Relatório de conformidade legal

Para que serve este relatório

O RDL 8/2019 exige que todas as empresas com trabalhadores por conta de outrem em Espanha registem diariamente a hora de início e de fim da jornada de cada funcionário, e que conservem esses registos durante quatro anos à disposição da Inspeção do Trabalho e Segurança Social (ITSS) e dos próprios trabalhadores.

O relatório de conformidade legal do CheckBiz360 responde diretamente a essa exigência: produz um documento que contém todos os registos do período solicitado com o nível de detalhe que a norma exige, num formato que pode ser apresentado perante qualquer autoridade laboral.

O que o relatório inclui

O relatório de conformidade legal contém os seguintes dados por cada registo do período selecionado:

• Identificação do funcionário: nome completo e número de identificação na plataforma.
• Data do registo: em formato DD/MM/AAAA.
• Timestamp de entrada: hora exata do registo de início de jornada, com precisão ao segundo.
• Timestamp de saída: hora exata do registo de fim de jornada, com precisão ao segundo.
• Tipo de evento: entrada ordinária, saída ordinária, pausa, retoma ou outro tipo de registo configurado na entidade.
• Estado de validação: indica se o registo foi validado automaticamente, está pendente de revisão ou foi corrigido manualmente.
• Rastreabilidade de correções: se um registo foi modificado manualmente por um responsável, o relatório indica quem efetuou a modificação, em que data e o motivo registado.

Dados da entidade

O cabeçalho do relatório inclui:

• Nome legal da entidade.
• CIF ou NIF da empresa.
• Período abrangido pelo relatório.
• Data e hora de geração do relatório.

Como gerar o relatório de conformidade

1. Aceda ao backoffice com um perfil de Owner ou Manager.
2. Dirija-se à secção Relatórios no menu lateral.
3. Selecione o tipo Relatório de conformidade legal.
4. Escolha o intervalo de datas do período que pretende comprovar. Para uma inspeção do trabalho, selecione o período exato que o inspetor lhe tiver indicado.
5. Selecione se pretende o relatório de todos os funcionários ou de um funcionário concreto.
6. Prima Pré-visualizar para verificar que os dados estão completos.
7. Prima Exportar e selecione o formato (Excel ou PDF, consoante as indicações do inspetor ou do processo em que o apresentar).

Formato recomendado pelas autoridades laborais

A ITSS não exige um formato técnico específico, mas exige que o registo seja:

• Diário: cada jornada deve ter o seu próprio registo, não agrupamentos semanais ou mensais.
• Individual: separado por funcionário, não um registo agregado da equipa.
• Com timestamp preciso: hora de início e de fim de jornada, não apenas o total de horas trabalhadas.
• Conservado e acessível: disponível durante quatro anos para o inspetor e para o próprio trabalhador.

O relatório de conformidade do CheckBiz360 cumpre todos estes requisitos no seu formato por omissão.

Para uma inspeção presencial, recomenda-se imprimir o relatório em PDF assinado digitalmente ou apresentá-lo no suporte que o inspetor indicar. Em caso de pedido formal por escrito, o relatório pode ser anexado diretamente ao documento de resposta.

Período de conservação obrigatório

A obrigação legal de conservar os registos de jornada é de quatro anos a contar da data do registo. O CheckBiz360 conserva todos os registos na sua plataforma durante esse período mínimo sem necessidade de qualquer ação por parte da empresa.

Acesso do funcionário aos seus próprios registos

O RDL 8/2019 estabelece que os trabalhadores têm direito a aceder aos seus próprios registos de jornada. No CheckBiz360, cada funcionário pode consultar o seu histórico completo de registos a partir da aplicação móvel a qualquer momento, sem necessidade de o solicitar ao manager. Isto satisfaz diretamente o direito de acesso que a norma exige.