Como o CheckBiz360 cumpre o RDL 8/2019

Porque a tecnologia importa na conformidade legal

O RDL 8/2019 não exige um sistema tecnológico concreto, mas estabelece requisitos que na prática só podem ser garantidos com ferramentas digitais: registo diário com timestamp preciso, conservação durante quatro anos, acesso do trabalhador aos seus próprios dados e rastreabilidade completa de qualquer correção.

Um registo em papel pode perder-se, ser modificado sem deixar rasto ou não estar disponível quando um inspetor o solicitar. Uma folha de cálculo pode ser editada retroativamente sem que ninguém o detete. O CheckBiz360 foi concebido para que nenhuma dessas situações seja possível.

Este guia explica os mecanismos técnicos concretos com que a plataforma garante o cumprimento.

Registo automático de timestamp

Sempre que um funcionário regista entrada ou saída a partir da aplicação do CheckBiz360, o sistema grava um timestamp imediato com precisão ao segundo nos servidores da plataforma. Este registo não exige qualquer ação adicional do manager nem do funcionário para além do próprio registo.

O timestamp gravado inclui:

• Data e hora exatas do evento.
• Identificação do funcionário.
• Tipo de evento (entrada, saída, pausa, retoma).
• Identificação do dispositivo a partir do qual o registo foi efetuado.
• Coordenadas GPS no momento do registo, se a geocerca estiver configurada.

Este registo é produzido no momento do registo e não pode ser modificado depois de criado.

Armazenamento imutável do histórico

O CheckBiz360 garante a imutabilidade do histórico de registos. Isto significa que:

• Nenhum utilizador da plataforma, independentemente do seu perfil, pode eliminar um registo do histórico.
• Nenhum utilizador pode modificar os dados originais de um registo (hora, data, tipo de evento) sem que essa modificação fique gravada como uma correção manual separada.
• O histórico original é sempre conservado, mesmo quando se efetuam correções.

Este desenho é fundamental para a conformidade legal: se um inspetor solicitar os registos de um período, a empresa pode demonstrar não só que registos ocorreram, mas também se algum foi corrigido e por que razão.

Rastreabilidade completa das correções manuais

Na operação diária, é habitual que os managers precisem de corrigir registos errados: um funcionário esqueceu-se de registar a saída, ocorreu um erro técnico pontual ou um registo de uma jornada especial exige ajuste.

O CheckBiz360 permite efetuar estas correções, mas com uma condição: toda a correção manual fica gravada com plena rastreabilidade. Para cada correção, o sistema armazena:

• O valor original do registo antes da correção.
• O novo valor introduzido pelo responsável.
• A identidade do utilizador que efetuou a correção (nome e perfil).
• A data e hora em que a correção foi efetuada.
• O motivo da correção, que o responsável tem obrigatoriamente de introduzir.

Esta rastreabilidade satisfaz o requisito de integridade do registo que a regulamentação exige e que a Inspeção do Trabalho verifica nas suas atuações.

Acesso do funcionário ao seu próprio histórico

O RDL 8/2019 estabelece o direito do trabalhador a consultar os seus próprios registos. No CheckBiz360, este direito é satisfeito de forma direta: cada funcionário pode consultar o seu histórico completo de registos a partir da aplicação móvel, sem necessidade de o solicitar a qualquer responsável.

O funcionário vê na sua aplicação:

• Todos os seus registos de entrada e saída, com timestamp exato.
• O estado de validação de cada registo.
• As correções que tenham sido efetuadas sobre os seus registos, com a data da correção.

Este acesso é permanente e em tempo real. Não exige que o manager exporte qualquer ficheiro nem faça qualquer gestão.

Porque o registo em papel e as folhas de cálculo não oferecem as mesmas garantias

A Inspeção do Trabalho questionou em múltiplas atuações a validade de sistemas de registo baseados em papel ou em folhas de cálculo editáveis. As razões são técnicas e jurídicas:

Quando a ITSS deteta que uma empresa usa folhas de cálculo editáveis como único sistema de registo, pode considerar que não existe um sistema de registo fiável e levantar auto de infração ainda que os dados pareçam completos.

Período de conservação garantido

O CheckBiz360 conserva todos os registos de jornada durante o período mínimo exigido pelo RDL 8/2019 (quatro anos). A empresa não precisa de efetuar qualquer gestão para cumprir este requisito enquanto mantiver a conta ativa.