Preparar una inspección de trabajo

Qué es una inspección de trabajo y cuándo puede producirse

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) puede personarse en su empresa en cualquier momento, con o sin previo aviso, para verificar el cumplimiento de la normativa laboral. Las inspecciones relacionadas con el registro de jornada son una de las actuaciones más frecuentes desde la entrada en vigor del RDL 8/2019 y pueden iniciarse por:

• Denuncia de un trabajador o de su representante sindical.
• Campaña de vigilancia sectorial o territorial de la ITSS.
• Actuación de oficio basada en información disponible en organismos públicos.
• Requerimiento derivado de un expediente de seguridad social (ERE, ERTE, solicitud de prestaciones).

Una empresa que usa CheckBiz360 está en condiciones de responder a cualquier requerimiento relacionado con el registro de jornada de forma inmediata y con documentación completa. Esta guía explica qué documentos puede solicitar el inspector y cómo obtenerlos desde la plataforma.

Documentos que puede solicitar la Inspección de Trabajo

Registro de jornada de todos los empleados

Es el documento central de cualquier inspección relacionada con el RDL 8/2019. El inspector puede solicitar el registro de jornada de todos los empleados de la empresa (o de los de un centro concreto) correspondiente a un periodo determinado. Este periodo puede ser:

• Los últimos 30 o 90 días.
• Un año natural completo.
• El periodo de hasta cuatro años que la norma exige conservar.

Convenio colectivo aplicable

El inspector verificará que la jornada registrada es coherente con el convenio colectivo del sector y con los contratos de trabajo. Tenga a mano el texto del convenio colectivo que aplica a su empresa y a sus trabajadores.

Contratos de trabajo

Los contratos de los empleados inspeccionados, especialmente si hay trabajadores a tiempo parcial, ya que la jornada contratada debe coincidir con la jornada registrada.

Documentación sobre el sistema de registro utilizado

El inspector puede preguntar qué sistema utiliza la empresa para el registro de jornada y solicitar una demostración de su funcionamiento. Esté preparado para explicar que usa CheckBiz360 y cómo funciona el sistema de fichaje.

Cómo obtener el informe de cumplimiento desde CheckBiz360

Para responder al requerimiento de registro de jornada, siga estos pasos:

1. Acceda al backoffice con un rol de Owner o Manager.
2. Vaya a la sección Informes y seleccione Informe de cumplimiento normativo.
3. Introduzca el rango de fechas exacto que le ha indicado el inspector.
4. Seleccione Todos los empleados o los empleados concretos que le hayan sido requeridos.
5. Pulse Previsualizar para verificar que los datos son completos.
6. Pulse Exportar y seleccione el formato PDF para la entrega al inspector, o Excel si prefiere presentarlo en ese soporte.

Qué datos incluye el informe

El informe de cumplimiento normativo de CheckBiz360 contiene:

• Nombre completo e identificación de cada empleado.
• Fecha de cada jornada registrada.
• Timestamp exacto de entrada y salida.
• Estado de validación de cada registro.
• Registro de correcciones manuales: quién las realizó, cuándo y con qué motivo.
• Encabezado con los datos de la entidad (nombre legal, CIF, periodo cubierto y fecha de generación del informe).

En qué formato entregar el informe

La ITSS no exige un soporte técnico específico. Las formas más habituales de presentación son:

• Impresión en papel: válida pero no recomendada para periodos largos o plantillas grandes, por el volumen de páginas.
• Archivo PDF firmado digitalmente: es el formato más recomendable. Ofrece legibilidad, portabilidad y la firma digital acredita la autenticidad del documento.
• Archivo Excel: aceptado en la mayoría de las actuaciones; permite al inspector trabajar con los datos directamente si así lo solicita.

Si el inspector emite un requerimiento formal por escrito, adjunte el informe exportado desde CheckBiz360 como anexo a su escrito de respuesta, indicando el sistema tecnológico utilizado para el registro.

Recomendaciones previas a una inspección

Aunque no es posible prever cuándo se producirá una inspección, sí puede preparar su empresa con antelación para estar en condiciones óptimas si se produce.

Verificar que todos los empleados están dados de alta en la plataforma

Compruebe periódicamente que todos los trabajadores en activo tienen su perfil creado en CheckBiz360 y están asignados a la sucursal correcta. Un empleado que no figure en la plataforma no tendrá registros de jornada, lo que constituye un incumplimiento de la norma.

1. Acceda a la sección Empleados del backoffice.
2. Revise la lista de empleados activos y compare con la plantilla actual de la empresa.
3. Verifique que ningún empleado con contrato vigente aparece como inactivo o sin asignación de sucursal.

Verificar que no hay lagunas en el registro

Una laguna en el registro es un día laborable en el que un empleado debería haber trabajado pero no tiene ningún registro de entrada o salida, sin que conste una ausencia justificada.

1. Acceda a Informes > Informe de asistencia.
2. Seleccione el último mes completo y todos los empleados.
3. Filtre por estado Ausencia no justificada o Sin registro.
4. Resuelva cada caso: añada la justificación de ausencia si corresponde, o corrija el registro si hubo un problema técnico con el fichaje.

Mantener actualizados los motivos de corrección manual

Si ha realizado correcciones sobre registros de empleados, asegúrese de que todas tienen un motivo documentado. Un informe de cumplimiento con correcciones sin motivo registrado puede generar preguntas del inspector sobre la integridad del sistema.

Tener localizada la información básica de la entidad

Prepare con antelación:

• Nombre legal de la empresa y CIF.
• Convenio colectivo aplicable (denominación oficial y BOE o BOPV de publicación).
• Contratos de trabajo de los empleados, especialmente los de tiempo parcial.
• Nombre y datos de contacto del asesor laboral o jurídico de la empresa.