Crear y gestionar empleados
La gestión del equipo humano es el punto de partida de cualquier operación en CheckBiz360. Desde el backoffice, los responsables de la empresa pueden incorporar nuevos empleados, actualizar su información en cualquier momento y controlar su estado laboral a lo largo del tiempo.
Este artículo explica cómo crear un empleado desde cero, qué campos son obligatorios y cuáles opcionales, y cómo gestionar los estados que puede atravesar una persona durante su relación laboral con la organización.
Crear un nuevo empleado
Campos obligatorios
- Nombre completo — Nombre y apellidos tal como deben aparecer en los registros.
- Correo electrónico — Dirección única en la plataforma. Es el identificador del empleado y la dirección a la que se envía el acceso inicial. Se cambia aparte, con Cambiar correo, porque es con lo que la persona entra en la app. Ver Acceso a la app y cambio de correo.
- Teléfono — Número de contacto, con prefijo internacional.
- Tipo de relación — *Plantilla* (personal de la empresa) o *Colaborador* (externo, freelance o proveedor de servicios). Aparece en la ficha junto al estado, y no es un dato menor: los colaboradores no se incluyen en el informe de registro de jornada, que es obligatorio para la relación laboral. Ver Roles y niveles de responsabilidad.
Pasos para crear un empleado
- Acceda al backoffice con credenciales de manager u owner.
- En el menú lateral, seleccione Empleados y pulse el botón de nuevo empleado.
- Complete los datos personales obligatorios.
- Ajuste las opciones de seguridad y los datos adicionales que necesite.
- Configure el calendario del empleado si difiere del de su sucursal.
- Guarde. El sistema crea el perfil y envía el correo de bienvenida.
- Vincule al empleado con su sucursal y asígnele allí su responsabilidad y su puesto.
Email de bienvenida automático
Al guardar el perfil, CheckBiz360 envía automáticamente un correo al empleado con las instrucciones para activar su cuenta y acceder a la app móvil. No requiere ninguna acción adicional del administrador.
En la ficha, el bloque Acceso a la app dice si ese correo se entregó, si rebotó o si la persona ya usa la app. Desde ahí se reenvía el acceso. Se explica en Acceso a la app y cambio de correo.
Opciones de seguridad y trabajo
Tres opciones se activan o desactivan por empleado:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Verificación en dos pasos (2FA) | Exige un código temporal además de la contraseña |
| Biometría requerida | El empleado debe autenticarse con huella o reconocimiento facial antes de que se acepte su fichaje |
| Trabajo fuera del centro | Permite fichar fuera de la geocerca de la sucursal (antes se llamaba *Trabajo remoto*). Al activarlo, la dirección del empleado pasa a ser obligatoria, porque es la referencia con la que se valida el fichaje. Ver Trabajo fuera del centro |
Otros campos
- Documento de identidad — Útil para auditorías y exportaciones de RRHH.
- Dirección — Opcional, salvo que se active el trabajo fuera del centro. Se elige del buscador de direcciones; no hay campo de ciudad aparte, porque la dirección normalizada ya la incluye.
- Calendario del empleado — Horario propio y excepciones, cuando difieren de los de su sucursal. Si no se configura, el empleado hereda el calendario de la sucursal.
- Datos adicionales — Campos libres en formato clave/valor para información propia de su organización (número de empleado, convenio, centro de coste…).
Al vincular al empleado con una sucursal se definen además su responsabilidad en ese centro, su puesto y su tarifa horaria, esta última es la que alimenta el análisis de costes.
Estados del empleado
CheckBiz360 contempla siete estados laborales, más el estado Pendiente para las fichas a medio completar:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente | La ficha existe pero todavía no puede trabajar, normalmente porque le falta el correo electrónico (es habitual en fichas importadas desde una integración). No recibe acceso ni correo de bienvenida, y no se factura. Sale de este estado al completar el correo. No se asigna a mano. |
| Activo | El empleado trabaja con normalidad y tiene acceso a la plataforma. |
| Inactivo | El empleado no está operativo. Es el estado que se usa al finalizar la relación laboral: el perfil y su historial se conservan. |
| Vacaciones | El empleado se encuentra de vacaciones. |
| Baja médica | El empleado está de baja por enfermedad. |
| Excedencia | El empleado disfruta de una excedencia. |
| Permiso de paternidad | El empleado está en permiso de paternidad. |
| Permiso de maternidad | La empleada está en permiso de maternidad. |
Para cambiar el estado, abra el perfil del empleado, pulse Editar y seleccione el nuevo estado. El filtro de estado del listado de empleados incluye Pendiente, para localizar las fichas que faltan por completar.
Editar los datos de un empleado
- Acceda a Empleados en el menú lateral.
- Localice al empleado con el buscador o los filtros.
- Pulse sobre su nombre para abrir el perfil.
- Seleccione Editar y realice los cambios.
- Guarde.
Los cambios surten efecto de forma inmediata. El correo electrónico se cambia con su propio botón, Cambiar correo, que explica antes de confirmar todo lo que conlleva.
Desactivar frente a eliminar un empleado
Estas dos acciones tienen consecuencias muy distintas:
- Desactivar (estado *Inactivo*): el empleado pierde el acceso a la plataforma, pero todo su historial —fichajes, documentos, tareas, incidencias— se conserva íntegramente. Es la opción correcta cuando finaliza la relación laboral o cuando hay que suspender el acceso temporalmente.
- Eliminar: borra el perfil de forma permanente. Es irreversible. Reserve esta acción para casos excepcionales, como un perfil creado por error o duplicado.
Quién puede realizar estas acciones
La gestión de perfiles está disponible para manager (nivel 3) y owner (nivel 4). Supervisores y workers no tienen acceso a la gestión de perfiles de otros empleados.
Dar de alta a muchas personas de una vez
Si empieza con una plantilla de treinta o cuarenta personas, no hace falta crearlas una a una. En la lista de empleados, Importar descarga una plantilla de Excel con una pestaña para las sucursales y otra para las personas; la rellena, la sube y, antes de crear nada, ve qué va a pasar con cada fila. La bienvenida a la app se manda al final, cuando usted decida. Se explica en Dar de alta sucursales y plantilla desde Excel.