Dar de alta sucursales y plantilla desde Excel
El primer día con CheckBiz360 suele empezar con una lista: la gestoría manda la plantilla, usted tiene los centros en una hoja, y crear cuarenta fichas y seis sucursales una a una es una tarde entera. No hace falta. Una plantilla de Excel, una subida y una revisión bastan para dar de alta a toda la empresa de una vez, sin que nada se cree hasta que usted lo confirme.
Qué resuelve
- Toda la plantilla y todos los centros de una vez, desde una hoja con dos pestañas.
- Lo ve antes de crear nada. Cada sucursal y cada persona aparece con lo que va a pasar: nueva, ya existe, se le añaden sucursales, sin cambios o con error.
- Un error no lo para. Las filas con error se quedan fuera; las demás se crean. Corrija el fichero y vuelva a subirlo: lo que ya se creó no se duplica.
- La bienvenida, cuando usted decida. Al importar no se manda ningún correo. Cuando haya comprobado que todo está bien, un botón envía la bienvenida a la app a la gente nueva.
- Vale para crecer, no solo para empezar. Súbala otra vez con la gente nueva: a quien ya existe se le reconoce por su correo, y a las sucursales por su nombre.
Cómo funciona, en tres pasos
| Paso | Qué pasa |
|---|---|
| 1. Descargar la plantilla | Desde la lista de empleados o la de sucursales, con el botón Importar. |
| 2. Rellenarla y subirla | Una pestaña para las sucursales y otra para las personas. Al subirla no se crea nada todavía. |
| 3. Revisar y confirmar | La plataforma enseña qué hará con cada fila. Solo al confirmar se crea. |
1. Descargar la plantilla
- Vaya a Empleados (o a Sucursales) y pulse Importar.
- En la ventana Importar sucursales y plantilla, pulse Descargar plantilla.
La plantilla trae dos pestañas, Sucursales y Empleados, con filas de ejemplo que empiezan por ELIMINAR: puede borrarlas o dejarlas, no se importan.
Pestaña Sucursales
| Columna | Qué poner |
|---|---|
| Nombre * | Cómo llama usted al centro. Es el nombre que usará en la pestaña Empleados. |
| Dirección * | Calle y número. Es donde su gente fichará. |
| Código postal, País | Si no los pone, se completan a partir de la dirección. |
| NIF | El de ese centro, si lo tiene propio. |
| Radio de fichaje (m) | Hasta qué distancia del centro se admite el fichaje. En blanco, el radio habitual. |
Una dirección sin número de portal no sirve: si solo se localiza de forma aproximada, la fila sale con error y le pide calle y número.
Pestaña Empleados
| Columna | Qué poner |
|---|---|
| Nombre completo * | Nombre y apellidos. |
| Correo * | Con él entra en la app y recibe la bienvenida. Es lo que identifica a la persona: si ya existe, no se crea otra. |
| Teléfono, DNI/NIE | Opcionales. |
| Puesto | Su ocupación. Si no existe aún en su catálogo de puestos, se añade; la revisión le avisa de cuáles son nuevos. |
| Tipo | Plantilla o Colaborador. En blanco, plantilla. |
| Sucursal * | El nombre de su centro, tal como está en la pestaña Sucursales o como ya se llama en CheckBiz360. Si trabaja en varias, sepárelas con punto y coma. |
| Responsabilidad | Trabajador, Supervisor o Gerente en ese centro. En blanco, trabajador. |
| Precio hora | El que alimenta el análisis de costes. En blanco, el del puesto si ya existe. |
| Horario | Déjelo en blanco. La opción Por tareas sale en la plantilla, pero su app necesita la próxima versión para mostrarlo: no la use todavía. |
Las columnas con asterisco son obligatorias.
2. Subir el fichero
Pulse Elegir fichero, seleccione la plantilla rellena y pulse Revisar. Vale el Excel (.xlsx) de hasta 2 MB y 2.000 personas. Si sube un fichero que no es la plantilla, la plataforma lo dice y no lee nada.
Mientras lee el fichero comprueba las direcciones, así que con muchos centros tarda unos segundos.
3. Revisar lo que se hará
Antes de confirmar ve dos tablas, Sucursales y Personas, cada fila con su estado:
| Estado | Significa |
|---|---|
| Nueva | Se creará. En las sucursales, con la dirección tal como se ha localizado (exacta o aproximada en la calle). |
| Ya existe | No se toca. |
| Se le añaden sucursales | La persona ya existía y gana los centros nuevos de su fila. |
| Se actualiza su horario | Solo cambia su modo de horario. |
| Sin cambios | Nada que hacer con esa fila. |
| Error | Esa fila no se importa: la observación dice por qué (una dirección imprecisa, un correo mal escrito, una sucursal que no existe). Las demás filas sí se importan. |
Arriba, un resumen: cuántas sucursales y personas nuevas, cuántas ya existían, cuántas con error, y cuántas personas activas se añaden a su factura.
Si quiere arreglar algo, corrija el fichero y pulse Subir otro fichero. Si cierra la ventana sin confirmar, no se crea nada.
Cuando esté conforme, pulse Confirmar e importar. Se ve el avance; puede cerrar la ventana y la importación sigue. Si no termina, Reintentar continúa donde se quedó sin duplicar nada.
4. Enviar la bienvenida
Al terminar, la ventana dice cuántas personas nuevas todavía no han recibido la bienvenida a la app. Cuando haya comprobado que sus fichas están bien, pulse Enviar bienvenidas: cada persona recibe el correo con el que entra por primera vez en la app. Si prefiere mandarlas más tarde, cierre la ventana: la gente queda creada igual.
Quién puede importar
Propietarios y administradores de la empresa. Cada persona activa que se crea cuenta en la factura desde ese momento, igual que si la hubiera dado de alta a mano.