e quando pode ocorrer

A Inspeção do Trabalho e Segurança Social (ITSS) pode apresentar-se na sua empresa a qualquer momento, com ou sem aviso prévio, para verificar o cumprimento da legislação laboral. As inspeções relacionadas com o registo de jornada são uma das atuações mais frequentes desde a entrada em vigor do RDL 8/2019 e podem ser desencadeadas por:

• Denúncia de um trabalhador ou do seu representante sindical.
• Campanha de fiscalização setorial ou territorial da ITSS.
• Atuação por iniciativa própria com base em informação disponível em organismos públicos.
• Pedido decorrente de um processo de segurança social (despedimento coletivo, layoff, pedido de prestações).

Uma empresa que usa o CheckBiz360 está em condições de responder a qualquer pedido relacionado com o registo de jornada de forma imediata e com documentação completa. Este guia explica que documentos o inspetor pode solicitar e como obtê-los a partir da plataforma.

Documentos que a Inspeção do Trabalho pode solicitar

Registo de jornada de todos os funcionários

É o documento central de qualquer inspeção relacionada com o RDL 8/2019. O inspetor pode solicitar o registo de jornada de todos os funcionários da empresa (ou dos de um local concreto) referente a um determinado período. Esse período pode ser:

• Os últimos 30 ou 90 dias.
• Um ano civil completo.
• O período de até quatro anos que a norma exige conservar.

Convenção coletiva aplicável

O inspetor verificará que a jornada registada é coerente com a convenção coletiva do setor e com os contratos de trabalho. Tenha à mão o texto da convenção coletiva que se aplica à sua empresa e aos seus trabalhadores.

Contratos de trabalho

Os contratos dos funcionários inspecionados, sobretudo se houver trabalhadores a tempo parcial, uma vez que a jornada contratada deve coincidir com a jornada registada.

Documentação sobre o sistema de registo utilizado

O inspetor pode perguntar que sistema a empresa utiliza para o registo de jornada e solicitar uma demonstração do seu funcionamento. Esteja preparado para explicar que usa o CheckBiz360 e como funciona o sistema de registo.

Como obter o relatório de conformidade a partir do CheckBiz360

Para responder ao pedido de registo de jornada, siga estes passos:

1. Aceda ao backoffice com um perfil de Owner ou Manager.
2. Vá à secção Relatórios e selecione Relatório de conformidade legal.
3. Introduza o intervalo de datas exato que o inspetor lhe indicou.
4. Selecione Todos os funcionários ou os funcionários concretos que lhe tenham sido pedidos.
5. Prima Pré-visualizar para verificar que os dados estão completos.
6. Prima Exportar e selecione o formato PDF para a entrega ao inspetor, ou Excel se preferir apresentá-lo nesse suporte.

Que dados o relatório inclui

O relatório de conformidade legal do CheckBiz360 contém:

• Nome completo e identificação de cada funcionário.
• Data de cada jornada registada.
• Timestamp exato de entrada e saída.
• Estado de validação de cada registo.
• Registo de correções manuais: quem as efetuou, quando e com que motivo.
• Cabeçalho com os dados da entidade (nome legal, CIF, período abrangido e data de geração do relatório).

Em que formato entregar o relatório

A ITSS não exige um suporte técnico específico. As formas mais habituais de apresentação são:

• Impressão em papel: válida mas não recomendada para períodos longos ou quadros de pessoal grandes, pelo volume de páginas.
• Ficheiro PDF assinado digitalmente: é o formato mais recomendável. Oferece legibilidade, portabilidade, e a assinatura digital comprova a autenticidade do documento.
• Ficheiro Excel: aceite na maioria das atuações; permite ao inspetor trabalhar diretamente com os dados, se assim o solicitar.

Se o inspetor emitir um pedido formal por escrito, anexe o relatório exportado do CheckBiz360 ao seu documento de resposta, indicando o sistema tecnológico utilizado para o registo.

Recomendações prévias a uma inspeção

Embora não seja possível prever quando ocorrerá uma inspeção, pode preparar a sua empresa com antecedência para estar em condições ótimas se acontecer.

Verificar que todos os funcionários estão registados na plataforma

Verifique periodicamente que todos os trabalhadores no ativo têm o seu perfil criado no CheckBiz360 e estão atribuídos à sucursal correta. Um funcionário que não conste na plataforma não terá registos de jornada, o que constitui um incumprimento da norma.

1. Aceda à secção Funcionários do backoffice.
2. Reveja a lista de funcionários ativos e compare com o quadro de pessoal atual da empresa.
3. Confirme que nenhum funcionário com contrato em vigor aparece como inativo ou sem atribuição de sucursal.

Verificar que não há lacunas no registo

Uma lacuna no registo é um dia útil em que um funcionário deveria ter trabalhado mas não tem qualquer registo de entrada ou saída, sem que conste uma ausência justificada.

1. Aceda a Relatórios > Relatório de assiduidade.
2. Selecione o último mês completo e todos os funcionários.
3. Filtre por estado Ausência não justificada ou Sem registo.
4. Resolva cada caso: acrescente a justificação de ausência se for o caso, ou corrija o registo se tiver havido um problema técnico com o registo.

Manter atualizados os motivos de correção manual

Se efetuou correções sobre registos de funcionários, certifique-se de que todas têm um motivo documentado. Um relatório de conformidade com correções sem motivo registado pode suscitar perguntas do inspetor sobre a integridade do sistema.

Ter localizada a informação básica da entidade

Prepare com antecedência:

• Nome legal da empresa e CIF.
• Convenção coletiva aplicável (denominação oficial e jornal oficial de publicação).
• Contratos de trabalho dos funcionários, sobretudo os de tempo parcial.
• Nome e dados de contacto do consultor laboral ou jurídico da empresa.