Conservación y protección de datos
LOPD/RGPD: base legal, retención y derechos de los empleados
CheckBiz360 y los datos personales de los empleados
CheckBiz360 trata datos personales de los empleados de la empresa para prestar su servicio. Esto significa que, desde la perspectiva del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), existen obligaciones concretas que tanto la empresa como la plataforma deben cumplir.
Esta guía explica qué datos trata CheckBiz360, con qué base legal, durante cuánto tiempo se conservan y cuáles son los derechos de los empleados sobre sus datos.
Qué datos personales trata CheckBiz360
La plataforma trata las siguientes categorías de datos de cada empleado:
- Datos identificativos: nombre completo, dirección de email, número de teléfono (si se usa para autenticación).
- Datos de asistencia: registros de entrada y salida con timestamp, estado de cada jornada, correcciones realizadas sobre los registros.
- Datos de geolocalización: coordenadas GPS en el momento del fichaje, utilizadas para la validación de la geocerca configurada por la empresa.
- Datos de actividad en la app: tareas asignadas y completadas, valoraciones recibidas, notificaciones enviadas y leídas.
- Datos de dispositivo: identificador del dispositivo móvil desde el que se realizan los fichajes, utilizado para la detección de dispositivos no autorizados.
Base legal del tratamiento
El tratamiento de datos personales realizado a través de CheckBiz360 tiene dos bases legales principales:
Ejecución del contrato de trabajo
El registro de asistencia y el control horario son inherentes a la relación laboral. El empleador tiene el deber de controlar la jornada de trabajo y el trabajador tiene la obligación de cumplir su horario. El tratamiento de datos de asistencia está directamente vinculado a la ejecución del contrato de trabajo (artículo 6.1.b del RGPD).
Cumplimiento de una obligación legal
El RDL 8/2019 impone a la empresa la obligación de registrar la jornada diaria de cada empleado. El tratamiento de los datos necesarios para cumplir esa obligación tiene como base legal el artículo 6.1.c del RGPD (cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento).
Tiempo de conservación de los datos
Los diferentes tipos de datos tienen periodos de conservación distintos:
| Tipo de dato | Periodo de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Registros de asistencia y jornada | Mínimo 4 años | RDL 8/2019 — obligación legal |
| Datos de geolocalización | Solo durante la validación del fichaje; no se almacenan indefinidamente | Principio de minimización de datos (RGPD art. 5.1.e) |
| Datos identificativos del empleado | Mientras dure la relación laboral + 4 años | Obligaciones laborales y mercantiles |
| Datos de tareas y valoraciones | Mientras dure la relación laboral; configurable por la entidad | Ejecución del contrato |
Derechos de los empleados sobre sus datos
El RGPD reconoce a los empleados los siguientes derechos sobre el tratamiento de sus datos personales:
Derecho de acceso
El empleado puede solicitar qué datos suyos trata la empresa y obtener una copia. En CheckBiz360, el empleado puede acceder directamente a sus propios datos de asistencia desde la app sin necesidad de solicitarlo formalmente.
Derecho de rectificación
Si un dato es inexacto, el empleado puede solicitar su corrección. En el caso de registros de asistencia, la corrección debe realizarla un responsable con acceso al backoffice, con trazabilidad completa de la modificación.
Derecho de supresión
El empleado puede solicitar la eliminación de sus datos. Sin embargo, este derecho tiene limitaciones cuando existe una obligación legal de conservación: la empresa no puede eliminar los registros de asistencia antes de que transcurran los cuatro años exigidos por el RDL 8/2019, aunque el empleado lo solicite. Una vez finalizado el periodo de conservación obligatorio, los datos deben eliminarse salvo que exista otra base legal para mantenerlos.
Derecho de oposición y limitación
El empleado puede oponerse al tratamiento o solicitar su limitación en ciertos casos. Al igual que con la supresión, estos derechos tienen limitaciones cuando el tratamiento se basa en una obligación legal.
Cómo la empresa debe informar a sus empleados
Antes de implantar CheckBiz360, la empresa tiene la obligación de informar a sus empleados sobre el tratamiento de sus datos personales. Esta información debe facilitarse de forma proactiva, clara y en lenguaje comprensible, e incluir:
- La identidad del responsable del tratamiento (la propia empresa).
- La finalidad del tratamiento: registro de jornada, control de asistencia y cumplimiento del RDL 8/2019.
- La base legal: ejecución del contrato y cumplimiento de obligación legal.
- Los tipos de datos que se tratarán, incluyendo la geolocalización puntual en el momento del fichaje.
- El periodo de conservación de los datos.
- Los derechos del empleado y cómo ejercerlos.
- La identidad del encargado del tratamiento: CheckBiz360 actúa como encargado del tratamiento en nombre de la empresa.
Esta información puede incorporarse en el contrato de trabajo, en una cláusula informativa específica, en el documento de bienvenida a la empresa o en una comunicación interna firmada por el empleado.