Subir y organizar documentos

Antes de empezar

Para subir documentos necesita tener el rol de Manager o Owner en la entidad. Los supervisores pueden tener acceso a esta función si el manager les ha delegado ese permiso. Si no ve la opción de subida en su panel, consulte con el responsable de la entidad para verificar sus permisos.

Los formatos aceptados son PDF e imágenes (JPG, PNG), con un máximo de 10 MB por archivo. Un fichero mayor se rechaza con el error documents/file_too_large, y un formato no admitido con documents/invalid_mime_type.

Se recomienda el PDF: es el que garantiza que el documento se visualiza correctamente en cualquier dispositivo, especialmente en la app móvil del empleado.

Cómo subir un documento

1. Acceda al backoffice y navegue hasta la sección Documentos del menú principal.
2. Pulse el botón Nuevo documento.
3. Rellene los campos del formulario tal como se describe en la sección siguiente.
4. Adjunte el archivo desde su dispositivo.
5. Revise los datos y pulse Guardar o Publicar según corresponda.

Campos del formulario

Título

El título es el nombre con el que el empleado verá el documento en su app. Sea descriptivo y consistente en el formato que usa su empresa. Un ejemplo habitual es: Nómina - Marzo 2026.

Descripción

Campo opcional que permite añadir contexto al documento. Puede usarlo para indicar el periodo que cubre, si contiene alguna corrección respecto a versiones anteriores o cualquier instrucción para el empleado.

Tipo de documento

Seleccione el tipo que corresponda. Hay doce:

• Nómina: recibos de salario, liquidaciones, complementos.
• Contrato: contratos de trabajo, prórrogas, modificaciones de condiciones.
• Amonestación y Llamada de atención: documentación disciplinaria.
• Justificante: justificantes de ausencia y de permisos.
• Certificado: certificados de empresa, de vida laboral, de retenciones.
• Política: políticas de empresa, código de conducta.
• Procedimiento: instrucciones de trabajo, protocolos operativos.
• Prevención de riesgos: evaluaciones de riesgos, formación PRL, entrega de EPI.
• Protocolo de sucursal: normativa específica de un centro.
• Documento de proyecto: documentación asociada a un proyecto o cliente.
• Otro: cualquier documento que no encaje en los anteriores.

Ámbito

Además del tipo, cada documento tiene un ámbito que determina a quién va dirigido:

• Empleado: un documento personal, como una nómina o un contrato.
• Sucursal: dirigido a todo el personal de un centro, como un protocolo de apertura.
• Entidad: dirigido a toda la plantilla, como una política de empresa.

El ámbito determina también el modo de acuse de recibo disponible: de un empleado concreto, de los empleados de una sucursal o de toda la entidad.

Empleado o empleados destinatarios

Puede asignar el documento a un único empleado o a varios a la vez. Cuando asigna el mismo documento a varios empleados —por ejemplo, una circular informativa— el sistema crea una entrada de documento por cada empleado, de modo que cada uno accede a su propia copia y la trazabilidad queda separada por persona.

Para asignar múltiples destinatarios, use el campo de búsqueda de empleados y selecciónelos uno a uno o mediante los filtros de sucursal o departamento si los tiene configurados.

Visibilidad: el campo privado

El campo Privado controla si el empleado puede ver el documento desde su app.

• Privado desactivado (público): el empleado puede ver y descargar el documento desde el momento en que se publica.
• Privado activado: el documento solo es visible para los gestores con acceso al backoffice. El empleado no lo verá en su app aunque el documento exista en el sistema.

Este campo es útil cuando necesita subir documentación interna de carácter sensible —como notas disciplinarias o evaluaciones confidenciales— sin que el empleado acceda a ella hasta que usted lo decida.

Organizar el archivo documental

A medida que el volumen de documentos crece, mantener el archivo ordenado resulta fundamental para localizar documentos rápidamente.

Aplique estas convenciones desde el principio:

• Título consistente: use siempre el mismo formato de nombre, por ejemplo [Tipo] - [Empleado/Periodo].
• Tipo correcto: no use "Otro" como cajón de sastre. Con doce tipos disponibles, casi todo tiene su sitio, y el tipo condiciona quién puede ver el documento.
• Periodos claros en la descripción: especialmente en nóminas, indique el mes y año en el título o en la descripción.

Los filtros del panel de documentos le permiten buscar por tipo, por ámbito, por empleado y por fecha de subida, lo que facilita la gestión incluso cuando el archivo contiene cientos de documentos.