Nóminas y contratos

Gestión de nóminas

Flujo mensual de subida

El proceso habitual de distribución de nóminas en CheckBiz360 sigue estos pasos:

1. Al cierre de cada periodo, genere los recibos de salario desde su software de nóminas o gestoría en formato PDF.
2. Acceda al backoffice de CheckBiz360 y navegue hasta la sección Documentos.
3. Cree un documento nuevo y seleccione el tipo Nómina.
4. Asigne el documento al empleado correspondiente e indique el periodo en el título, por ejemplo: Nómina - Abril 2026.
5. Active la opción de notificación push si desea que el empleado reciba un aviso en su dispositivo.
6. Publique el documento.

El empleado recibe la notificación en su app, pulsa sobre ella y accede directamente al detalle del documento, donde puede visualizarlo y descargarlo.

Si trabaja con muchos empleados, repita el proceso documento a documento: la carga en lote no está disponible en la versión actual. Mantenga el mismo formato de título en todos los registros para facilitar las búsquedas posteriores.

Acceso del empleado desde la app

Una vez publicada la nómina, el empleado la puede consultar en la sección de documentos de la app móvil. Puede descargar el PDF directamente a su dispositivo para conservarlo o compartirlo si lo necesita.

El historial de nóminas queda accesible de forma acumulativa, de modo que el empleado puede consultar recibos de meses anteriores sin necesidad de solicitarlos al departamento de RRHH.

Buenas prácticas para la gestión de nóminas

• Suba siempre el documento en formato PDF para asegurar la compatibilidad de visualización en iOS y Android.
• Use un formato de título uniforme que incluya el tipo de documento y el periodo: Nómina - Mes Año.
• Si una nómina contiene una corrección respecto a un mes anterior, archive la nómina incorrecta y suba la corregida como documento nuevo, indicándolo en la descripción.
• Si trabaja con gestoría externa, acuerde con ella que le entregue los archivos nombrados de forma estandarizada para facilitar la carga masiva.

Gestión de contratos

Alta de un nuevo contrato

Cuando se produce una nueva contratación, el proceso para registrar el contrato en CheckBiz360 es el siguiente:

1. Genere el contrato firmado (o pendiente de firma, según el momento) en formato PDF.
2. Acceda al módulo documental y cree un documento nuevo con el tipo Contrato.
3. Asígnelo al empleado e indique en el título el tipo de contrato y la fecha de inicio, por ejemplo: Contrato indefinido - 01/05/2026.
4. Si necesita constancia de que el empleado lo ha recibido, active el acuse de recibo antes de publicar.
5. Publique el documento.

Renovaciones y modificaciones

Cuando un contrato se prorroga o se modifican las condiciones laborales, archive el contrato anterior y suba el nuevo. El historial automático de versiones está en el roadmap, así que la trazabilidad se mantiene con el archivado y con una convención de títulos coherente.

Para modificaciones parciales —como un anexo de cambio de jornada o una subida salarial—, puede subir el anexo como un documento separado con el tipo Contrato e indicar en la descripción a qué contrato principal hace referencia.

Conservación documental y obligaciones legales

La normativa laboral española establece plazos mínimos de conservación para los documentos laborales. Con carácter general:

• Nóminas y recibos de salario: cuatro años, según la Ley General de la Seguridad Social.
• Contratos de trabajo y documentos relacionados: cuatro años desde la finalización de la relación laboral, conforme al Estatuto de los Trabajadores y la normativa tributaria.
• Documentos con relevancia fiscal: seis años según el Código de Comercio, y hasta diez años en ciertos supuestos tributarios.

CheckBiz360 mantiene el archivo documental activo mientras la entidad tenga la cuenta en activo. Se recomienda realizar exportaciones periódicas del archivo documental como copia de seguridad externa, especialmente ante cambios de plan, bajas de empleados o procesos de auditoría.