Seguimiento y actualizaciones

Cómo actualiza el empleado el estado de una tarea

El empleado gestiona sus tareas desde la sección de tareas de la app móvil. Allí encuentra una lista de todas las tareas que tiene asignadas, ordenadas por prioridad y fecha límite.

Iniciar una tarea

Cuando el empleado está listo para comenzar, pulsa Iniciar. El estado cambia de *asignada* a *en progreso* y el responsable lo ve reflejado en el backoffice.

Desde la versión 1.6.0 de la app el botón está en tres sitios, y hace lo mismo en los tres: en la propia tarjeta de la lista de tareas, en la tarjeta Tareas de hoy de la pantalla de asistencia, y dentro del detalle como hasta ahora. Ya no hace falta abrir la tarea para empezarla.

Los botones solo aparecen en las tareas que el empleado tiene asignadas. Un supervisor que ve tareas de su equipo sigue actuando sobre ellas desde el detalle.

Para iniciar hace falta tener la jornada abierta (haber fichado la entrada) y, si la tarea tiene lugar de trabajo propio, estar dentro de su margen. Ver Relación con el control horario y Lugar de trabajo propio.

Marcar una tarea como completada

Una vez finalizada la actividad, el empleado pulsa Completar. Si la tarea tiene activada la exigencia de evidencia —lo está por defecto—, el sistema no permite cerrarla sin al menos una foto o vídeo adjuntos, y devuelve el error task/evidence_required.

Desde la versión 1.6.0, completar pide confirmación antes de cerrar la tarea. Es la única de las cuatro acciones que el empleado no puede deshacer por su cuenta: para volver atrás hace falta que un responsable la rechace. Iniciar, pausar y reanudar no preguntan, porque se deshacen con otro toque.

Si la tarea exige evidencia y se pulsa Completar desde la lista, la app abre el detalle en vez de intentar cerrarla: es donde se suben las fotos.

Pausar y reanudar una tarea

Cuando el trabajo se interrumpe —para comer, para ir a por material, o porque sigue al día siguiente—, la tarea se pausa y después se reanuda, tantas veces como haga falta. El tiempo en pausa se suma aparte y sale en el informe de tareas.

Desde la app

En el detalle de una tarea en progreso, el empleado pulsa Pausar; para seguir, pulsa Reanudar. Está disponible desde la versión 1.4.0 de la app.

Desde la 1.6.0 están también fuera del detalle: en la tarjeta de la lista de tareas, junto a Completar, y en Tareas de hoy como botón de icono al lado del principal.

• En la app, el botón de pausar aparece cuando el empleado tiene la jornada fichada.
• Reanudar pide lo mismo que iniciar: jornada abierta y, si la tarea tiene lugar de trabajo propio, estar dentro de su margen.
• El detalle muestra el tiempo invertido —de inicio a fin, o hasta ahora, descontando las pausas— y el total de pausas.

Desde el backoffice

En el detalle de una tarea en progreso aparecen los botones Pausar y Reanudar. En el resumen de la tarea, la cifra Pausas indica desde cuándo está pausada o, si ya no lo está, cuánto han sumado las pausas.

Pueden pausar y reanudar los empleados asignados y, desde el backoffice, supervisores, managers y owners.

Reglas de la pausa

• La pausa es de la tarea, no de cada persona. Solo hay una pausa abierta a la vez: si hay varios asignados, cualquiera de ellos la pausa o la reanuda, y queda anotado quién lo hizo.
• Completar, cancelar o rechazar una tarea en pausa está permitido: la pausa se cierra en ese momento. No hace falta reanudar solo para poder cerrarla.
• Reabrir la tarea pone a cero los contadores de pausa; el historial conserva las pausas anteriores.
• La pausa no amplía la fecha límite: el cumplimiento temporal se sigue calculando igual.
• Pausar y reanudar no envían notificaciones.

Notas de progreso

Durante el tiempo que una tarea esté activa, el empleado puede añadir notas en cualquier momento desde el detalle de la tarea en la app. Son visibles para el responsable en el backoffice, y viceversa.

Cada nota se clasifica con un tipo, que permite distinguir de un vistazo la naturaleza de la comunicación:

Las notas son útiles para:

• Informar de que se ha completado una parte de la tarea y se continúa con otra.
• Comunicar una incidencia o dificultad encontrada durante la ejecución.
• Adjuntar una foto o documento como evidencia parcial de progreso.
• Solicitar aclaraciones o confirmación antes de continuar.

El responsable también puede añadir comentarios desde el backoffice, que el empleado verá en la app. Esto permite una comunicación directa sobre la tarea sin necesidad de llamadas ni mensajes externos.

Historial de la tarea

La sección Historial del detalle de la tarea cuenta su recorrido completo, en orden: creada, asignada, iniciada, pausada y reanudada, completada, validada o rechazada, cancelada, y los cambios de estado hechos a mano. Cada línea indica:

• Fecha y hora.
• Quién lo hizo y con qué rol. Las acciones automáticas aparecen como Sistema; si una persona del backoffice no tiene nombre registrado, aparece como Usuario del panel.
• El motivo, en las validaciones, los rechazos y la última cancelación.

También quedan anotados los intentos de iniciar o reanudar una tarea fuera de su lugar de trabajo («Inicio rechazado: fuera del lugar de trabajo»), que ayudan a entender por qué un empleado no pudo empezar.

Las notas, evidencias y valoraciones tienen su propia sección en el detalle y no se repiten en el historial. Desde la versión 1.4.0, la app muestra también el historial de la tarea, pausas incluidas.

Este historial no puede editarse ni eliminarse. Garantiza la trazabilidad completa de la tarea y sirve como base para resolver discrepancias o auditar el desempeño del equipo.

Seguimiento en tiempo real desde el backoffice

El responsable no necesita esperar a que el empleado informe: los cambios de estado se sincronizan de forma inmediata entre la app y el backoffice.

Desde el panel de tareas del backoffice, el manager o supervisor puede:

• Ver el estado actual de todas las tareas activas, filtradas por estado, prioridad, empleado o sucursal.
• Acceder al detalle de cada tarea para leer las notas del empleado y revisar sus evidencias.
• Identificar tareas que llevan demasiado tiempo *en progreso* sin avance.
• Detectar las que están *en riesgo* o *vencidas* por el indicador de cumplimiento temporal.

Notificaciones de actualización

Cuando el estado de una tarea cambia, el sistema notifica a las partes implicadas de forma automática. El responsable recibe una notificación en el backoffice cuando el empleado marca una tarea como completada o añade un comentario relevante. El empleado recibe una notificación push cuando el responsable valida, rechaza o comenta una tarea.

Esto elimina la necesidad de hacer seguimiento manual: el sistema informa a cada persona en el momento en que debe actuar.

Para una descripción detallada de todos los tipos de notificación, consulte el artículo Notificaciones de tareas.