Exportar documentos
CheckBiz360 permite descargar los documentos almacenados en el módulo documental de forma individual mediante un enlace seguro de descarga. Esta funcionalidad es útil para auditorías de RRHH, entregas a gestoría externa, requerimientos de la Inspección de Trabajo y procesos de archivo físico.
Descarga individual de documentos
La forma de obtener un documento es descargarlo individualmente desde el backoffice:
- Acceda a la sección Documentos del backoffice.
- Use los filtros de búsqueda para localizar el documento que desea descargar: por empleado, por categoría, por fecha o por título.
- Abra el detalle del documento pulsando sobre él.
- Pulse el botón Descargar para guardar el archivo en su dispositivo.
El sistema genera un enlace firmado (signed URL) con validez temporal que permite descargar el archivo de forma segura. El archivo se descarga en el mismo formato en que fue subido originalmente, habitualmente PDF.
Descarga masiva y exportación por lotes
En una versión futura de CheckBiz360 estará disponible la exportación agrupada de documentos, que permitirá descargar en un único paquete comprimido (ZIP) todos los documentos de un empleado, de un periodo concreto o de una categoría específica. Esta funcionalidad facilitará la preparación de expedientes completos y la entrega de documentación clasificada a gestorías u organismos externos.
Usos típicos de la descarga individual
Auditoría de RRHH
Las auditorías internas o externas de RRHH requieren con frecuencia acreditar que se han distribuido correctamente determinados documentos a los empleados —nóminas, contratos, actualizaciones de condiciones— y que los empleados los han recibido. La descarga individual de documentos combinada con el registro de acuse de recibo permite generar esta evidencia de forma ordenada.
Entrega a gestoría
Si su empresa trabaja con una gestoría externa para la gestión laboral, puede descargar periódicamente los documentos almacenados en CheckBiz360 para mantener el archivo de la gestoría actualizado. En la versión actual, la descarga se realiza documento a documento; la exportación agrupada estará disponible próximamente.
Requerimiento de la Inspección de Trabajo
Ante un requerimiento de la Inspección de Trabajo, es habitual tener que aportar documentación que acredite la entrega de nóminas, contratos vigentes y modificaciones de condiciones. CheckBiz360 permite descargar estos documentos junto con la información de acuse de recibo asociada, lo que facilita la respuesta al requerimiento dentro de los plazos establecidos.
Consideraciones sobre protección de datos (LOPD / RGPD)
Los documentos laborales contienen datos personales de los empleados y están sujetos a las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD).
Al descargar documentación, tenga en cuenta lo siguiente:
- Descargue únicamente los documentos que sean estrictamente necesarios para el fin que justifica la descarga. El principio de minimización de datos del RGPD se aplica también a las operaciones internas de gestión documental.
- Custodie los archivos descargados en sistemas con las medidas de seguridad adecuadas. Un PDF de nóminas descargado en un dispositivo sin cifrado o en un correo electrónico sin restricciones de acceso representa un riesgo para los derechos del empleado.
- Si entrega documentos a terceros —gestoría, representante legal, organismos públicos— asegúrese de que existe una base legal que justifique esa cesión de datos, tal como lo exige el artículo 6 del RGPD.
- Los documentos descargados para responder a requerimientos de la Inspección de Trabajo o de otros organismos públicos tienen cobertura legal propia, pero documente internamente el motivo y el destinatario de cada descarga.