Historial de versiones

En una versión futura de CheckBiz360 estará disponible un historial de versiones automático que permitirá consultar todas las revisiones que ha tenido un documento a lo largo del tiempo, quién realizó cada cambio y cuándo, directamente desde el backoffice. Los gestores podrán acceder a versiones anteriores y los empleados siempre verán la versión vigente en su app.

Cómo gestionar actualizaciones de documentos en la versión actual

Aunque el historial de versiones automático no está disponible aún, es perfectamente posible mantener la documentación actualizada en CheckBiz360 siguiendo un flujo manual sencillo y consistente.

Archivar la versión anterior

Cuando un documento existente queda obsoleto —por una modificación contractual, una nómina corregida o una actualización de procedimiento—, el primer paso es archivar el documento anterior para que deje de ser visible para los empleados sin eliminarlo de forma permanente. El archivo es lógico: el documento deja de aparecer en la vista activa, pero los gestores con acceso al backoffice pueden consultarlo si fuera necesario.

Para archivar un documento:

1. Acceda al backoffice y localice el documento que desea retirar.
2. Abra el detalle del documento.
3. Seleccione la opción Archivar. El documento pasará al estado archivado y dejará de ser visible para los empleados.

Subir la nueva versión como documento nuevo

Una vez archivado el documento anterior, cree un nuevo documento con el archivo actualizado. Puede reutilizar el mismo título y categoría para mantener la coherencia del archivo documental y asignar los mismos destinatarios.

Si el documento requería confirmación de lectura, actívela de nuevo en el nuevo documento para que los empleados acusen recibo de la versión actualizada.

Convención de nomenclatura recomendada

Para facilitar la consulta histórica mientras el historial automático no está disponible, se recomienda incluir una referencia de fecha o de versión en el título del documento. Por ejemplo:

• Contrato laboral — Actualización mayo 2025
• Nómina marzo 2025 (corregida)
• Protocolo de PRL — v2

Esto permite identificar de un vistazo, tanto en el backoffice como en el archivo, qué documento corresponde a cada momento y evita confusiones cuando existen varias versiones del mismo tipo de documento para el mismo empleado.

Casos de uso habituales

Contrato modificado

Cuando se modifica un contrato laboral —por una subida de salario, un cambio de categoría o una modificación de jornada—, archive el contrato anterior y suba el nuevo como un documento independiente. Asigne el mismo empleado y categoría para mantener la trazabilidad del expediente.

Nómina con corrección

Si se detecta un error en una nómina ya publicada, archive la nómina incorrecta y suba la versión corregida como un nuevo documento. Si es necesario, envíe una notificación al empleado para que tome conocimiento de la corrección y confirme la recepción del documento rectificado.

Certificado renovado

Los certificados de empresa o de situación de IT tienen una vigencia determinada. Cuando se emite un certificado actualizado, archive el anterior y suba el nuevo con la fecha de emisión reflejada en el título.